О праве изымать для уничтожения первичные финансовые и бухгалтерские документы

Лист ДФС

від 08.06.2017 № 550/6/99-99-14-03-01-15/ІПК

Про надання податкової консультації

Державна фіскальна служба України розглянула лист ………. від …… № ……… про надання індивідуальної податкової консультації в письмовій формі щодо права вилучати для знищення первинні фінансові та бухгалтерські документи, строк зберігання яких перевищив 3-річний строк зберігання, і період, за який складені такі первинні документи, був перевірений в ході камеральної перевірки органами ДФС (вх. ДФС № ……. від ………….), та повідомляє таке.

Статтями 6 та 19 Конституції України передбачено, що органи законодавчої, виконавчої та судової влади здійснюють повноваження у встановлених цією Конституцією межах і відповідно до законів України. Органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи діють у межах повноважень та спосіб, визначені Конституцією та законами України.

У пункті 44.3 статті 44 Податкового кодексу України (далі – Кодекс) зазначено, що платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених у пункті 44.1 цієї статті, а також документів, пов'язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання - з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності.

Правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності в Україні визначає Закон України від
16 липня 1999 року № 996-XIV „Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” (далі – Закон).

Відповідно до вимог пункту 1 статті 9 Закону підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій.

Разом з тим, пунктом 6.1. „Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку”, яке затверджено наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 року № 88, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 05.06.1995 за № 168/704 (далі – Положення № 88), зазначено, що первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов’язковій передачі до архіву.

Згідно з пунктом 6.6. Положення № 88 строк зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності в архіві підприємства, установи визначається згідно з нормативно-правовим актом з питань визначення строків зберігання документів, затвердженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.

Терміни зберігання документів передбачені пунктом 44.3 статті 44 Кодексу та Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік).

Перелічені в зазначеному Переліку терміни зберігання документів є мінімальними. Більшість видів первинних бухгалтерських документів слід зберігати не менше 3 років та 5 років у тому випадку, якщо такі документи містять інформацію про фінансові операції. По рішенню експертної комісії підприємства ці терміни можуть бути подовжені.

Що стосується документів за межами 1095-денного терміну їх зберігання, то відповідно до пункту 102.1 статті 102 Кодексу контролюючий орган, крім випадків, визначених пунктом 102.2 цієї статті, має право провести перевірку та самостійно визначити суму грошових зобов’язань платника податків у випадках, визначених цим Кодексом, не пізніше закінчення 1095 дня (2555 дня у разі проведення перевірки контрольованої операції відповідно до статті 39 цього Кодексу), що настає за останнім днем граничного строку подання податкової декларації, звіту про використання доходів (прибутків) неприбуткової організації, визначеної пунктом 133.4 статті 133 цього Кодексу, та/або граничного строку сплати грошових зобов’язань, нарахованих контролюючим органом, а якщо така податкова декларація була надана пізніше, - за днем її фактичного подання.

У разі подання платником податку уточнюючого розрахунку до податкової декларації контролюючий орган має право визначити суму податкових зобов’язань за такою податковою декларацією протягом 1095 днів з дня подання уточнюючого розрахунку.

При цьому у випадках, визначених пунктом 102.2 статті 102 Кодексу, грошове зобов’язання може бути нараховане або провадження у справі про стягнення такого податку може бути розпочате без дотримання строку давності, визначеного в абзаці першому пункту 102.1 статті 102 Кодексу.

При цьому, відповідно до абзацу першого пункту 44.1 статті 44 Кодексу дані податкової декларації повинні бути підтверджені первинними документами, регістрами бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим пункту 44.1 статті 44 Кодексу.

Порядок, підстави та особливості проведення контролюючими органами перевірок платників податків встановлені главою 8 Кодексу.

Водночас зазначаємо, що відповідно до підпункту 75.1.1 пункту 75.1 статті 75 Кодексу камеральною вважається перевірка, яка проводиться у приміщенні контролюючого органу виключно на підставі даних, зазначених у податкових деклараціях (розрахунках) платника податків, та даних системи електронного адміністрування податку на додану вартість (даних центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері казначейського обслуговування бюджетних коштів, в якому відкриваються рахунки платників у системі електронного адміністрування податку на додану вартість, даних Єдиного реєстру податкових накладних та даних митних декларацій), а також даних Єдиного реєстру акцизних накладних та даних системи електронного адміністрування реалізації пального.

Тобто такі перевірки здійснюються на підставі даних, зазначених у податкових деклараціях (розрахунках) платника податків, без перевірки регістрів податкового та бухгалтерського обліку, ведення яких передбачено законом, первинних документів, які використовуються в бухгалтерському та податковому обліку і пов’язані з нарахуванням і сплатою податків та зборів, виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи.

Крім того, зазначаємо, що відповідно до пункту 1 Положення
про Міністерство фінансів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 серпня 2014 року № 375 (зі змінами), Міністерство фінансів України є головним органом у системі центральних органів виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику, державну політику у сфері бухгалтерського обліку та забезпечує формування та реалізацію єдиної державної податкової, митної політики, державної політики з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, державної політики у сфері боротьби з правопорушеннями під час застосування податкового та митного законодавства, а також законодавства з питань сплати єдиного внеску.

Що стосується реєстраційного номеру індивідуальної податкової консультації в єдиній базі індивідуальних податкових консультацій, то таким номером є реєстраційний номер цього листа.