Должность главного бухгалтера не предусмотрена или вакантна: каков порядок наложения КЭП и подавать ли заявление по форме № 1-ОПП

Больше по теме:

Сотрудник с КЭП уволился: как подписывать НН/РК и отчетность?

Нужно ли указывать в электронном документе должность и фамилию подписанта, если КЭП содержит эти данные?

Каков порядок наложения КЭП должностных лиц налогоплательщика, квалифицированной электронной печати на налоговую отчетность, в том числе, если штатным расписанием не предусмотрена должность главного бухгалтера или должность вакантна и нужно ли в таком случае подавать заявление по форме № 1-ОПП?

Абзацами первым и третьим п. 42.6 Налогового кодекса Украины (далее – НКУ) определено, что электронный документооборот между налогоплательщиком и контролирующим органом осуществляется в соответствии с НКУ, Законами от 22.05.2003 № 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте» (далее – Закон № 851) и от 05.10.2017 № 2155-VIII «Об электронной идентификации и электронных доверительных услугах» (далее – Закон № 2155) без заключения соответствующего договора.

Налогоплательщик становится субъектом электронного документооборота после отправки в контролирующий орган первого любого электронного документа в установленном формате с соблюдением требований Законов № 851 и № 2155.

Порядок обмена электронными документами налогоплательщика и контролирующего органа утверждается центральным органом исполнительной власти, который обеспечивает формирование и реализует государственную финансовую политику (абзац десятый п. 42.6 НКУ).

Пунктом 2 разд. ІІ Порядка обмена электронными документами с контролирующими органами, утвержденного приказом Минфина от 06.06.2017 № 557 (далее – Порядок № 557), определено, что автор (плательщик) создает электронные документы в сроки и в соответствии с порядком, определенным законодательством для соответствующих документов в электронной и бумажной форме, с указанием всех обязательных реквизитов и с использованием средства квалифицированной электронной подписи и печати (при наличии), руководствуясь Порядком № 557.

Создание электронного документа завершается наложением на него квалифицированной или усовершенствованной электронной подписи, основанной на квалифицированном сертификате электронной подписи и печати (при наличии) подписчика (подписчиков).

В случае создания электронного документа с использованием более чем одной квалифицированной или усовершенствованной электронной подписи, базирующейся на квалифицированном сертификате электронной подписи, и/или более одной электронной печати его создание завершается наложением квалифицированной или усовершенствованной электронной подписи, основанной на квалифицированной электронной подписи, или электронной печати последним подписчиком или создателем электронной печати в соответствии с технологией создания такого электронного документа.

В соответствии с п. 25 ч. 1 ст. 1 Закона № 2155 квалифицированная электронная печать – усовершенствованная электронная печать, которая создается с использованием средства квалифицированной электронной печати и базируется на квалифицированном сертификате электронной печати.

Создатель электронной печати – юрлицо или физлицо-предприниматель, создающее электронную печать (п. 55 ч. 1 ст. 1 Закона № 2155).

Частью 1 ст. 8 Закона от 16.07.1999 № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее – Закон № 996) определено, что бухгалтерский учет на предприятии ведется непрерывно со дня регистрации предприятия до его ликвидации.

Ответственность за организацию бухучета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, хранение обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не менее трех лет, несет уполномоченный орган (должностное лицо), осуществляющий руководство предприятием, или собственник в соответствии с законодательством и учредительными документами (ч. 3 ст. 8 Закона № 996).

Абзацами первым – пятым ч. 4 ст. 8 Закона № 996 определено, что для обеспечения ведения бухучета предприятие самостоятельно с соблюдением требований Закона № 996 выбирает формы его организации:

• введение в штат предприятия должности бухгалтера или создание бухгалтерской службы во главе с главным бухгалтером;
• пользование услугами специалиста по бухгалтерскому учету, зарегистрированного в качестве предпринимателя, осуществляющего предпринимательскую деятельность без создания юридического лица;
• ведение на договорных началах бухгалтерского учета централизованной бухгалтерией или предприятием, субъектом предпринимательской деятельности, самозанятым лицом, осуществляющим деятельность в сфере бухгалтерского учета и/или аудиторской деятельности;
• самостоятельное ведение бухгалтерского учета и составление отчетности непосредственно собственником или руководителем предприятия. Эта форма организации бухгалтерского учета не может применяться на предприятиях, отчетность которых должна быть обнародована, и в бюджетных учреждениях.

В соответствии с п. 66.4 НКУ и абзацами первым и третьим п. 9.3 разд. IX Порядка учета плательщиков налогов и сборов, утвержденного приказом Минфина от 09.12.2011 № 1588, налогоплательщики – юридические лица и их обособленные подразделения обязаны подать контролирующему органу сведения о лицах, ответственных за ведение бухгалтерского и/или налогового учета юридического лица, его обособленных подразделений, в 10-дневный срок со дня постановки на учет или возникновения изменений в учетных данных налогоплательщиков путем подачи заявления по форме № 1-ОПП или по форме № 1-ОПН с отметкой «Зміна відповідальних осіб: особи, відповідальної за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку». При этом заполняются разделы 1, 2, 4 и 10 заявления по форме № 1-ОПП и информация об учредителях не подается.

Заявление по форме № 1-ОПП или по форме № 1-ОПН, в частности, с пометкой «Зміна відповідальних осіб: особи, відповідальної за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку», может быть подано техническими средствами электронных коммуникаций в электронной форме с соблюдением требований Законов № 851 и № 2155.

В случае отсутствия на предприятии бухгалтерской службы во главе с главным бухгалтером в контролирующий орган подается заявление по форме № 1-ОПП с отметкой «Зміна відповідальних осіб: особи, відповідальної за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» со сведениями о бухгалтере или другом ответственном лице, на которое возложена обязанность по ведению бухгалтерского и/или налогового учета, а в случае отсутствия бухгалтера – о лице, ответственном за организацию бухучета (например, руководителе).

Согласно абзацу первому пп. 48.5.1 НКУ налоговая декларация должна быть подписана руководителем налогоплательщика или уполномоченным лицом, а также лицом, отвечающим за ведение бухгалтерского учета и подачу налоговой декларации в контролирующий орган. В случае ведения бухгалтерского учета и подачи налоговой декларации непосредственно руководителем налогоплательщика, такая налоговая декларация подписывается соответствующим руководителем.

После создания налоговой отчетности в электронном виде на нее накладываются квалифицированные электронные подписи (далее – КЭП) должностных лиц, для юридических лиц в следующем порядке: первой – КЭП главного бухгалтера (бухгалтера), второй – КЭП руководителя, третьей – квалифицированная электронная печать (далее – печать) (при наличии).

Налогоплательщиком, который является физлицом-предпринимателем или осуществляет независимую профессиональную деятельность, первым накладывается КЭП налогоплательщика – физического лица, вторым – печать (при наличии). При этом полученная печать используется таким плательщиком только до истечения срока ее действия.

Физическое лицо, не являющееся самозанятым лицом (гражданин), завершает создание электронной налоговой отчетности наложением на нее КЭП – физического лица.

В случае ведения бухгалтерского учета и подачи налоговой декларации непосредственно руководителем налогоплательщика такая налоговая декларация в соответствии с абзацем первым пп. 48.5.1 НКУ подписывается таким руководителем, а при подаче налоговой отчетности в электронном виде создание электронного документа завершается наложением на нее КЭП подписчика (подписчиков) и печати (при наличии), как предусмотрено для аналогичного документа в бумажном виде. То есть при отсутствии должности бухгалтера КЭП должностных лиц юридического лица налагаются в следующем порядке: первой – КЭП руководителя, второй – печать (при наличии).

ОИР, категория 129.03