Ведение бумажных трудовых книжек в вопросах-ответах от ФПУ

Больше по теме:

Электронная и бумажная трудовая книжка: что нужно знать работнику и работодателю

Как быть с заверением записей в трудовых книжках, если у работодателя нет печати?

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек до сих пор содержит требование заверения определенных записей печатью предприятия или отдела кадров, что очень привычно. Однако с 31 октября 2014 года установлена ​​добровольность использования печатей субъектами хозяйствования частного права. Если работодатель не имеет печати, с указанной даты ее использование не является обязательным.

Как выдается вкладыш к трудовой книжке?

Выдача вкладыша к трудовой книжке предусмотрена разд. 3 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной совместным приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты населения от 29.07.1993 № 58 (далее – Инструкция № 58). Когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, она дополняется вкладышем (п. 3.1 Инструкции № 58).

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется работодателем по месту работы работника в том же порядке, что и трудовая книжка. О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки сверху ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются его серия и номер.

Такой штамп, серия и номер проставляются и в случае выдачи каждого последующего вкладыша к трудовой книжке.

Если работник в день увольнения не работал или по определенным причинам лично не забрал трудовую книжку, которая находится у работодателя, как действовать работодателю в таких случаях?

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то работодатель должен отправить ему почтовое уведомление о необходимости получить трудовую книжку.

Трудовые книжки (их дубликаты), не полученные работниками во время увольнения, хранятся в течение 2 лет в отделе кадров предприятия отдельно от других трудовых книжек работников, состоящих в трудовых отношениях. После этого срока невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а по истечении указанного срока их можно уничтожить в установленном порядке.

Пересылка трудовой книжки по почте с доставкой по указанному адресу допускается только по письменному согласию работника, поэтому нужно получить такое согласие от работника, изложенное в заявлении.

Если работник работает в обособленном подразделении, расположенном на значительном расстоянии от предприятия, где хранится вся кадровая документация, уместно заранее договориться с работником об условии пересылки трудовой книжки по почте с целью указания ее в заявлении об увольнении.

Трудовую книжку пересылают письмом с оценкой стоимости вложения и уведомлением о вручении адресату. Пересылку таких писем оформляют расчетным документом почтового отделения, подтверждающего принятие и содержание отправки. Указанные письма вручают адресату под расписку в отделении почтовой связи.

После получения уведомления о том, что трудовая книжка вручена бывшему работнику (причем на уведомлении будет проставлена ​​дата, когда именно вручена отправка), инспектор отдела кадров может сделать соответствующие отметки о направлении трудовой книжки уволенному работнику по почте в личной карточке работника (типовая форма № П-2) и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Инструкцией № 58 предусмотрено, что в случае получения трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. То есть трудовая книжка может быть получена работником лично или по его письменному согласию отправлена ​​по почте. Других видов выдачи трудовой книжки (например, получение трудовой книжки другими лицами по доверенности работника) законодательством не предусмотрено.

В Инструкции № 58 не указано, каким оператором почтовой связи нужно осуществить эту пересылку, но обязательным условием определено наличие согласия работника. Следовательно, работодатель оставляет за собой право выбирать оператора почтовой связи, которым может осуществить пересылку трудовой книжки, а работник дает или не дает согласие на указанные условия.

ФПУ