Документы для других государств: как оформить апостиль в ГНС

Больше по теме:

Роль печати на бумажных и электронных первичных документах: когда реально помогает ее наличие?

Как заполняется заявление о проставлении апостиля в Государственной налоговой службе Украины на официальных документах, предназначенных для использования на территории других государств, в случае его подачи представителем ЮЛ?

В соответствии с п. 5 Правил проставления апостиля на официальных документах, предназначенных для использования на территории других государств, утвержденных совместным приказом МИД, МВД, МОН, Минфина, Минюста от 17.03.2023 № 125/209/293/139/999/5, апостиль проставляется по требованию лица, подписавшего документ, или по требованию физического/юридического лица (их представителей).

Согласно ст. 237 Гражданского кодекса Украины (далее – ГКУ) представительство возникает на основании договора, закона, акта органа юридического лица и по другим основаниям, установленным актами гражданского законодательства.

Представительство, основанное на договоре, может осуществляться по доверенности (ч. 1 ст. 244 ГКУ).

Доверенность от имени юридического лица выдается его органом или другим лицом, уполномоченным на это его учредительными документами (ст. 246 ГКУ).

Рекомендованная форма заявления о проставлении апостиля в Государственной налоговой службе Украины на официальных документах, предназначенных для использования на территории других государств для юридического лица (далее – Заявление), размещена на веб-портале ГНС по ссылке: Главная/«Діяльність»/«Апостиль»/«Форми Заяв про проставлення апостиля в Державній податковій службі України на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав для фізичних та юридичних осіб».

В правом углу Заявления (в частности, в случае подачи его представителем юридического лица (далее – представитель)) указывается информация согласно сведениям Единого государственного реестра юридических лиц, физических лиц – предпринимателей и общественных формирований, а именно:

• полное наименование юридического лица;
• место регистрации (фактического местонахождения);
• контактный телефон.

В табличной части Заявления представитель отмечает:

• в графе «№ з/п» – номер по порядку документа или документов (к одному Заявлению прилагаются все документы), на котором (которых) необходимо проставить апостиль;
• в графе «Назва, дата видачі та номер документа» – реквизиты документа для юридического лица, который предоставляется для проставления апостиля и предназначен для использования на территории других государств: его название, дату и номер или данные штрих-кода или QR-кода размещенного в нижней части, если таковые содержатся на документе;
• в графе «Суб’єкт господарювання зазначений в документі» – организационно-правовая форма и название юридического лица;
• в графе «Отримувач документів у т. ч. за довіреністю» – фамилия, имя и отчество (при наличии) представителя, который будет получателем документа (документов) с проставленным апостилем/обоснованного отказа в проставлении апостиля. Если представителем является другое юридическое лицо – указывается название такого юридического лица.

В полях Заявления:

• «Назва країни, в якій буде (будуть) використовуватися документ(и)» указывается название страны, в которой будет (будут) использоваться документ (документы) с проставленным апостилем;
• «Поштова адреса для надсилання документів з проставленим апостилем або обґрунтованою відмовою засобами поштового зв’язку АТ «Укрпошта»» указывается почтовый адрес (наименование улицы (проспекта, бульвара, переулка и т. д.), номер дома, квартиры/офиса, наименование населенного пункта, района, области и почтовый индекс) получателя документов.

В случае отправки обоснованного отказа на указанный в Заявлении почтовый адрес возвращается документ (документы), который (которые) был (были) приняты Государственной налоговой службой Украины для проставления апостиля;

• «Телефонний номер заявника» указывается контактный телефон представителя.

Под текстом Заявления проставляется дата подачи с личной подписью представителя, его фамилия, имя и отчество (при наличии).

К Заявлению прилагается оригинал доверенности с указанием полномочий представителя, выдаваемой руководителем юридического лица или другим лицом, уполномоченным на это его учредительными документами, или ее заверенная копия (копия, заверяемая лицом, которому в соответствии с законодательством предоставлено право заверять доверенности).

ОИР, категория 135.01