Электронная трудовая книжка: ответы на вопросы от ПФУ

Больше по теме:

Предусмотрена ли ответственность за неоцифровку трудовых книжек до 10.06.2026?

Каковы действия работодателя после окончания процесса оцифровки трудовых книжек?

Может ли работник подать в ПФУ свою бумажную трудовую книжку для оцифровки без участия работодателя?

Ведение учета трудовой деятельности работника в электронной форме в Украине введено еще с июня 2021 года (основание – Закон от 05.02.2021 № 1217-IX «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме»). Законом было определено 5 лет на перевод трудовых книжек в цифровую форму.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (далее – ЭТК) – это полный цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который надежно хранится в Реестре застрахованных лиц. Пенсионный фонд формирует ее автоматически – по отчетам работодателей и скан-копиям страниц бумажных книжек, представленных на оцифровку.

Следует отметить, что в Реестре застрахованных лиц имеется вся информация о трудовой деятельности с 2004 года. Итак, кто начал работать после 2004 года, оцифровывать трудовую не нужно.

Каковы преимущества ведения учета трудовой деятельности в электронной форме?

ЭТК обеспечивает большее удобство и доступность как для работников, так и для их работодателей.

Наличие электронной трудовой книжки уменьшает риск повреждения или потери документа.

При выходе на пенсию данные подтягиваются автоматически, что избавляет от необходимости собирать бумажные справки и лично посещать отделения ПФУ (автоматизация выплат). Также есть возможность когда-либо проверить свой страховой стаж в личном кабинете на портале ПФУ, вовремя выявить ошибки и исправить их (контроль стажа).

Преимущества для работодателей:

• уменьшение бумажной нагрузки: минимизация кадровых формальностей и объем бумажного документооборота;
• уменьшение рисков: отсутствие необходимости хранить и учитывать бумажные бланки строгой отчетности, за потерю которых предусмотрена ответственность;
• скорость процессов: оперативное внесение записей и удобное взаимодействие с государственными реестрами.

Кто подает документы на оцифровку?

Предоставить сканированные копии бумажной трудовой книжки и других документов, подтверждающих трудовую деятельность работника, можно через удобный и доступный сервис на веб-портале электронных услуг ПФУ: за работающих лиц подают работодатели (через личный кабинет страхователя), нетрудоустроенные лица – самостоятельно (через личный кабинет застрахованного лица). При необходимости можно обратиться в сервисный центр Фонда.

Как подать для оцифровки скан-копии трудовой книжки?

На веб-портале ПФУ необходимо авторизироваться с помощью квалифицированной электронной подписи. В разделе «Коммуникации по ПФУ» выберите вкладку «Сведения о трудовых отношениях», заполнить заявление, прикрепить сканированные копии всех заполненных страниц трудовой книжки в хронологическом порядке и отправить подписанный документ

Следует отметить, что скан-копии документов должны быть цветными, четкими и отображать все реквизиты документа (формат изображения JPG/PDF).

Кроме трудовой книжки, для подтверждения определенных периодов стажа можно скачать сканированные копии: военного билета; диплома (свидетельства, аттестата) об очном обучении (вместе с приложением); свидетельства рождения ребенка (для женщин), другие документы о стаже. В случае смены фамилии, имени, отчества прилагаются документы, подтверждающие изменение персональных данных (в частности, свидетельство о браке, расторжения брака или смене имени).

С результатами обработки отправленного заявления можно ознакомиться в разделе «Мої звернення».

В случае отклонения обращения причина будет указана в поле «Повідомлення». Другие статусы, кроме «Виконано» или «Скасовано виконання», свидетельствуют о том, что обращение еще находится в работе.

Какие распространенные ошибки при оцифровке трудовых книжек?

Неверное сканирование документов. Многие обращения отменяются из-за технических ошибок при сканировании документов. В частности, речь идет о ситуациях, когда сканированные страницы не принадлежат заявителю; отсутствие скан-копии титульной страницы; копии сделаны не с оригинала трудовой книжки, а с ее ксерокопий; формат скан-копии черно-белый вместо цветного; на сканах обрезаны важные реквизиты – даты, номера приказов и т. д.

Некорректное оформление трудовой книжки. Нарушение требований к оформлению самой трудовой книжки – нет подписи владельца трудовой книжки; отсутствует запись об изменении фамилии, имени или отчества, печати организации или подписи ответственного лица и т. п.

Где можно посмотреть сведения об электронной трудовой книжке?

На веб-портале Пенсионного фонда Украины – пункт меню «Електронна трудова книжка» в разделе «Дані ЕТК» – вкладка «Записи трудової книжки».

В закладке «Відцифрована ЕТК» застрахованное лицо имеет возможность ознакомиться с результатами оцифровки своей трудовой деятельности.

При обнаружении электронной записи о трудовой деятельности с ошибками нужно сформировать новую корректную запись, ведь от этого зависит назначение пенсии и расчет страхового стажа.

Кроме того, в закладке «Скан-копії трудової книжки» можно просмотреть сканы документов, приобщенных к обращению.

Как человек, работающий за границей, может оцифровать трудовую?

Такие лица могут предоставить пакет документов для оцифровки трудовой через веб-портал электронных услуг ПФУ при наличии электронной цифровой подписи.

Если не оцифровали трудовую книжку до 10 июня 2026 года?

Страхователи, не подавшие на оцифровку бумажные трудовые книжки, застрахованные лица, не сделавшие этого самостоятельно, смогут это осуществить и после 10 июня 2026 года.

Бумажная трудовая книжка продолжает оставаться документом, который подтверждает периоды работы и может использоваться при назначении пенсии.

Действующими нормативно-правовыми актами не предусмотрена ответственность в случае неподачи копий бумажной трудовой книжки в установленный срок.

Пенсионерам, которым пенсия уже назначена, повторно подавать трудовую книжку не нужно. Весь стаж, который учитывался при назначении пенсии, уже есть в информационных системах ПФУ.

ПФУ во Львовской области