Что делать с э-трудовой книжкой после 10 июня 2026 года

Больше по теме:

Трудовая книжка утеряна или испорчена: как оформить дубликат

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, хранящийся в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования.

Перевести бумажные трудовые книжки в электронный формат необходимо до 10 июня 2026 года. Этот пятилетний переходный период, установленный Законом от 05.02.2021 № 1217-IX «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме», начался 10 июня 2021 года.

Перевод трудовых книжек в электронный формат имеет несколько ключевых целей:

1. Защита данных. Оцифровка гарантирует сохранение информации о трудовом стаже, особенно внесенной до 2004 года. Это делает невозможным потерю или повреждение бумажного документа.
2. Упрощение процедур. Переход к электронным книжкам позволит автоматически начислять пенсии без необходимости личного обращения в ПФУ. Это значительно упрощает процесс для граждан и уменьшает бюрократическую нагрузку.
3. Избегание потери стажа. Заблаговременное перевод данных в цифровой реестр помогает избежать возможных проблем с подтверждением стажа в будущем, что может повлиять на размер пенсионных выплат.
4. Прозрачность и доступность. Работник может в любой момент проверить свои данные о страховом стаже в личном кабинете на веб-портале электронных услуг ПФУ. Это обеспечивает полный контроль за собственной трудовой историей.
5. Оптимизация работы. После оцифровки бумажная книжка возвращается работнику. Это упрощает кадровый документооборот и упраздняет необходимость его хранения на предприятии.

После того как ПФУ оцифрует трудовую книжку, работодатель выдает работникам лично под подпись бумажную трудовую книжку.

Работник может сравнить данные в личном кабинете на портале ПФУ со своей бумажной книгой, чтобы убедиться, что все записи верны и обратиться в органы Фонда в случае неточностей или разногласий.

Следует отметить, что по требованию работника, работодатель и в дальнейшем обязан вносить в трудовую книжку, хранящуюся у работника, записи о принятии на работу, переводе и увольнении, поощрениях и наградах за успехи в работе.

В п. 6 Закона от 05.02.2021 № 1217-IX «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» прописано, что страховой стаж исчисляется по данным, содержащимся в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования, в том числе по данным о трудовой деятельности работников, внесенными в соответствии с Законом от 08.07.2010 № 2464-VI «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование», а за периоды, за которые не внесены данные в реестр социального страхования – в порядке и на условиях, предусмотренных действовавшим ранее законодательством. То есть, после 10 июня 2026 года, при определении права на пенсионные выплаты будут учитываться записи из бумажной трудовой книжки, которую предоставит заявитель.

В электронную трудовую книжку можно вносить данные, подтверждающие страховой стаж. Этот процесс предусматривает оцифровку информации как из бумажной трудовой книжки, так и из других документов о стаже, определенных Порядком подтверждения имеющегося трудового стажа для назначения пенсий при отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней, утвержденным постановлением КМУ от 12.08.1993 № 637 (это трудовые договора, военный билет, диплом об обучении, свидетельство о рождении ребенка (для женщин), справки о подтверждении стажа и т. п.).

Напомним, что вносить данные в электронную трудовую книжку может как работник, так и работодатель.

Работник – средствами веб-портала электронных услуг ПФУ или обратившись в ближайший сервисный центр фонда лично, а работодатель – путем создания соответствующей электронной записи в электронном кабинете страхователя.

Данная информация подробно описана в Порядке представления сведений о трудовой деятельности работника, физического лица – предпринимателя, физического лица, обеспечивающего себя работой самостоятельно, в электронной форме, утвержденном постановлением правления ПФУ 12.03.2021 № 11-1.

В соответствии с п. 4 Порядка сведения о трудовой деятельности работника представляются в территориальный орган ПФУ работником лично или через веб-портал электронных услуг Фонда в э-форме с обязательным наложением электронной подписи, основанной на квалифицированном сертификате электронной подписи, работником, страхователем или представителем страхователя, которому руководителем страхователя делегированы соответствующие полномочия.

Также, на веб-портале электронных услуг ПФУ в разделе «Електронна трудова книжка»/«Дані ЕТК»/«Відцифрована ЕТК» личного кабинета застрахованного лица можно проверить состояние оцифровки трудовой книжки.

Пенсионный фон