Завершение рабочего года: что нужно сделать кадровику

В декабре у кадровика много задач, которые необходимо выполнить до конца года: кроме упорядочения дел текущего года составить график отпусков, штатное расписание, рабочие планы на следующий год, план по воинскому учету и т. д. Что нужно знать для выполнения этих задач, читайте в статье.

Составляем график отпусков

Очередность предоставления отпусков определяется графиком, который утверждается работодателем по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом, и доводится до сведения всех работников. Соответствующие нормы содержит ч. 10 ст. 10 Закона от 15.11.1996 № 504/96-ВР «Об отпусках» (далее – Закон № 504). Это вся информация в законодательстве, касающаяся графика отпусков, но этот документ является важным.

График отпусков обычно составляется в декабре, а утверждается в первых числах января. Срок утверждения графика устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка предприятия, учреждения, организации (далее – предприятия). В график включаются обязательно ежегодные (основной и дополнительный) отпуска, но если на предприятии принято вносить в него еще и другие оплачиваемые отпуска (например, «чернобыльский»), это не будет нарушением.

Форма графика законодательно не установлена, поэтому на каждом предприятии используется своя произвольная форма (образец графика отпусков смотрите здесь). Для удобства учета отпусков в график можно добавить такие графы:

• фактические даты отпуска (если они известны на момент составления графика);
• основание предоставления (дата и номер приказа, эта графа будет заполняться, когда уже будут предоставляться отпуска);
• за какой рабочий год предоставляется отпуск.

Законодательством предусмотрено доведение графика до сведения работников. Но не обязательно делать это под подпись. На предприятиях с большим количеством работников график, как правило, вывешивается на видном месте или размещается на корпоративном портале. Можно также разослать график или извлечения (например, по отделам) из него по электронным адресам работников.

Подробнее о том, как составлять график отпусков, см. в статье «График отпусков: составляем правильно».

Напомним, что одновременно с составлением графика отпусков рекомендовано сделать аудит неиспользованных отпусков. Сроки и обязанности по проведению аудита отпусков законодательством не установлены. Для этого службе персонала следует суммировать количество неиспользованных дней отпусков в разрезе видов (основной и дополнительные) отдельно по каждому работнику по состоянию на 31 декабря.

Штатное расписание

Штатное расписание – это документ, который устанавливает для предприятия структуру, перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов, относится к внутренним (локальным) организационно-правовым документам предприятия и является документом постоянного срока хранения.

И хотя после отмены Хозяйственного кодекса Украины, с августа 2025 года штатное расписание для коммерческих предприятий считается не обязательным, его составление целесообразно в целях правильного учета персонала. 

Штатное расписание также разрабатывается отделом кадров, но вместе с бухгалтерией. Этот документ обычно разрабатывают в декабре, а утверждают в начале года приказом руководителя предприятия.

Как правило, первый экземпляр утвержденного штатного расписания остается в администрации, копии предоставляют отделу кадров, а также бухгалтерии для начисления заработной платы. Руководителям структурных подразделений предоставляются выдержки из штатного расписания.

Закрытие года в кадровом делопроизводстве

Конец календарного года совпадает с окончанием делопроизводственного года, то есть периода, в течение которого на предприятии создаются, регистрируются и учитываются документы. Соответственно, со следующего года начнется новая регистрация и учет документов, поэтому нужно завершить текущий делопроизводственный год, закрыть номенклатуру дел, внести итоговые записи в журналы и т. п.

Итоговая запись в журналах регистрации

На конец года в журнале регистрации внутренних документов (в частности, в журнале регистрации кадровых приказов) выполняется итоговая запись: указывается, сколько документов зарегистрировано в текущем году, записываются первый и последний номер и даты документов. Следует отметить также ошибки, допущенные при регистрации (если номер документа пропущен или его содержание не соответствует заголовку, внесенному в журнал регистрации, и т. п.). Кроме того, следует сделать запись об окончании ведения журнала на титульной странице (см. образец 1).

Образец 1. Журнал регистрации приказов

После закрытия журналов за предыдущий год заводятся новые регистрационные формы для применения их в следующем году.

Напомним, что журналы регистрации нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью (при наличии).

Номенклатура дел кадровой службы

В конце года номенклатуры дел юридического лица закрываются итоговыми записями (см. образец 2) о фактическом наличии заведенных за год дел (п. 20 гл. І разд. IV Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5). См. образец номенклатуры дел.

Подробнее о номенклатуре дел отдела кадров читайте в статье «Номенклатура дел структурного подразделения: как оформить». О сводной номенклатуре дел предприятия читайте в статье «Оформление номенклатуры дел юридического лица».

Лица, ответственные за организацию делопроизводства в структурных подразделениях, подписывают итоговые записи номенклатуры дел своих подразделений и передают их в cлужбу делопроизводства (при ее отсутствии – в отдел кадров) юридического лица. Руководитель отдела делопроизводства сводит все сведения вместе, подписывает итоговую запись сводной номенклатуры дел и сообщает руководителю архивного подразделения (или лицу, ответственному за архив юридического лица) о фактическом наличии дел, заведенных за год. Форма сообщения не установлена, поэтому ее оформляют произвольно.

Образец 2. Итоговая запись номенклатуры дел

Подчеркиваем, что документы, завершенные в кадровом делопроизводстве, группируются в дела и передаются в архив предприятия. Для этого все документы кадровой службы пересматриваются, из них отбираются те, которые переходят на следующий год, – они в архив не сдаются. Также отделяются документы, подлежащие уничтожению.

Составляем план работы на следующий год

Составление плана работы не предусмотрено законодательством, но его формирование будет полезно для отдела кадров, чтобы не пропустить сроки представления отчетности - как внешней, так и внутренней.

В плане работы (см. образец 3) можно предусмотреть сроки:

• представления отчетности, в т. ч. внутренней (по разным видам отчетов);
• касающиеся учета использования рабочего времени работниками;
• отслеживания численности лиц с инвалидностью для выполнения норматива их трудоустройства;
• окончания действия срочных трудовых договоров (контрактов);
• и т. п.

Это может быть как годовой план, так и план на полугодие – в зависимости от того, что указано в номенклатуре дел отдела. В нем можно предусмотреть представление отчетности (по видам отчетов), разработку проектов положений, инструкций, приказов, распоряжений, проведение проверок, внутреннего аудита и т.п.

Для составления плана воспользуйтесь Календарем кадровика.

Образец 3. План работы отдела кадров

Проведение внутреннего кадрового аудита

Требование по проведению внутреннего кадрового аудита законодательством не предусмотрено, но его желательно проводить на конец года, чтобы проверить:

• наличие документов, подтверждающих право на льготы (свидетельства о рождении, удостоверения участника боевых действий, «чернобыльского» удостоверения и т. п.); 
• копий приказов о приеме, переводе, увольнении в личных делах работников;
• сроки действия справок МСЭК и т. п.

О новых правилах установления инвалидности читайте в статье «Подтверждение инвалидности: новые правила, о которых надо знать работодателям».

Напомним, что в период действия военного положения порядок организации делопроизводства по вопросам трудовых отношений, оформления и ведения трудовых книжек и архивного хранения соответствующих документов в районах активных боевых действий определяется работодателем самостоятельно, при условии обеспечения ведения достоверного учета выполняемой работником работы и учета расходов на оплату труда (ч. 1 ст. 7 Закона от 15.03.2022 № 2136-IX «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения»).

Мероприятия по воинскому учету

В целях ведения персонального учета призывников, военнообязанных и резервистов на юридических лиц независимо от формы собственности возлагается обязательное выполнение ряда мероприятий, касающихся воинского учета. Перечень таких мероприятий довольно большой. Далее, мы рассмотрим только ту работу по воинскому учету, которую нужно сделать в конце года. А именно:

• до конца декабря (точной даты нет, но должен быть утвержден в начале года) необходимо составить план работы по воинскому учету военнообязанных на 2026 год (см. образец Плана). Соответствующее требование прописано для организации планирования юридических лиц в п. 4 приложения 31 к Порядку организации и ведения воинского учета призывников, военнообязанных и резервистов, утвержденного постановлением КМУ от 30.12.2022 № 1487 (далее – Порядок № 1487);
• до конца декабря составить график внутренней сверки списков персонального воинского учета военнообязанных, который утверждается приказом руководителя. Соответствующая сверка предусмотрена п. 45 Порядка № 1487. Требований к форме такого графика в Порядке № 1487 нет, поэтому он составляется в произвольной форме. Подробнее о порядке проведения сверки читайте в статье «Внутренние и внешние сверки, касающиеся воинского учета».
  Обратите внимание, что этой нормой определено также, что юридические лица в пятидневный срок со дня проведения сверки вносят в списки персонального воинского учета изменения учетных данных, выявленные при сверке, и отправляют ежемесячно до 5-го числа в ТЦК и СП сообщение об изменении учетных данных (при наличии).
• до 25 января (по состоянию на 1 января) составляются списки персонального воинского учета (согласно приложению 5 к Порядку № 1487). Списки и Ведомость оперативного учета (приложение 12 к Порядку № 1487), которая ведется вместе со списками, подписываются руководителем предприятия, а также лицом, ответственным за ведение воинского учета (п. 40 Порядка № 1487), но в ТЦК не подаются.

Отметим, что с июля 2025 года форма Списков персонального воинского учета существенно изменена. О том как ее заполнять, читайте в статье «Заполняем новую форму списков персонального воинского учета».

Как видим, декабрь – чрезвычайно важный месяц в работе отдела кадров, ведь нужно закрыть делопроизводственный год и спланировать следующий. Поэтому рекомендуем не оставлять все дела на последние дни, а начать уже сейчас.