Роль страхователя в процессе оцифровки трудовых книжек

Больше по теме:

Бумажная трудовая книжка уничтожена: нужно ли восстанавливать?

Как оформить требование работника о внесении записи в трудовую книжку?

Может ли работник подать в ПФУ свою бумажную трудовую книжку для оцифровки без участия работодателя?

Переход от бумажных трудовых книжек к электронным – это не техническая мелочь и не «еще одна реформа». Это изменение логики учета трудовой деятельности. Ключевая фигура в этом процессе – страхователь, то есть работодатель. Без его действий электронная трудовая книжка просто не заполнится.

Страхователь является первичным источником информации о трудовой деятельности работника. Именно он владеет документами, подтверждающими прием на работу, перевод, увольнение, изменение существенных условий труда. Пенсионный фонд не придумывает эти данные, он только обрабатывает то, что подает страхователь.

В процессе оцифровки трудовых книжек на страхователя возложено несколько четких задач. Во-первых, он должен обеспечить сканирование бумажных трудовых книжек или отдельных документов, подтверждающих стаж. Во-вторых, эти сведения нужно скачать через веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда Украины с соблюдением установленных требований к качеству и полноте данных. В-третьих, страхователь несет ответственность за достоверность предоставленной информации.

Важный момент: электронная трудовая книжка формируется не автоматически. Если страхователь не подал сведения, в реестре их просто не будет. Это означает, что в будущем работник может столкнуться с проблемами при назначении пенсии или подтверждении стажа. Формально виноват будет работодатель, а фактически пострадает работник.

Отдельная роль страхователя – работа с ошибками. В бумажных трудовых книжках их хватает: неточные даты, отсутствуют приказы, некорректно осуществлена запись о смене фамилии. При оцифровке эти ошибки не исчезают сами по себе. Если страхователь загружает некорректные или неполные документы, система их либо не примет, либо зафиксирует как проблемные. В результате придется возвращаться в архивы и все переделывать.

Также следует понимать, что перевод трудовых книжек в электронную форму – это не разовая кампания. Для действующих работников страхователь и дальше подает сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Бумажная книжка постепенно теряет практическое значение, а электронные данные становятся основными.

Итог простой: без активной позиции страхователя электронная трудовая книжка не работает. Это прямая функция работодателя, от которой зависит и корректность учета стажа, и социальные гарантии работников в будущем.

ГУ ПФУ в Черновицкой области