Как правильно оформить работника

Нанимать работников могут компании, частные предприниматели, а также физические лица, которые берут на работу поваров, нянь, водителей и т. д. При этом все они становятся работодателями и должны соблюдать трудовое законодательство. Рассказываем обо всех тонкостях оформления работников.

Когда нужно заключать трудовой договор?

Часто работодатели заключают с работниками гражданско-правовые соглашения, а не трудовые. Однако тут вы не можете сами выбирать варианты. В отношениях работник — работодатель всегда заключается трудовой договор. Гражданско-правовое соглашение о предоставлении услуг заключается в случае сотрудничества с независимым подрядчиком или лицом, которое обеспечивает себя работой самостоятельно, то есть занимается предпринимательством, бизнесом.

Как правило, человек является работником, если:

• вы назначаете его на должность с определенными обязанностями, определяете режим работы и рабочее время;
• вы контролируете, как, когда и где он выполняет работу;
• вы платите фиксированную почасовую, еженедельную или ежемесячную зарплату;
• вы платите за процесс работы, а не за ее результат;
• вы предоставляете материалы и оборудование для выполнения работы;
• вы предоставляете выходные дни и оплачиваемые отпуска и т. д.

Отличаются ли правила оформления работников для юридических лиц, физических лиц или частных предпринимателей (ФЛП)?

Порядок оформления трудовых отношений с наемными работниками является одинаковым для всех работодателей. Он включает в себя три основных шага:

• заключение трудового договора;
• оформление приказа (или распоряжения для ФЛП) о принятии на работу;
• уведомление Государственной налоговой службы.

Какие документы должен предоставить работник?

Для заключения трудового договора работник должен предоставить:

• паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
• индивидуальный налоговый номер;
• трудовую книжку (при наличии).

Если это необходимо для работы, вы можете попросить предоставить документы об образовании, справку о состоянии здоровья и т. д.

Помните! Запрещено требовать от работников сведения об их партийной и национальной принадлежности, происхождении, регистрации места проживания или пребывания.

Обязательно ли заключать письменный трудовой договор?

Трудовой договор можно заключить в устной или письменной форме.

Письменная форма обязательна:

• если на этом настаивает работник;
• при организованном наборе работников;
• при работе в районах с особыми природными условиями и высоким риском для здоровья (например, радиоактивно загрязненная территория);
• при заключении контракта;
• при заключении договора с несовершеннолетними;
• если работодатель является частным предпринимателем или физическим лицом;
• для работников религиозных организаций;
• для работников, проходящих альтернативную службу;
• для работников, принимающих участие в общественных работах;
• для работников фермерских хозяйств;
• при заключении договора про дистанционную (надомную) работу;
• в других случаях, предусмотренных законодательством.

В других случаях вы можете заключить устный договор. Для этого работнику необходимо написать заявление о приеме на работу на имя руководителя. В свою очередь, руководитель ставит на заявлении свое решение.

По какой форме заключается трудовой договор?

Если вы физическое лицо или частный предприниматель, вы должны использовать утвержденную форму.

Если вы юридическое лицо, можете использовать произвольную форму договора, указав:

• трудовые обязанности работника;
• режим работы и отдыха;
• льготы, гарантии, компенсации;
• условия оплаты труда и условия премирования;
• доплаты, надбавки и другое.

Трудовой договор может быть:

• бессрочным;
• на определенный срок;
• на время выполнения определенной работы.

После заключения трудового договора вы должны выдать приказ или распоряжение о приеме работника на работу. Смотрите типовую форму приказа.

Что делать после заключения договора?

Вам необходимо уведомить Государственную налоговую службу Украины о приеме работника на работу.

Помните:

• уведомление подается до начала работы работника согласно утвержденной форме;
• это делает собственник бизнеса, уполномоченное им лицо или физическое лицо по месту их учета в качестве плательщиков Единого социального взноса (ЕСВ);
• уведомление можно подать в электронной или бумажной (если не более пяти работников) форме;
• предоставленную информацию вносят в реестр страхователей и реестр застрахованных лиц.

Важно! С 2015 года физические лица и частные предприниматели не регистрируют трудовые договоры в Государственной службе занятости. Они самостоятельно нумеруют договоры и делают записи в трудовой книжке.

dsp.gov.ua