Аренда и ссуда офисного помещения: особенности оформления
У любого субъекта хозяйствования (далее – СХ) может возникнуть необходимость взять или передать в пользование помещение под офис. Расскажем, когда СХ может оформить договор бесплатного пользования имуществом или, как его еще иначе называют, договор ссуды, а когда – договор аренды, и чем отличается порядок их оформления.
Договор аренды
Особенности договора
Правила заключения договоров аренды здания или другого капитального сооружения установлены ст. 793–797 ГК и ст. 283–286 ХК.
Обратите внимание на отличие договора аренды от договора ссуды: арендованное помещение передается исключительно в платное пользование. Кроме того, согласно договору аренды имущество:
- передается во временное пользование, а не в собственность;
- возвращается собственнику по истечении срока действия договора или при его досрочном расторжении.
В какой форме заключается договор аренды?
Договор аренды заключается в письменной форме.
Имейте в виду: договор аренды здания или другого капитального сооружения (их отдельной части) сроком на три года и более подлежит нотариальному удостоверению (ч. 2 ст. 793 ГК). |
Исходя из этого можно заключить: если срок аренды помещения меньше трех лет, его необязательно удостоверять у нотариуса. Это можно сделать по желанию сторон.
Стороны решили продлить договор аренды офисного помещения еще на 2 года. Нужно ли заверять договор аренды нотариально, если первоначальный договор также был заключен на 2 года?
Очевидно, что в общей сложности договор будет заключен на 4 года. Отсюда следует, что после подписания допсоглашения сторонам придется удостоверить договор аренды у нотариуса. Есть и другой вариант – заключить новый договор на срок до 3 лет.
Какие условия стороны обязаны включить в договор аренды?
Существенными условиями договора аренды являются (ч. 1 ст. 284 ХК):
- предмет;
- цена (размер арендной платы с учетом индексации);
- срок действия;
- объект аренды (состав и стоимость имущества с учетом индексации);
- порядок использования амортизационных отчислений;
- порядок восстановления арендуемого имущества.
Кроме того, стороны могут включить в договор и другие условия. Рассмотрим подробнее некоторые условия договора аренды офисного помещения.
Объект аренды
Объект аренды включает состав и стоимость имущества с учетом его индексации. Этот пункт договора должен содержать: местонахождение и общую площадь объекта аренды, описание помещений с указанием их технических характеристик и недостатков.
Арендная плата и коммунальные платежи
Стороны договора самостоятельно определяют размер арендной платы. Он может быть изменен по согласованию сторон. В договоре также устанавливаются сроки и периодичность внесения арендной платы, ответственность за ее несвоевременную уплату (штраф, пеня).
Кроме того, договором может быть предусмотрено возмещение арендатором стоимости коммунальных услуг. Варианты возможны такие:
- коммунальные платежи входят в состав арендной платы;
- коммунальные платежи компенсируются арендодателю отдельно от арендной платы;
- арендатор самостоятельно заключает договоры с коммунальными службами.
Для подтверждения стоимости коммунальных услуг арендодатель может представить арендатору копии документов, оформленных коммунальными предприятиями (поставщиками услуг), и привести перечень таких услуг в акте оказанных услуг по аренде или дополнительно составить акт приемки-передачи услуг, стоимость которых возмещается.
Срок действия договора аренды
Такой срок определяется по согласованию сторон. В договоре следует указать точную дату начала его действия. Например, договор начинает действовать с момента передачи арендуемого помещения арендатору (подписания акта приемки-передачи помещения).
Рекомендуем прописать в договоре порядок уведомления арендодателем арендатора об окончании срока действия договора. Ведь если в течение месяца после истечения срока действия договора не будет заявления одной из сторон о прекращении или изменении условий договора, он будет считаться продленным на тот же срок и на тех же условиях, что были установлены ранее (ч. 4 ст. 284 ХК).
Кроме того, рекомендуем включить в раздел о продлении (пролонгации) договора условие о том, в течение какого срока арендатор сможет воспользоваться преимущественным правом перед другими лицами на заключение договора аренды на новый срок (ст. 777 ГК).
Учтите, что в некоторых случаях договор аренды может быть прекращен досрочно. |
По требованию арендодателя договор расторгается досрочно, если арендатор (ст. 782, 783 ГК):
- не вносит арендную плату в течение трех месяцев подряд;
- пользуется вещью вопреки договору или назначению вещи;
- без разрешения арендодателя передал вещь в пользование другому лицу;
- своим небрежным поведением может повредить вещь;
- не приступил к капремонту арендуемого имущества в случае, когда на него возложена обязанность проведения такого ремонта.
По требованию арендатора договор расторгается досрочно, если арендодатель (ст. 784 ГК):
- передал в пользование имущество, качество которого не отвечает условиям договора и назначению этого имущества;
- не выполняет свою обязанность по проведению капремонта имущества, являющегося предметом договора.
Ремонты и улучшения арендуемого имущества
В соответствии со ст. 776 ГК капитальный ремонт имущества должен выполнять арендодатель, а текущий – арендатор. Однако стороны вправе определить другие условия. Поэтому рекомендуем детально прописать в договоре обязанности сторон по выполнению ремонтов (какие ремонты арендатор может делать, а какие нет и за чей счет).
Кроме того, в договор необходимо включить условие об улучшении арендуемого имущества. Так, согласно ч. 1 ст. 778 ГК арендатор имеет право улучшить арендуемое имущество, но только с согласия арендодателя. И если согласие получено, а улучшения неотделимы от имущества, то арендатор может потребовать возмещения затрат или зачисления их стоимости в счет арендной платы (ч. 3 ст. 778 ГК).
Передача имущества в субаренду
Субаренда возможна только с согласия арендодателя (ст. 774 ГК). Поэтому в договоре необходимо указать, имеет ли право арендатор передавать помещение в субаренду. Например, в договоре аренды можно прямо написать, что арендатор не вправе передавать арендуемое помещение в субаренду.
К договорам субаренды применяются положения о договоре аренды.
Ответственность сторон за нарушение условий договора
Стороны могут предусмотреть в договоре санкции в виде штрафа или пени за нарушение его условий. Например, за просрочку уплаты арендных платежей, передачи имущества арендатору, возврата имущества после окончания срока действия договора и т. п.
Обратите внимание: взыскать с арендатора пеню можно в размере не более двойной учетной ставки НБУ (ч. 2 ст. 343 ХК). |
Документальное оформление
Передача и возврат арендуемого помещения. Факт передачи и возврат арендуемого помещения подтверждается актом приемки-передачи. Форма такого акта законодательно не установлена, поэтому стороны могут составить его в произвольной форме. В акте следует зафиксировать состояние передаваемого в аренду помещения.
Арендные операции. В договоре нужно определить периодичность составления первичных документов, подтверждающих оказание услуг аренды. Такие документы могут оформляться ежемесячно либо с другой периодичностью. Это могут быть:
- акт предоставленных услуг с указанием арендной платы по соответствующему договору аренды;
- платежный документ, подтверждающий оплату услуг аренды.
При этом если договором аренды установлен другой первичный документ, который служит основанием для расчетов, то составляется именно этот документ. В частности, оформленный надлежащим образом счет-фактура (инвойс) может быть основанием для отражения в бухучете операции по предоставлению услуг (аренды имущества) без составления акта оказанных услуг только в случае его оплаты, что подтверждается соответствующими документами (Письмо Минфина от 22.08.17 г. № 35210-07/23-3364/2658).
Договор ссуды
Особенности договора
Порядок заключения договора ссуды регулируется нормами гл. 60 ГК.
Сторонами договора являются ссудодатель и пользователь. Ссудодателем может быть как юридическое, так и физическое лицо.
Назовем основные особенности договора ссуды:
- имуществом (помещением) пользуются на бесплатной основе. Это главное отличие договора ссуды от договора аренды, который является возмездным и оплатность которого является его существенным условием. Только учтите, что пользование имуществом будет считаться бесплатным, если это прямо указано в договоре или вытекает из сути отношений между сторонами (ч. 2 ст. 827 ГК). Поэтому рекомендуем в договоре четко прописать, что пользование имуществом будет бесплатным;
- в ч. 2 ст. 829 ГК установлен прямой запрет для юрлица-ссудодателя передавать в бесплатное пользование принадлежащее им имущество своему учредителю, участнику, руководителю либо члену органа управления или контроля.
В какой форме заключается договор ссуды?
Договор ссуды здания/капитального сооружения сроком на три года и более заключается в письменной форме с обязательным нотариальным удостоверением (ч. 3 ст. 828 ГК). Если срок действия договора ссуды меньше трех лет, тогда он заключается в простой письменной форме.
Каковы существенные условия договора ссуды?
ГК не содержит перечень существенных условий для договора ссуды. В ст. 180 ХК приведен перечень таких условий для хозяйственных договоров: предмет, цена за пользование имуществом и срок действия. Напомним, цена в договоре ссуды не указывается, так как он бесплатный.
Документальное оформление
Передача имущества пользователю оформляется актом приемки-передачи имущества в пользование. Акт составляется в произвольной форме с учетом требований, установленных к первичным документам ст. 9 Закона № 996. В таком акте следует указать, какое конкретно передается имущество, и дать его характеристику.
Права и обязанности сторон
Права ссудодателя. Ссудодатель имеет право на отчуждение имущества, которое было передано им пользователю по договору ссуды (ч. 1 ст. 832 ГК). То есть он может его, к примеру, продать. При этом у пользователя нет преимущественного права перед третьими лицами купить это имущество (ч. 2 ст. 832 ГК).
Обязанности ссудодателя. Основная его обязанность – передача имущества в пользование в указанный в договоре срок. В противном случае пользователь имеет право требовать расторжения договора и возмещения нанесенных убытков (ст. 830 ГК).
Права пользователя. Пользователь имеет право вернуть имущество, переданное ему в пользование, в любое время до истечения срока договора.
Обязанности пользователя. Основная его обязанность – поддерживать в надлежащем состоянии имущество, переданное ему в пользование по договору ссуды. То есть нести определенные расходы, связанные с выполнением договора (например, проводить текущий ремонт помещения).
Также пользователь обязан (ч. 2 ст. 833 ГК):
- использовать имущество по его целевому назначению либо в соответствии с целью, определенной в договоре ссуды;
- лично использовать имущество, переданное в пользование, если иное не предусмотрено условиями договора ссуды;
- по окончании срока действия договора вернуть ссудодателю имущество в том же состоянии, в котором оно было на момент передачи его в пользование.
Срок действия договора ссуды
Если стороны не установили в договоре ссуды срок пользования имуществом, такой срок определяется исходя из цели его передачи в ссуду (ст. 831 ГК).
Имейте в виду: если по окончании срока действия договора пользователь не вернет имущество, то ссудодатель вправе требовать возврата имущества с возмещением нанесенных убытков (ст. 836 ГК). |
Расторжение и прекращение договора
Согласно ч. 2 ст. 834 ГК ссудодатель имеет право требовать расторжения договора и возврата ему имущества, которое находится у пользователя, если:
- в связи с непредвиденными обстоятельствами или по решению ссудодателя имущество стало необходимо ему самому;
- использование имущества не соответствует его назначению, а также условиям договора ссуды;
- имущество было самостоятельно передано пользователем в пользование третьему лицу;
- в результате небрежного обращения имущество может быть повреждено либо уничтожено.
Например, ссудодатель продал имущество, переданное им в ссуду. В этом случае новый собственник имущества имеет право требовать расторжения договора ссуды, заключенного без указания срока его действия. При этом пользователь должен быть предупрежден заранее – в срок, соответствующий цели ссуды (ч. 3 ст. 834 ГК).
Следует знать: в случае смерти физлица либо ликвидации юрлица, которому по договору ссуды было передано в пользование имущество, договор прекращает свое действие, то есть право наследования не возникает (ст. 835 ГК). |
Выводы
Если договор аренды или ссуды недвижимости заключается на три или более года, его следует удостоверить у нотариуса.
При составлении договоров аренды и ссуды нужно соблюдать требования законодательства о наличии существенных условий в каждом из этих договоров.
Помните, что договор ссуды помещения должен быть бесплатным, поэтому в нем не может быть условия об оплате.
Комментарии к материалу