Как восстановить документ, со дня регистрации которого прошло более 75 лет

Больше по теме:

Сроки хранения первичных документов увеличены: повлияет ли это на сроки давности для проверок

Приказы и распоряжения: основные термины, виды и сроки хранения

Свидетельства о рождении, браке, смерти и других актах гражданского состояния хранятся в отделах государственной регистрации актов гражданского состояния (ГРАГС) в течение 75 лет. По истечении этого срока книги государственной регистрации передаются на постоянное хранение в государственные архивы соответствующей области или города Киева.

Куда обращаться за документом

Если с даты регистрации акта гражданского состояния исполнилось более 75 лет, для получения документа необходимо обращаться непосредственно в государственный архив, в котором хранятся соответствующие книги регистрации. Именно архивы выдают архивные справки или извлечения из актовых записей.

Как подать запрос в архив

Запрос можно подать:

• лично;
• почтовым отправлением;
• по электронной почте (при условии, что архив принимает электронные обращения).

В запросе обязательно нужно указать:

• фамилию, имя и отчество лица, в отношении которого запрашивается документ;
• дату и место события (рождение, брак, смерть и т. п.);
• контактные данные заявителя (номер телефона, электронный или почтовый адрес).

Срок рассмотрения запроса составляет до 30 календарных дней, а в исключительных случаях может быть продлен до 45 дней.

Важные нюансы

Если государственный архив, где хранятся документы, расположен на временно оккупированной территории, Государственная архивная служба Украины может определить другой архив, который временно хранит копии документов и осуществляет выдачу справок.

Если актовая запись была оцифрована и внесена в Государственный реестр актов гражданского состояния, следует обратиться в любой отдел ГРАГС или воспользоваться порталом «Дія». Для получения извлечения необходимо предъявить паспорт и документы, подтверждающие родственные связи (например, свидетельство о рождении). Услуга по выдаче архивного извлечения является платной – уплачивается государственная пошлина.

Если документов не сохранилось

При отсутствии книг государственной регистрации актов гражданского состояния архив предоставляет архивную справку о невозможности выполнения запроса. Такой документ может быть использован в суде при установлении факта родственных отношений.

Минюст