Как уведомить о приёме работника на работу: основные акценты

Порядок уведомления ГФС и ее территориальным органам о принятии работника на работу утвержден постановлением Кабмина от 17.06.2015 г. № 413 (далее - Постановление № 413). В частности, Постановлением № 413 определено, что сообщение о принятии работника на работу подается собственником предприятия, учреждения, организации или уполномоченным им органом (лицом) или ФЛП в территориальные органы ГФС по месту учета их в качестве плательщика единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование по форме согласно приложению к началу работы работника по заключенному трудовому договору.

Нормы ст. 24 КЗоТ Украины и Постановления № 413 распространяются на все случаи, когда работник выполняет работу на условиях трудового договора, при этом работник не может быть допущен к работе без уведомления в ГФС и ее территориальных органов, поскольку в названных законодательных актах четко определено, что сообщение в ГФС подается до начала работы работника. В графах 8 и 9 формы сообщения о приеме работника на работу (приложение к Постановлению № 413) подается информация о дате издания приказа, дату выхода работника на работу, и указывается дата формирования сообщения. Поэтому сообщение о принятии на работу является частью заключения трудового договора.

В письме от 10.08.2015 г. № 1038/13/84-15 Минсоцполитики акцентирует внимание на том, что до начала работы работника информация о его зачислении должно быть подана в ГФС или ее территориальные органы. В то же время в указанном письме Минсоцполитики напоминает о нюансах предоставления уведомления, в частности:

1) дата приказа о приеме работника на работу и дата начала работы работника не совпадают;

2) уведомления о принятых работниках с помощью предприятий почтовой связи не предусмотрено. Об этом специалисты Минсоцполитики сообщали также в письме от 19.08.2015 г. № 1069/13/84-15;

3) установлены реквизиты, которые дают возможность представления уточняющего сообщение в случае необходимости внесения изменений в извещение о приеме работника на работу или допущенные ошибки работодателем (тип: первоначальное или отменяющее). То есть в случае, если работодателем было подано уведомление о принятии работника на работу, но работник так и не приступил к исполнению обязанностей, то работодателем подается сообщение о принятии работника на работу типа «отменяющая» (письмо Минсоцполитики от 29.04.2016 г. № 492/13/84-16).

Сообщение о принятии работника на работу подается до начала работы работника по заключенному трудовому договору в один из следующих способов:

• средствами электронной связи с использованием электронной цифровой подписи ответственных лиц в соответствии с требованиями действующего законодательства в сфере электронного документооборота и электронной подписи;
• на бумажных носителях вместе с копией в электронной форме;
• на бумажных носителях, если трудовые договоры заключены не более чем с пятью лицами.

Владелец предприятия, учреждения, организации или уполномоченный им орган (лицо) или физическое лицо подает уведомление о принятии сотрудников на работу на бумажных носителях при условии, если на дату формирования уведомления у страхователя трудовые договоры заключены не более чем с пятью наемными работниками. То есть в сообщении заполняются строки не более чем на пять принятых лиц, независимо от количества уже работающих на предприятии наемных работников (письмо ГФС от 05.10.2015 г. № 21095/6/99-99-17-03-03-15) .

http://dspif.gov.ua/