В командировке отпала необходимость: как поступать работодателю и работнику?

На предприятии был издан приказ о направлении работника в командировку и выплачены командировочные. Но ситуация изменилась, необходимость в командировке отпала. Как поступать в этом случае?

В этом случае надо отменить командировку приказом либо распоряжением по предприятию. А работник должен вернуть командировочные либо их неиспользованную часть и отчитаться за использованную сумму в течение пяти банковских дней с момента прибытия к основному месту работы. Напомним, что Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, подается по форме, утвержденной приказом Минфина от 28.09.15 г. № 841.

Основанием для издания приказа (распоряжения) об отмене командировки будет служебная (докладная) записка на имя руководителя предприятия с обоснованием причины отмены командировки. Составить такую служебную (докладную) записку может:

• начальник структурного подразделения, в котором работает командированный работник;
• сам командированный работник;
• иное ответственное лицо предприятия.

И уже на основании служебной (докладной) записки издается приказ об отмене командировки, в котором следует указать:

• должность, фамилию и инициалы работника;
• причины отмены командировки (например, переговоры с контрагентом перенесли на более поздний период);
• срок, в течение которого работник обязан вернуть в бухгалтерию полученный аванс;
• если командировка отменяется уже после того, как работник уехал к месту назначения, – распоряжение об отзыве работника из командировки.