Как ФЛП подать сканкопии трудовых книжек работников

Больше по теме:

Может ли работник подать в ПФУ свою бумажную трудовую книжку для оцифровки без участия работодателя?

В Украине продолжается процесс оцифровки бумажных трудовых книжек, составляющий переход к электронному учету трудовой деятельности. Согласно Закону от 05.02.2021 № 1217-IX «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины об учете трудовой деятельности работника в электронной форме» (далее – Закон № 1217) работодатели обязаны представлять в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности работников в виде сканированных книжек. По Закону № 1217 на оцифровку трудовых книжек отведено 5 лет – до 10 июня 2026 года. 

Приводим алгоритм представления ФЛП сканированных копий трудовых книжек наемных работников. 

Шаг 1. Вход в веб-портал Пенсионного фонда 

ФЛП заходит на официальный сайт и нажимает кнопку «Вхід». 

Авторизация осуществляется с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) или Дія.Підпис. 

После входа пользователь попадает в личный кабинет, где доступна вкладка «Кабінет страхувальника» (эта вкладка доступна только тем, кто зарегистрирован в ПФУ как работодатель) – именно через нее ФЛП может подавать документы в отношении своих работников. 

Шаг 2. Переход к услуге по предоставлению сканкопий 

В меню нужно выбрать: 

• Электронные услуги → Информация о трудовой деятельности → Подать скан-копии документов. 

Здесь открывается форма, в которой вносятся данные работника – фамилия, имя, отчество и регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика (РНУКПН). 

Шаг 3. Загрузка документов 

ФЛП добавляет отсканированные копии трудовой книжки работника (все страницы, содержащие записи о трудовой деятельности). Файлы должны быть в формате PDF, JPG и достаточного качества для считывания. 

Шаг 4. Подпись и отправка 

После проверки данных документ подписывается электронной подписью ФЛП и отправляется в Пенсионный фонд Украины через веб-портал. 

Шаг 5. Контроль результата 

Статус обработки поданных документов можно просмотреть в разделе «Вхідні/Надіслані документи». 

После проверки информация о трудовой деятельности работника будет внесена в Реестр застрахованных лиц, что гарантирует ее учет при дальнейшем расчете пенсии. 

Почему это важно 

Оцифровка трудовых книжек обеспечивает полноту данных о трудовом стаже работника в электронной системе. 

В будущем, после введения механизма автоматического назначения пенсий без обращения лица, все сведения будут браться только из электронных реестров. Если трудовая книжка не будет оцифрована, часть стажа может не учитываться, что повлияет на размер пенсии. 

Совет для ФЛП 

Не откладывайте оцифровку! Предоставьте все необходимые документы, чтобы гарантировать своим работникам корректный учет трудовой деятельности и избежать проблем в будущем. 

ГУ ПФУ в Черновицкой области