Минюст разъясняет обновление правил делопроизводства и архивного хранения документов

Больше по теме:

Правила делопроизводства: изменения в электронном документообороте и другие новации

Вступил в силу приказ Минюста от 16.03.2026 № 667/5 «Об утверждении Изменений к Правилам организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях и признании утратившим силу приказа Министерства юстиции Украины от 07 сентября 2015 года № 1656/5».

Изменения касаются порядка оформления документов, проведения экспертизы их ценности, изъятия для уничтожения, а также дополнения состава документов длительного хранения. Отдельное внимание уделено работе с документами в условиях военного положения: определен порядок обращения с документами и их хранения в условиях особого периода, включая вопросы их перемещения, учета и хранения.

Введен новый раздел, посвященный делопроизводству в особый период, что критически важно для субъектов в зонах риска.

Новые требования к оформлению документов

Уточнено проставление отметки «Копия». Теперь она обязательно размещается на лицевой стороне в правом верхнем углу первого листа документа. Это унифицирует оформление копий в разных учреждениях и устраняет практические ошибки из-за разночтения норм.

Актуализация терминологии

Изменена формулировка: вместо «местных органов власти» теперь используется термин «местные органы исполнительной власти и органы местного самоуправления». Это уточнение упорядочивает круг субъектов, которые формируют и передают документы.

Обновление процедур изъятия и уничтожения документов

Акты об изъятии для уничтожения документов будут формироваться на основании номенклатур дел.

Предусмотрена дополнительная справка при уничтожении финансовых документов, в которой указываются сведения касательно:

• отсутствия налоговых проверок и финконтроля;
• истекшего минимального срока хранения;
• отсутствия документов, важных для возмещения ущерба от агрессии рф;
• отсутствия споров и судебных производств;
• отсутствия документов, подпадающих под ст. 39 и 39² НКУ.

Это усиливает контроль за уничтожением важных документов и предотвращает потерю ценной информации.

Дополнение перечня документов длительного хранения

В этот перечень добавлена новая категория: персонифицированные сведения о зарплате и другие выплаты застрахованным лицам.

Передача документов после реорганизации органов власти

Конкретизирован порядок передачи документов при реорганизации территориальных органов министерств и центральных органов власти, включая случаи создания обособленных подразделений.

Обращение с документами в условиях особого периода

Правила дополнены новым разделом по обращению с документами в условиях особого периода. В нем определен порядок организации делопроизводства во время мобилизации и военного положения, передачи архивных документов, их эвакуации, фиксации повреждений, а также действий в случае утери или похищения документов.

В частности, в нем предусмотрено следующее:

• руководитель учреждения выдает документ, определяющий порядок делопроизводства во время мобилизации, активных боевых действий, временной оккупации и демобилизации;
• документы с территорий боевых действий или временно оккупированных передаются в архив по месту прекращения учреждения или орган высшего уровня в другом регионе;
• архивное учреждение уведомляет Государственную архивную службу о принятии документов на хранение, их количестве, дате и местонахождении, обеспечить сохранность документов и недопущение утечки информации об их местонахождении (порядок эвакуации, хранения и уничтожения документов определен отдельным приказом Минюста от 17.10.2019 № 3194/5);
• после деоккупации территории специальная комиссия осматривает помещение, где хранились документы, и фиксирует повреждения, потери или уничтожение документов, проводит подробную фото- и видеофиксацию, составляет акты вместе с полицией, ГСЧС и местной властью;
• в случае похищения или потери архивных документов учреждения уведомляют об этом Государственную архивную службу, осуществляют мероприятия по фиксации потерь и, по возможности, восстановление документов.

Эти изменения направлены на обеспечение сохранности документов исторической, правовой и доказательной ценности в сложных условиях военного времени.

Минюст