Нюансы возмещения расходов в связи со служебными командировками

Лист ДФС України

від 28.11.2016 № 25705/6/99-99-13-02-03-15

«Щодо відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями»

Державна фіскальна служба України, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі — Кодекс), розглянула лист … щодо практичного застосування норм чинного законодавства і в межах компетенції повідомляє.

Згідно зі ст. 121 Кодексу законів про працю України працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями.

Відповідно до п.п. 165.1.11 п. 165.1 ст. 165 Кодексу до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку не включаються, зокрема, кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт і розраховані згідно із п. 170.9 ст. 170 Кодексу.

Згідно із абзацом другим п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу не є доходом платника податку – фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме, на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.

Зазначені в абзаці другому п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу витрати не є об’єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді, зокрема рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання.

Основним документом, який регулює відрядження працівників органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, є Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 № 59 (далі — Інструкція № 59).

Відповідно до п. 5 розд. II Інструкції № 59, підприємство за наявності підтвердних документів (в оригіналі) відшкодовує в межах граничних сум витрат на найм житлового приміщення, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98 (далі – Постанова № 98), витрати відрядженим працівникам на найм житлового приміщення з розрахунку вартості одного місця у готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні за кожну добу такого проживання з урахуванням включених до рахунків на оплату вартості проживання витрат на користування телефоном (крім витрат на службові телефонні розмови), холодильником, телевізором та інших витрат.           

Наказом Державної туристичної адміністрації України від 16 березня 2004 року № 19 затверджено Правила користування готелями й аналогічними засобами розміщення та надання готельних послуг (далі — Правила).

Згідно з термінологією, наведеною у пункті 1.3 розділу 1 Правил, готельна послуга — це дії (операції) підприємства з розміщення споживача шляхом надання номера (місця) для тимчасового проживання в готелі, а також інша діяльність, пов'язана з розміщенням та тимчасовим проживанням.

При цьому, номер — це окреме вмебльоване приміщення, що складається з однієї або декількох кімнат, обладнаних для тимчасового проживання.

Місце (ліжко-місце) — це частина площі номера з ліжком, постільною білизною, рушниками та іншим інвентарем відповідно до категорії готелю, призначена та придатна для проживання однієї особи.

Отже, вимоги щодо типу ліжка в Правилах відсутні.

Враховуючи зазначене вище, якщо підприємство за наявності підтвердних документів (в оригіналі) відшкодовує працівнику, який перебував у відрядженні в межах України, витрати на найм житлового приміщення у розрахунку вартості одного місця (номера з ліжком, незалежно від його типу) у готелі за кожну добу такого проживання  в межах граничних сум, затверджених Постановою № 98, такі витрати не є об’єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб.

Водночас повідомляємо, що відповідь на запитання, яка розміщена у Загальнодоступному інформаційно-довідковому ресурсі, є уніфікованою та не стосуються конкретної ситуації.

Перший заступник Голови С.В. БІЛАН