Подписывайся на информационную страховку бухгалтера
Разделы:
Подразделы:
Подразделы:
Подразделы:

Составляем график ежегодных отпусков

26.12.2016

Из этой статьи вы узнаете: зачем нужен график отпусков работников, как составить такой график и может ли меняться период отпуска, указанный в графике отпусков.

Что можно сделать на практике: руководствуясь нашими рекомендациями, согласовать с работниками периоды их отпусков с учетом требований действующего законодательства, интересов работодателя и работников.


Вопросы – ответы

Что такое график отпусков?

График отпусков – это установленная работодателем и согласованная с работником и с профсоюзным комитетом (при наличии такового) очередность предоставления работодателем ежегодных оплачиваемых отпусков (основных и дополнительных) своим работникам с сохранением места работы (ч. 4 ст. 79 КЗоТ; ч. 10, 11 ст. 10 Закона от 15.11.96 г. № 504/96-ВР, далее – Закон № 504).

Чем предусмотрено предоставление работнику ежегодного оплачиваемого отпуска?

Работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск с сохранением места работы, а работодатель обязан предоставить работнику такой отпуск согласно ч. 2 ст. 2, ст. 74 КЗоТ; ст. 2 Закона № 504.

Запрещено не предоставлять работнику отпуск полной продолжительности на протяжении двух лет подряд (ч. 5 ст. 11 Закона № 504). Это является грубым нарушением трудовых прав работника, за которое на должностных лиц работодателя-предприятия либо на работодателя-предпринимателя может быть наложен штраф в размере от 30 до 100 НМДГ (от 510 до 1 700 грн.) (ч. 1 ст. 41 КУоАП).

Зачем нужен график отпусков?

Во-первых, наличие у работодателя графика отпусков работника на каждый календарный год предусмотрено требованиями КЗоТа (ч. 4 ст. 79) и Закона № 504 (ч. 10 ст. 10).

А во-вторых, предоставление работникам отпус­ков должно быть упорядочено. Ведь если большинство работников захотят уйти в отпуск одновременно, например летом или на период новогодних праздников, это сделает невозможной нормальную хозяйственную деятельность работодателя. А кроме того, спровоцирует конфликты как между работниками, так и между работником и работодателем.

Чтобы безболезненно совместить планы работодателя и работников, не нарушить требования трудового законодательства, избежать ссор между работниками по поводу того, кто и когда идет в отпуск, и обеспечить работодателя персоналом для выполнения необходимых работ, нужен график отпусков, составленный с учетом интересов производства и работников.

В какой форме и в какие сроки должен быть составлен график отпусков?

Действующим законодательством не установлены конкретные сроки составления и форма графика отпусков. Поэтому при составлении графика работодатель вправе:

  • в своих локальных документах самостоятельно установить сроки, когда должен быть составлен график отпусков. Но лучше ориентироваться на срок, установленный Типовыми правилами, утвержденными постановлением Госкомитета СССР по труду и социальным вопросам от 20.07.84 г. № 213 (п. 20 разд. V) – до 5 января года, на который составляется график;
  • составить график можно в произвольной форме (письмо Минтруда и соцполитики от 13.05.10 г. № 140/13/116-10).

График должен быть утвержден руководителем предприятия, согласован с профсоюзным комитетом или уполномоченным представителем трудового коллектива. Если профсоюз или орган, уполномоченный представлять интересы трудового коллектива, отсутствует, то график отпусков утверждается только руководителем предприятия или работодателем-предпринимателем.

В графике необходимо указать:

  • фамилию, инициалы, должность каждого работника;
  • планируемый период предоставления отпуска.

С графиком отпусков работников необходимо ознакомить под подпись.

Какие нюансы следует учесть при составлении графика отпусков?

Составляя график отпусков, работодатель должен учесть законодательные требования, а именно:

1. Отдельные категории работников имеют право уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время либо до истечения 6 месяцев непрерывной работы у работодателя (ч. 7, 12 ст. 10 Закона № 504). К таким категориям в том числе отнесены:

  • несовершеннолетние;
  • инвалиды;
  • женщины в период перед отпуском в связи с беременностью и родами или после такого отпуска;
  • женщины, имеющие 2 и более детей в возрасте до 15 лет.

2. По желанию работника ежегодный отпуск может предоставляться частями, при этом основная часть должна составлять не менее 14 календарных дней (далее – к. д.) (ч. 1 ст. 12 Закона № 504).

3. Работники имеют право на дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска разной продолжительности (ст. 7, 8 Закона № 504), например:

  • за работу с вредными и тяжелыми условиями труда – до 35 к. д. по Списку производств, цехов, процессий и должностей с вредными и тяжелыми условиями труда, приведенному в приложении 1 к постановлению КМУ от 17.11.97 г. № 1290 (далее – Постановление № 1290);
  • за особый характер труда:
    –    до 35 к. д. – работникам, занятым на работах по Списку производств, работ, профессий и должностей, работа на которых связана с повышенной нервно-эмоциональной и интеллектуальной нагрузкой либо выполняется в особых природных географических и геологических условиях и условиях повышенного риска для здоровья, приведенному в приложении 2 к Постановлению № 1290;
    –    до 7 к. д. – работникам с ненормированным рабочим днем согласно списку работ и должностей, определенных коллективным договором.

Конкретная продолжительность ежегодного дополнительного отпуска за особый характер труда устанавливается коллективным или трудовым договором в зависимости от периода занятости работника в таких условиях.

4. Общая продолжительность ежегодных отпусков (основного и дополнительного) не может превышать 59 к. д., а для работников, занятых на подземных горных работах, – 69 к. д. (ч. 3 ст. 10 Закона № 504).

Как согласовать периоды отпусков с работниками?

Если на предприятии большой штат работников, работающих в разных подразделениях, либо предприятие имеет территориально удаленные от главного офиса подразделения, то на практике графики отпусков первоначально согласовываются в каждом подразделении.

Сведения о стаже, дающем право на оплачиваемый ежегодный отпуск, и сведения о наличии оснований для предоставления работнику дополнительного ежегодного оплачиваемого отпуска учитываются в отделе кадров (отделе персонала) предприятия – в личной карточке работника по типовой форме № П-2, утвержденной приказом Госкомстата и Минобороны от 25.12.09 г. № 495/656. А подтверждающие документы, как правило, хранятся в личном деле работника.

Если устно согласовать периоды отпусков затруднительно либо в штате работает проблемный сотрудник (склонный писать жалобы, претензии по поводу и без), тогда кадровой службе предприятия следует известить непосредственного руководителя подразделения о количестве дней ежегодных основного и дополнительного отпуска, причитающихся его подчиненным в текущем году. Такая информация поможет согласовать периоды предполагаемых отпусков с учетом производственной необходимости и личных интересов каждого работника подразделения. Известить можно служебной запиской в произвольной форме или по предложенному нами образцу (см. образец 1).

Чтобы избежать ошибок в графике и недоразумений с работниками, можно передать в кадровую службу предприятия согласованный внутри подразделения график отпусков служебной запиской в произвольной форме либо по предложенному образцу (см. образец 2). И каждый работник своей подписью подтвердит согласие на отпуск в указанный в служебной записке период.

На основании сведений, полученных от подразделений, кадровая служба составляет единый график отпусков для всех работников предприятия. Составить график отпусков вы можете в произвольной форме либо воспользоваться предложенным образцом (см. образец 3), отразив в графике периодичность предоставления работникам отпусков по каждому подразделению.

Возможно, работодателю удобнее составить не один общий график отпусков на всех работников предприятия, а отдельные графики на каждое подразделение. Для этого можно использовать вышеприведенный образец либо составить график в виде приказа или распоряжения (см. образец 4).

Может ли меняться период предоставления отпуска, установленный графиком отпусков?

График отпусков – это, конечно, не догма. И первоначально согласованный период предоставления отпусков может меняться. Необходимость внесения изменений в согласованный и утвержденный график отпусков может быть обусловлена разными причинами. Например, у работника изменились личные планы и он хочет перенести на другое время свой ежегодный отпуск (например, вместо августа хочет отдыхать в сентябре), а работодатель против этого не возражает. Либо кто-то из работников подразделения уволился, а на его место принят новый работник, и понятно, что этому новому работнику отпуск может быть предоставлен в иное время, нежели запланировал его предшественник.

А кроме того, если работник продолжает работать, то продолжительность положенного ему отпуска увеличивается. И работник вправе воспользоваться отпуском как за ранее отработанные периоды, так и уже за новый период, например за 2017 год. Законодательство не устанавливает ограничений и запретов на внесение изменений в согласованный и утвержденный график отпусков.

Если первоначально согласованный период отпуска меняется, то в этом случае целесообразно:

  • либо получить от работника письменное заявление о переносе даты его отпуска на другую дату,
  • либо, чтобы в заявлении о предоставлении отпуска работник указал причину изменения периода ежегодного очередного отпуска.

Выводы

Планирование отпусков работников в первую очередь необходимо работодателю. Это позволит ему:

  • обеспечить себя необходимым персоналом для ведения производственной деятельности;
  • соблюсти требования трудового законодательства.

А выбрать максимально удобную форму для составления графика отпусков работодатель может самостоятельно.

Комментарии к материалу
Статьи по теме
01.07.2025
Действующее предприятие начинает формировать резерв отпускных: каковы последствия
В статье даны рекомендации, как начать формировать резерв в случае его неформирования из-за ошибки и при переходе из микропредприятий в малые. Часто предприятия, которые ранее пренебрегали своей обязанностью создавать резерв, принимают решение сделать это с начала отчетного года. Но стартовать нужно...
12.06.2025
Прекращение отпуска без сохранения зарплаты для оформления ежегодного отпуска
Можно ли предоставить ежегодный основной отпуск работнику в период пребывания его в отпуске без сохранения зарплаты, предоставленном на период действия военного положения? Практическая ситуация Можно ли предоставить ежегодный основной отпуск работнику в период пребывания его в отпуске без сохранени...
06.05.2025
Включать ли в стаж для ежегодного отпуска период, когда работодатель выплачивал средства мобилизованному работнику?
Во время военного положения многие работодатели продолжают поддерживать своих мобилизованных работников, выплачивая им средства, например, средний заработок или другие компенсации. При таких обстоятельствах возникает вопрос: засчитывается ли период, когда работодатель выплачивал средства мобилизован...
Популярное
20.06.2025
Резерв сомнительных долгов: в каких случаях предприятию выгодно его создавать
Расскажем, какие предприятия могут оптимизировать налог на прибыль путем создания резерва сомнительных долгов и как правильно сформировать этот резерв, чтобы не было претензий со стороны контролирующих органов. В чем состоит проблема: оптимизация объекта обложения налогом на прибыль для некоторых пр...
05.04.2025
Продление срока полезного использования полностью самортизированных основных средств
Ситуация из практики: срок, определенный при первоначальном признании объекта основных средств (далее – ОС), уже истек, а актив продолжает использоваться. НП(С)БУ 7 предусмотрено, что срок полезного использования (эксплуатации) объекта ОС пересматривается в случае изменения ожидаемых экономич...
20.06.2025
Как рассчитать резерв отпусков на дату баланса
В статье расскажем о порядке формирования резерва отпусков и регулярности его пересмотра. Нужно ли ежемесячно инвентаризовать резерв? Обеспечение на оплату отпусков формируется для равномерного распределения расходов на отпуска между отчетными периодами. Его создание – обязанность предприятия....
Новое
02.07.2025
Оплата практики учащихся заведений профессионального образования и руководителей практики
Практика учащихся учреждений профессионального образования в некоторых случаях оплачивается, и руководитель практики на предприятии также должен получить соответствующую оплату. Какие есть условия для оплаты практики и как это отразить в отчетности, расскажем в статье.  По поводу оплаты времени...
02.07.2025
Практика учащихся заведений профессионального образования на предприятии и ее оформление
Производственную практику учащиеся заведений профессионального образования, как правило, проходят на предприятиях. Порядок оформления и условия прохождения такой практики имеют свои особенности, о которых мы рассказываем в статье.  Производственная практика учащихся заведений профессионального ...
01.07.2025
Действующее предприятие начинает формировать резерв отпускных: каковы последствия
В статье даны рекомендации, как начать формировать резерв в случае его неформирования из-за ошибки и при переходе из микропредприятий в малые. Часто предприятия, которые ранее пренебрегали своей обязанностью создавать резерв, принимают решение сделать это с начала отчетного года. Но стартовать нужно...
Лучшие материалы