Контроль в закупках: как заказчику обезопасить себя

Принято считать, что самое сложное в закупках – это непосредственно тендерная процедура. Подготовка документации, коммуникация с участниками, выбор победителя – все это, безусловно, требует немалых усилий. Но дальнейшая работа с поставщиком не менее важна.

Контроль в закупках необходим на всех этапах, ведь никакой экономии не получится, если после подписания договора будет поставляться некачественный товар. Как же заказчику обезопасить себя?

Прописать требования по качеству. Это ключевое действие, которое поможет минимизировать риски работы с недобросовестными поставщиками. Детально прописать требования необходимо сначала в тендерной документации, а затем зафиксировать их в договоре. Иначе доказать, что поставленный товар или услуга несоответствующего качества, будет очень сложно.

Запросить тестовый образец. Заказчик имеет на это право, если изначально подобное требование указано в тендерной документации. Но предоставлять образцы товара может только поставщик, который рассматривается организатором закупки. Получив тестовый образец, у заказчика будет возможность оценить характеристики товара и опробовать его.

Проверить поставку товара. Важно не относиться к этому, как к формальности, где главная задача – поставить подпись о получении товара. Если ресурсы заказчика ограничены, то как минимум следует проверить первую партию от нового поставщика или же товар, который ранее не закупался. В случае большой поставки, проверять можно выборочно, взяв образцы из разных частей партии. Например, если закупалась бумага, и ее привезли несколько фур, то нужно вскрыть несколько пачек из разных машин и посмотреть на качество товара.

Отдать товар в независимую лабораторию. В особенности такой контроль важен для продуктов питания или же товара, качество которого можно подтвердить только лабораторно. Но важно учитывать, что лабораторное тестирование – процедура небыстрая, поэтому заказчику следует планировать свою закупку так, чтобы осталось время на проверку, или же на проведение повторного тендера, если товар будет не соответствовать качеству.

Потребовать обеспечение выполнения договора. Таким образом заказчик может обезопасить себя. В случае невыполнения поставщиком своих обязательств, банк или другое финансовое учреждение, выдавшее гарантию, обязано перечислить сумму гарантии на счет заказчика. Размер обеспечения исполнения договора не может превышать 5% стоимости договора.

По закону, проект договора должен быть прикреплен к тендерной документации, и участники могут сразу с ним ознакомиться. Поэтому заказчику необходимо сразу предусмотреть в нем, каковы будут его действия в случае работы с недобросовестным поставщиком. Что же стоит учесть? Во-первых, ввести ограничение на участие в тендере поставщиков, с которыми уже был негативный опыт сотрудничества. Сделать это заказчику дает право ст. 236 Хозяйственного кодекса Украины, которая регулирует этот вопрос. Во-вторых, прописать возможность вернуть товар в случае, если он не соответствующего качества. В-третьих, написать, какие будут санкции в случае нарушения срока или периода поставки. И, конечно, заказчику важно оставить за собой право разорвать договор при неоднократных нарушениях.

Невозможно эффективно работать в сфере закупок без отлаженного механизма их контроля. И разработать его нужно до того, как случится поставка товара, не соответствующего изначальным требованиям. Но даже если сложностей в сотрудничестве с партнерами не возникнет, заранее продуманная стратегия действий станет стимулом для поставщиков и задаст стандарты работы для всего рынка.

https://biz.nv.ua