Какова цель оцифровки трудовых книжек: разъяснение Федерации профсоюзов

Больше по теме:

Может ли работник подать в ПФУ свою бумажную трудовую книжку для оцифровки без участия работодателя?

Законом от 05.02.2021 № 1217-IX «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины об учете трудовой деятельности работника в электронной форме» (далее – Закон № 1217, вступил в силу с 10.06.2021) внесены изменения, в частности, в ст. 48 КЗоТ о переводе учета трудовой деятельности работника из бумажной формы (в трудовой книжке) в электронную – в Реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования в порядке, определенном Законом от 08.07.2010 № 2464-VI «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование».

Законом № 1217 также определено, что включение Пенсионным фондом в реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования отсутствующих сведений о трудовой деятельности работников осуществляется в течение пяти лет со дня вступления в силу этого Закона на основании сведений, представленных страхователем или застрахованным лицом в порядке и сроки, установленные ПФУ по согласованию с центральным органом исполнительной власти, обеспечивающим формирование государственной политики в сфере социальной защиты населения, и центральным органом исполнительной власти, обеспечивающим формирование государственной политики в сфере трудовых отношений. То есть этот процесс должен быть завершен до 10 июня 2026 года.

Итак, электронные трудовые книжки – это цифровые аналоги бумажных. Они официально действуют на Украине с 10 июня 2021 года. Их внедрили, чтобы усовершенствовать учет трудовой деятельности работников, который ведется с целью обеспечения накопления, хранения и использования информации о приобретенном работником стаже работы, образовании, квалификации для подтверждения имеющегося трудового стажа при заключении трудового договора, назначении пенсий; уменьшить бумажный документооборот и риск потери или повреждения документов, также для обеспечения удобного доступа работников к данным о своей трудовой деятельности, приобретенном страховом стаже, а в будущем – возможность автоматически оформить пенсию без посещения ПФУ.

Сведения о трудовой деятельности работника хранятся в составе персональной учетной карточки застрахованного лица в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования.

Сведения о трудовой деятельности работника включают:

1) сведения, позволяющие идентифицировать личность:

• уникальный номер персональной учетной карточки застрахованного лица в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования;
• фамилия, имя, отчество (при наличии) лица на момент представления сведений в ПФУ;
• дата рождения;
• регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика (кроме лиц, которые по своим религиозным убеждениям отказываются от принятия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика и уведомили об этом соответствующий контролирующий орган и имеют отметку в паспорте);
• пол;
• уникальный номер записи в Едином государственном демографическом реестре и серия, номер и название документа, из которого взяты сведения в персональную учетную карточку застрахованного лица (при наличии);
• место жительства;
• средства связи (номер телефона, адрес электронной почты);

2) сведения о периодах трудовой деятельности:

• налоговый номер юридического лица (регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика физического лица (кроме лиц, которые по своим религиозным убеждениям отказываются от принятия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика и уведомили об этом соответствующий контролирующий орган и имеют отметку в паспорте) и наименование страхователя;
• год, за который внесены сведения;
• период трудовых отношений;
• профессиональное название работы;
• название должности с указанием структурного подразделения;
• сведения о приеме на работу, присвоении/изменении/лишении разряда, ранга, класса, звания, категории, прохождении стажировки, переводе на другую работу, основаниях увольнения;
• информация об основном месте работы;
• образование;

3) данные об особых условиях труда, дающих право на льготы по общеобязательному государственному социальному страхованию:

• номер списков (раздел, подраздел) производств, работ, профессий, должностей и показателей;
• результаты аттестации условий труда с указанием номера и даты распорядительного акта;
• полная/неполная занятость;
• количество отработанных работником календарных дней (часов) за соответствующий месяц, в частности в особых условиях труда, дающих право на льготы;

4) информация о судимости за совершение преступления и о лишении права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью

5) информация о подтверждении приобретенного лицом за пределами Украины стажа работы для применения накопления периодов стажа работы в соответствии с международными договорами, согласие на обязательность которых дано Верховной Радой.

Оцифрование трудовых книжек – это процесс перевода бумажных записей о трудовой деятельности в электронный формат, который осуществляется в соответствии с Порядком представления сведений о трудовой деятельности работника, физического лица – предпринимателя, физического лица, обеспечивающего себя работой самостоятельно, в электронной форме, утвержденным постановлением Правления ПФУ от 12.03.2021 № 11-1 и зарегистрированным в Министерстве юстиции 16.06.2021 под № 802/36424 (далее – Порядок). Данный Порядок разработан во исполнение п. 4 постановления КМУ от 27.11.2019 № 1084 «О введении учета трудовой деятельности работника, физического лица – предпринимателя, физического лица, обеспечивающего себя работой самостоятельно, в электронной форме».

Согласно Порядку представление сведений о трудовой деятельности может сделать как работодатель (страхователь), который до истечения установленного срока 10.06.2026 обязан представить все записи о работе своих работников в Пенсионный фонд, так и сам работник (застрахованное лицо).

Если оцифровку трудовой книжки осуществляет работодатель, то он:

• сканирует/ фотографирует все страницы книги с записями;
• заполняет электронную форму на сайте ПФУ;
• подтверждает ее своей цифровой подписью.

Чтобы самостоятельно работнику перевести свою бумажную трудовую книжку в электронную, необходимо:

• зарегистрироваться на портале ПФУ через электронную подпись или BankID;
• отсканировать или сфотографировать все страницы своей трудовой с записями;
• заполнить на сайте онлайн-форму, внести свои данные и прикрепить все отсканированное или все фото.

В случае отсутствия квалифицированной электронной подписи (КЭП) работник может лично обратиться в ближайший сервисный центр Пенсионного фонда Украины.

Оцифровать можно любые документы, подтверждающие страховой стаж. Прежде всего, для этого необходимо иметь сканированные цветные копии всех страниц трудовой книжки в хронологическом порядке и других документов, подтверждающих стаж. Кроме трудовой книжки, это также могут быть:

• документы о получении образования;
• свидетельство о рождении ребенка (для женщин);
• военный билет;
• в случае утраты трудовой книжки: справки, выписки из приказов, личные счета и ведомости на выдачу заработной платы, удостоверения, характеристики, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их выполнении и другие документы, содержащие сведения о периодах работы.

Отсканированная трудовая книжка или другие документы, удостоверяющие страховой стаж, подаются через персональный кабинет на веб-портале Пенсионного фонда.

Сканкопии должны отвечать следующим требованиям:

• сканкопия должна быть цветной;
• необходимо делать сканкопии всех заполненных страниц трудовой книжки в хронологическом порядке;
• сканкопии должны быть четкими и отображать все реквизиты документа (название документа, серийный номер, дату выдачи, печати, подписи, ФИО владельца) и непосредственно сами записи (рекомендуемая разрешающая способность при сканировании – 300 dpi);
• формат изображения должен быть .jpg або .pdf;
• размер каждого файла не должен превышать 1 Мб.

На веб-портале Пенсионного фонда страховой стаж рассчитывается с 1 января 2004 года в соответствии с Законом от 09.07.2003 № 1058-IV «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании», который ввел понятие «страховой стаж» и предусмотрел, что периоды трудовой деятельности до 1 января 2004 года будут засчитываться в порядке и на условиях, предусмотренных действовавшим ранее законодательством. Простыми словами, при выходе на пенсию будет учитываться стаж работы до 2004 года, указанный в бумажной трудовой книжке.

Кроме того, если трудовая деятельность работника началась до 2004 года, он может самостоятельно приложить соответствующую информацию, отправив сканкопии документов.

Электронные трудовые книжки доступны в кабинете на портале электронных услуг ПФУ. Чтобы зайти в кабинет, необходимо авторизироваться одним из следующих способов:

• по квалифицированной электронной подписи (КЭП), которую можно получить в ГНС, аккредитованном центре сертификации ключей, а также в некоторых банках: «ПриватБанк», «Укрсиббанк», «ПУМБ», «Альфа-Банк», «Креді Агріколь Банк» и др;
• по логину и паролю – для этого необходимо зарегистрироваться на портале с помощью кода, полученного в территориальных органах ПФУ при наличии паспорта, регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика (РНУКПН) и соответствующего заявления;
• через сервис GOV.UA, который предусматривает идентификацию по Mobile ID или Bank ID;
• с помощью Дія.Підпис.

В Пенсионном фонде отмечают: даже если работник не предоставит данные в электронный формат, страховой стаж не исчезнет:

• периоды работы до 2004 года засчитываются на основании бумажных документов;
• данные после 2004 года автоматически сохраняются в государственном реестре.

«Таким образом, оцифровка трудовой книжки не является условием для сохранения стажа, но она значительно упрощает доступ к его подтверждению», – Ирина Тубелец, юрист Центра правовой помощи ФПУ.

ФПУ