Виды работ |
Содержание операций, которые необходимо выполнить |
Составление внутренних описей документов в делах |
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по форме, содержащей сведения о порядковых номерах документов дела, их индексы, даты, заголовки и номера листов дела, на которых расположен каждый документ |
Подшивка дел |
Сложение листов, вставка их в твердую обложку, пробивание 3-4 проколов шилом или сверление отверстий для сшивки, сшивка и закрепление нитей узлом. В дела подшиваются только оригиналы документов. На документах должна быть подпись руководителя и печать (при наличии), а в случае их отсутствия – засвидетельствованные в установленном порядке копии документов, оформленные в соответствии с требованиями действующих нормативных актов; Подшивка личных карточек производится по году увольнения работника, а в дело – по алфавиту. Приказы формируются в дела по номерам с 1-го до последнего в году. Ведомости начисления заработной платы подшиваются по годам, внутри года – по месяцам с января по декабрь, или кварталам либо полугодиям. Личные счета по начислению заработной платы формируются в дела по годам, внутри дела – в алфавитном порядке или ежемесячно. При наличии книги учета табельных номеров могут формироваться по табельным номерам. Трудовые договоры формируются в дела по годам, внутри года – по номерам с первого по последний в году. Если договоры не нумеруются, то по алфавиту. Черновики и ксерокопии документов в дела не подшиваются. Листы в деле выравниваются по нижнему правому краю. При подшивке металлические связки (скрепки, булавки) изымаются из документов |
Заверительная надпись |
В целях учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись на отдельном листе, который помещается в конце дела. В заверительной надписи указывается цифрами и буквами количество листов в деле и отдельно через знак «+» (плюс) количество листов внутренней описи, при ее наличии. Заверительная надпись подписывается лицом, которое ее составило |
Нумерация листов в делах |
Проставление карандашом или механическим нумератором порядкового номера каждого листа арабскими цифрами в правом верхнем углу дела, составление заверительной надписи. Листы заверительной надписи и внутренней описи нумеруются отдельно. В деле должно быть прошито не более чем 250 листов. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются в каждом томе (части) отдельно. Лист формата, больше, чем А4, подшивается с одной стороны и нумеруется как один лист в правом верхнем углу, а затем фальцуется на формат А4. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одной стороной другие документы (вырезки, вставки к тексту, переводы и т. п.), то каждый документ нумеруется отдельно. Чистые листы не нумеруются, а вырываются из дела. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается применение литерных номеров листов (135-а, 135-б и т.п.) |
Перенумерация листов в делах |
Зачеркивание старых номеров листов, написание новых номеров, внесение изменений в заверительную надпись дела. При наличии многих ошибок в нумерации листов дела в делопроизводстве производится их перенумерация, при которой старые номера зачеркиваются одной черточкой и рядом ставится новый номер листа |
Оформление обложек (титульных листов) дел |
Написание на обложке (титульном листе) названия структурного подразделения; заголовка дела; крайних дат документов, включенных в дело; количества листов в соответствии с заверительной надписью (без учета листов внутренней описи и заверительной надписи). На обложке дела в правом верхнем углу и нижнем левом углу указывается архивный шифр дела. Надпись производится черной пастой. Титульные листы рекомендуется изготовлять печатным способом и вносить изменяемую информацию от руки. Запрещается наклеивание титульного листа на обложку дела. |
Передача документов на хранение |
Передача дел поединично, сравнивание заголовков, архивных шифров, крайних дат документов по описи и на обложках дел, прием описи на дела, которые передаются, оформление акта приема-передачи документов на хранение по устоявшейся форме, размещение дел на стеллажах |