Командировки работников. Что важно знать бухгалтеру?

В командировку на автомобиле

999 бюджетных проводок: расходы на командировку

В целях налогообложения налогом на доходы физических лиц, не являющихся доходом налогоплательщика - физического лица, находящегося в трудовых отношениях со своим работодателем или является членом руководящих органов предприятий, сумма возмещенных ему в установленном порядке расходов в пределах фактических расходов, а именно:

• на проезд (в том числе перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте),
• оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счета расходов на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и глажка одежды, обуви или белья), на наем других жилых помещений,
• оплату телефонных разговоров,
• оформление загранпаспортов, разрешений на въезд (виз),
• обязательное страхование,
• другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, в том числе любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов.

Указанные расходы не являются объектом налогообложения только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов.

Такими документами являются:

• транспортные билеты или транспортные счета (багажные квитанции), в том числе электронные билеты при наличии посадочного талона, если его обязательность предусмотрена правилами перевозки на соответствующем виде транспорта, и расчетные документы об их приобретении по всем видам транспорта, в том числе чартерных рейсов;
• счета, полученные из гостиниц (мотелей) или от других лиц, оказывающих услуги по размещению и проживанию физического лица, в том числе бронирование мест в местах проживания;
• страховые полисы и прочее;

Кроме того, любые расходы не включаются в налогооблагаемый доход при наличии документов, подтверждающих связь такой командировки с хозяйственной деятельностью работодателя/командирующей стороны, в частности (но не исключительно):

• приглашений принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью работодателя/командирующей стороны;
• заключенного договора или контракта;
• других документов, устанавливающих или удостоверяющих желание установить гражданско-правовые отношения;
• документов, удостоверяющих участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, проводимых по тематике, совпадающей с хозяйственной деятельностью работодателя/командирующей стороны.

По запросу представителя контролирующего органа работодатель/сторона направляет, обеспечивает за свой счет перевод подтверждающих документов, выданных иностранным языком.

Кроме того. в налогооблагаемый доход не включаются, и как следствие, не облагаются расходы, не подтвержденные документально, на питание и финансирование других собственных нужд физического лица (суточные расходы), понесенные в связи с такой командировкой.

Размер суточных в пределах Украины определяется в сумме не более 0,1 размера минимальной заработной платы, установленной на 1 января налогового (отчетного) года, в расчете за каждый календарный день командировки (в 2019 году - 417,3 грн), а для командировок за границу - не выше 80 евро за каждый календарный день командировки по официальному обменному курсу гривни к евро, установленному НБУ, в расчете за каждый день.

Аванс на загранкомандировку должен выдаваться в национальной валюте того государства, в которое отправляют работника, или в свободно конвертируемой валюте.

Если работодатель принимает решение о выплате суточных в большей сумме, то в таком случае сумма превышения облагается НДФЛ по ставке 18% и военным сбором по ставке 1,5%.

Указанная норма предусмотрена п 170.9.1 ст. 170 Налогового кодекса.

zp.sfs.gov.ua