Система управления компанией: от теории к практике

В последнее время прилагательное «системный» стало одним из самых употребляемых по отношению к различным объектам. Если же речь идет об управлении государством или предприятием, то его отсутствие может свидетельствовать о профессиональной некомпетентности. Наиболее известной метафорой для иллюстрации и визуализации понятия «система» в Интернете, как это ни смешно, стал слон из притчи о слепых мудрецах. Что же на самом деле представляет собой системное управление? Попробуем ответить на этот вопрос, а также дадим практические рекомендации по построению системы управления компанией.

Ольга Щербина,
директор по персоналу ООО «Промкабель-Электрика»,
преподаватель kmbs, к. э. н., доцент

Эволюция подходов в теории управления

Наука об управлении организацией (предприятием, учреждением, компанией и т. д.), то есть менеджмент, сформировалась только в ХХ ст., хотя накапливать подобный опыт человечество начало еще во времена первобытного общества. За первые 50 лет прошлого столетия управленцы прошли и раскритиковали около десятка научных школ и течений. Уже в 40-х годах ХХ ст. были заложены интегрированные подходы к управлению предприятием, которые актуальны до сих пор, — системный, процессный и ситуационный. Охарактеризуем каждый из них.

Системный подход сосредоточен на изучении единства взаимосвязанных частей. Его основоположниками являются Л. Фон Берталанфи, А. Богданов, Г. Саймон, П. Друкер, А. Чандлер.

Перечислим общепризнанные принципы работы системы:

• результат работы системы всегда больше суммы результатов работы отдельных элементов, входящих в нее (эффект синергии);
• любое изменение в любой из отдельных подсистем обязательно скажется на других элементах системы;
• целое саморегулируется последовательностью обратных связей.

Системный подход в менеджменте считается скорее образом мышления менеджеров применительно к предприятию и управлению им, а не набором каких-то конкретных приемов или инструментов. Менеджмент (управление) согласно системному подходу трансформирует ресурсы в желаемые результаты с учетом влияния внешней среды путем постоянного развития и совершенствования (обратная связь).

Принципиальная схема системного подхода к управлению предприятием представлена на рис. 1.

Рис. 1

Процессный подход связывают с именами А. Файоля, А. Уайтхеда, Дж. Харрингтона, М. Ротера и др. Данный подход сосредоточен на изучении последовательности выполнения и взаимосвязи основных функций управления.

Еще в 1916 году А. Файоль определил однородные виды деятельности для всех процессов управления, которые можно сгруппировать в основные функции управления:

1) планирование — выбор целей, стратегии и плана действий, направленных на их достижение;

2) организация — распределение задач между отдельными подразделениями или работниками и установление взаимодействия между ними;

3) руководство — координация и стимулирование исполнителей к осуществлению запланированных действий и достижению поставленных целей;

4) контроль — сопоставление реально достигнутых результатов с запланированными, и внесение корректив.

Сейчас управление рассматривается как взаимосвязанные действия, имеющие циклический характер, а не какое-то однократное действие. Эти действия называются управленческими функциями, которые взаимосвязаны между собой, образуя так называемый цикл менеджмента (рис. 2).

Рис. 2

В контексте процессного подхода менеджмент — это последовательное принятие управленческих решений по выполнению основных функций управления для достижения целей предприятия.

Основоположниками ситуационного подхода являются П. Лоуренс, Д. Лорш, Д. Сталкер, Т. Берне.

Ситуационный подход — это не просто набор определенных действий, а, скорее, способ и отношение к способам решения проблем. Разработчики ситуационного подхода исходили из того, что общий процесс управления одинаков для всех, а вот специфические приемы, которые должен применять менеджер для эффективного достижения целей организации, могут значительно варьироваться. Внимание концентрируется на различиях между внешними условиями деятельности организации и составляющими внутри самой организации, а также выявляются значимые переменные факторы ситуации и то, как они влияют на эффективность организации (рис. 3).

Рис. 3

Согласно ситуационному подходу менеджмент отвечает за принятие оптимальных управленческих решений с учетом как внутренних, так и внешних факторов (микро- и макрофакторы).

Представители ситуационного подхода убеждены, что успешность решения проблем зависит от способностей и возможностей менеджеров идентифицировать основные характеристики внешней и внутренней ситуации и своевременно принимать оптимальные управленческие решения.

Понятия и категории

Казалось бы, второй половины ХХ ст. должно было хватить не только для всестороннего анализа и теоретического описания подходов к управлению, но и их введения в практику современных предприятий. Однако и сегодняшние актуальные разработки в сфере управления по сути касаются основ этих подходов: сбалансированная система показателей, непрерывное совершенствование, управление исполнением через компетенции, бережливое производство и пр. Что касается практики применения системного подхода, то сейчас похвастаться системностью может лишь незначительное количество украинских компаний.

На рис. 4 схематически изображен обобщенный теоретический подход к управлению современным предприятием.

Рис. 4

Во избежание недоразумений и подмены понятий приведем определение таких базовых категорий, как система, процесс, функция и структура. К тому же это поможет понять их взаимосвязь.

Система — совокупность взаимодействующих элементов, которые составляют целостное образование, имеющее новые свойства, не характерные для его отдельных элементов. Система — это абстрактное понятие, она реализуется и приобретает конкретные формы в организационной структуре.

Структура — внутреннее устройство и характер устойчивых взаимосвязей между элементами системы. Структура организации зависима и вторична по отношению к бизнес-процессу, в результате которого создается продукт (товар), ценность для клиента.

Процесс — деятельность, в результате которой ресурсы трансформируются (преобразуются) в продукты (услуги), имеющие добавленную ценность для внешнего или внутреннего потребителя (клиента). Процесс состоит из многих операций, в ходе выполнения которых реализуются различные функции.

Функция — это обязанности сотрудника в рамках заблаговременно установленных правил работы на предприятии.

Если по логике бизнес-процесса какая-то функция не нужна, ее не отражают в организационной структуре. Необходимость каждой функции в бизнес-процессе и структуре компании проверяется с помощью системы управления. Другими словами, если какая-то функция не приносит пользы компании, система должна ее вытеснить. В реальности это проявляется в виде ликвидации или реорганизации структурных подразделений. В целом принятие таких решений (при наличии рациональных аргументов) свидетельствует об оздоровлении компании. В условиях кризиса под такую ликвидацию часто попадают подразделения, обслуживающие основный бизнес-процесс. Например, отделы рекламы, управления персоналом, финансового анализа и т. д. В краткосрочной перспективе такие сокращения могут быть оправданы в условиях кризисных явлений на рынке и недостаточной или сомнительной ценности выполняемых функций.

Практика внедрения системного подхода

Ключевыми признаками того, что на предприятии введено системное управление, является наличие:

• понятного всем сотрудникам механизма принятия сознательных и логичных управленческих решений (последовательность действий и участники) как реакция на запланированные и непредвиденные изменения во внутренней и внешней среде;
• механизма реализации принятых решений, направленного на бесконфликтное взаимодействие всех подсистем предприятия для достижения общих целей;
• механизма обратной связи, предусматривающего мониторинг, анализ ситуации и оперативную управленческую реакцию на отклонения от плана или новые возможности.

На рис. 5 схематически изображена взаимосвязь основных элементов системы управления современным предприятием.

Рис. 5