Контроль у закупівлях: як замовнику убезпечити себе

Прийнято вважати, що найскладніше в закупівлях – це безпосередньо тендерна процедура. Підготовка документації, комунікація з учасниками, вибір переможця – все це, безумовно, вимагає чималих зусиль. Але подальша робота з постачальником не менш важлива.

Контроль у закупівлях необхідний на всіх етапах, адже ніякої економії не вийде, якщо після підписання договору буде постачатися неякісний товар. Як же замовнику убезпечити себе?

Прописати вимоги щодо якості. Це ключова дія, яке допоможе мінімізувати ризики роботи з недобросовісними постачальниками. Детально прописати вимоги необхідно спочатку в тендерній документації, а потім зафіксувати їх у договорі. Інакше довести, що поставлений товар або послуга невідповідної якості, буде дуже складно.

Запросити тестовий зразок. Замовник має на це право, якщо спочатку така вимога зазначена в тендерній документації. Але надавати зразки товару може тільки постачальник, який розглядається організатором закупівлі. Отримавши тестовий зразок, у замовника буде можливість оцінити характеристики товару і випробувати його.

Перевірити постачання товару. Важливо не ставитися до цього, як до формальності, де головне завдання – поставити підпис про отримання товару. Якщо ресурси замовника обмежені, то як мінімум слід перевірити першу партію від нового постачальника або ж товар, який раніше не закуповували. У разі великої поставки, перевіряти можна вибірково, взявши зразки з різних частин партії. Наприклад, якщо закуповували папір, і його привезли кілька фур, то потрібно розкрити кілька пачок з різних машин і подивитися на якість товару.

Віддати товар у незалежну лабораторію. Особливо такий контроль важливий для продуктів харчування або ж товару, якість якого можна підтвердити тільки лабораторно. Але важливо враховувати, що лабораторне тестування – процедура нешвидка, тому замовнику слід планувати свою закупівлю так, щоб залишився час на перевірку, або ж на проведення повторного тендеру, якщо товар не відповідатиме якості.

Вимагати забезпечення виконання договору. У такий спосіб замовник може убезпечити себе. У разі невиконання постачальником своїх зобов'язань, банк або інша фінансова установа, яка видала гарантію, зобов'язана переказати суму гарантії на рахунок замовника. Розмір забезпечення виконання договору не може перевищувати 5% вартості договору.

Згідно із законом, проект договору повинен бути прикріплений до тендерної документації, і учасники можуть одразу з ним ознайомитися. Тому замовнику необхідно відразу передбачити в ньому, якими будуть його дії в разі роботи з недобросовісним постачальником. Що ж варто врахувати? По-перше, ввести обмеження на участь у тендері постачальників, з якими вже був негативний досвід співпраці. Зробити це замовнику дає право ст. 236 Господарського кодексу України, яка регулює це питання. По-друге, прописати можливість повернути товар у разі, якщо він не відповідає якості. По-третє, написати, які будуть санкції в разі порушення терміну або періоду постачання. І, звісно, замовнику важливо залишити за собою право розірвати договір у разі неодноразових порушень.

Неможливо ефективно працювати у сфері закупівель без налагодженого механізму їх контролю. І розробити його потрібно до того, як відбудеться постачання товару, який не відповідає початковим вимогам. Але навіть якщо складнощів у співпраці з партнерами не виникне, заздалегідь продумана стратегія дій стане стимулом для постачальників і задасть стандарти роботи для всього ринку.

https://biz.nv.ua