Компенсация собственных средств работника за приобретенные товары в пользу работодателя не облагается

Налогообложение и возмещение средств, израсходованных на хознужды

Выплаченная работнику сумма компенсации за приобретенные им товары (работы, услуги) за счет собственных средств в пользу работодателя не является доходом, облагаемым НДФЛ и ВЗ

МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ

ЛИСТ

26.02.2019 № 11220-16-63/5675

ПДФО: відшкодування витрат працівника

Міністерство фінансів України розглянуло лист ДФС України від 08.01.2019 р. № 57/4/99-99-13-02-03-13 щодо погодження позиції стосовнооподаткування податком на доходи фізичних осіб і військовим збором суми доходу, виплаченого роботодавцем працівнику за товари (роботи, послуги), що були придбані таким працівником за рахунок власних готівкових коштів, і повідомляє.

Щодо встановлення роботодавцем трудових обов'язків працівника

Відповідно до пп. 14.1.195 ст. 14 р. I Податкового кодексуУкраїни (далі - Кодекс) працівник - фізична особа, яка безпосередньо власною працею виконує трудову функцію згідно з укладеним з роботодавцем трудовим договором(контрактом) відповідно до закону.

До початку роботи за укладеним трудовим договором власник або уповноважений ним орган зобов'язаний, зокрема, роз'яснити працівникові його права і обов'язкита проінформувати під розпис про умови праці (п. 1 ст. 29 КЗпП). Працівник повинен виконувати доручену йому роботу особистоі не має права передоручати її виконання іншій особі, за винятком випадків, передбачених законодавством. Власник або уповноважений ним орган не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленоїтрудовим договором (ст. 30, 31 КЗпП).

Отже, у разі якщо придбання товарів (робіт, послуг) здійснюється в рамках трудових обов'язків працівника, то незалежно від того, чи видані кошти під звіт, чи витрачені з такою метою власні кошти працівника, які потім відшкодовані роботодавцем, такі відносини слід розглядати з урахуванням вимог законодавства про працю.

Щодо підтвердження факту здійснення господарських операцій

Згідно зі статтею 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів.

Відповідно до ст. 9 зазначеного Закону підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення. Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи.

У разі придбання працівником за власні готівкові коштиабо з використанням власних платіжних карток товарів для потреб підприємства, використання власних коштів у відрядженні до бухгалтерської служби подається у визначені законодавством строки Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, форму та Порядок складання якого затверджено наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841(у редакції наказу Мінфіну від 10.03.2016 р. № 350).

Якщо керівник підприємства підтвердив доцільність та обґрунтованість здійснених працівником витрат та затвердив зазначений Звіт, бухгалтерська служба відповідно до Інструкції про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженої наказом Мінфіну від 30.11.99 р. № 291, відображає у бухгалтерському обліку зобов'язання перед підзвітною особою, визнане підприємством, за кредитом субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» рахунку 37 «Розрахунки з різними дебіторами».

Щодо позиції судових інстанцій України

Слід також звернути увагу на рішення Полтавського окружного адміністративного суду від 02.05.2018 р. у справі N 816/909/18, згідно з яким скасовано індивідуальну податкову консультацію ДФС України N 765/6/99-99-12-02-03-15/ІПКвід 23.02.2018 р. про необхідність оподаткування податком на доходи фізичних осіб, військовим збором і єдиним соціальним внеском витрат, здійснених працівником при виконанні трудових обов'язків на користь підприємства (зокрема, купівля канцелярії, палива чи конвертів).

При виплаті працівнику суми витрат, здійснених ним при виконанні трудових обов'язків на підприємстві (зокрема, купівля канцелярії, палива чи конвертів), такий працівник не отримує доходу, а відтак об'єкт оподаткування податком на доходи фізичних осіб відсутній.

Рішення Полтавського окружного адміністративного суду підтримується постановою Харківського апеляційного адміністративного суду від 12.07.2018 р. у справі № 816/909/18. Крім того, Верховний Суд України ухвалою від 08.08.2018 р. відмовив у відкритті касаційного провадження за касаційною скаргою Державної фіскальної служби України на рішення Полтавського окружного адміністративного суду від 02.05.2018 р. та постанову Харківського апеляційного адміністративного суду від 12.07.2018 р.

Враховуючи викладене, у разі дотримання вищенаведених вимог щодо підтвердження роботодавцем доцільності та обґрунтованості здійснених працівником витрат у зв'язку з виконанням дорученої йому роботи (трудової функції) виплачена сума компенсації за придбані товари (роботи, послуги) за рахунок власних коштів на користь роботодавця не є доходом для цілей оподаткування податком на доходи фізичних осіб і військовим збором.

Заступник Міністра    

С. Верланов