Проводим аудит отпусков

Проведение аудита отпусков законодательством прямо не предусмотрено, однако эта процедура важна для проверки правильности их предоставления и формирования отпускных резервов. В этой статье расскажем об основных правилах ежегодных отпусков и особенностях их предоставления в период действия военного положения. Также рассмотрим сам процесс аудита отпусков и документы, которые при этом проверяются.

Зачем нужен аудит и какие отпуска проверяются

Аудит проводится в целях проверки правильности составления графика отпусков, формирования резерва отпускных, выявления и устранения нарушений при предоставлении ежегодных отпусков.

Сроки и обязанности по проведению аудита отпусков законодательством не установлены, но рекомендуется осуществлять его параллельно с составлением графика отпусков или до конца рабочего года.

Обычно проводится аудит ежегодных отпусков (основных и дополнительных), так как на основании полученных данных составляется график отпусков на следующий год и формируется резерв отпускных. Впрочем, желательно проверить и другие виды отпусков, в частности дополнительного социального отпуска на детей, а также отпусков, которые не переносятся на следующий год, чтобы не создавать задолженность по этим отпускам. О видах отпусков, которые не переносятся на следующий год, можно прочитать в статье «Какие отпуска «сгорают» в конце года?».

В данной статье мы сделаем акцент на аудит ежегодных отпусков.

Каковы основные правила предоставления отпусков

Прежде чем приступить к аудиту отпусков, напомним основные правила предоставления отпусков, предусмотренные КЗоТ и Законом от 15.11.1996 № 504/96-ВР «Об отпусках» (далее – Закон № 504).

Правило 1. Неиспользованная часть ежегодного отпуска должна быть предоставлена работнику до конца рабочего года, но не позднее 12 месяцев после его окончания (ч. 7 ст. 79 КЗоТ, ч. 2 ст. 12 Закона № 504). Во время войны это правило не применяется. 

Правило 2. Нормами ч. 5 ст. 80 КЗоТ и ч. 5 ст. 11 Закона № 504 запрещено не предоставлять ежегодный отпуск полной продолжительности:

• в течение двух лет подряд – в общем случае;
• в течение рабочего года – лицам младше 18 лет и работникам, имеющим право на ежегодные дополнительные отпуска за работу с вредными и тяжелыми условиями или с особым характером труда.

Правило 3. Ежегодный основной отпуск предоставляется работникам продолжительностью не менее 24 календарных дней (далее – к. д.) за отработанный рабочий год, который исчисляется со дня заключения трудового договора (ст. 75 КЗоТ, ст. 6 Закона № 504).

Правило 4. По желанию работника часть ежегодного отпуска может заменяться денежной компенсацией, если основная ее часть составляет 24 к. д. Но полная замена ежегодного отпуска денежной компенсацией является нарушением. Не допускается замена всех видов отпусков денежной компенсацией несовершеннолетним лицам.

Правило 5. Право работника на ежегодные основной и дополнительные отпуска полной продолжительности в первый год работы наступает по истечении шести месяцев непрерывной работы на этом предприятии.

Правило 6. В случае предоставления работнику ежегодных отпусков до истечения шестимесячного периода непрерывной работы их продолжительность определяется пропорционально отработанному времени (ч. 6 ст. 10 Закона № 504).

Но во время военного положения некоторые из этих правил не действуют. А именно:

1. Нормы ч. 7 ст. 79, ч. 5 ст. 80 КЗоТ, а также ч. 5 ст. 11, ч. 2 ст. 12 Закона № 504 в этот период не применяются.
2. Если продолжительность ежегодного основного отпуска работника составляет более 24 к. д., предоставление неиспользованных в этот период дней такого отпуска переносится на период после прекращения или отмены военного положения. Но по решению работодателя неиспользованные дни такого отпуска могут предоставляться без сохранения заработной платы (абзац второй ч. 1 ст. 12 Закона от 15.03.2022 № 2136-IX «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения», далее – Закон № 2136).
3. По решению работодателя продолжительность ежегодного основного отпуска работника может быть ограничена 24 к. д. за текущий рабочий год (абзац первый ч. 1 ст. 12 Закона № 2136).
4. Работодатель может отказать работнику в предоставлении любого вида отпусков (кроме отпуска по беременности и родам и отпуска по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста), если такой работник привлечен к выполнению работ на объектах критической инфраструктуры, работ по производству товаров оборонного назначения или к выполнению мобилизационного задания (заказа) (ч. 2 ст. 12 Закона № 2136).
5. Предоставление работнику любого вида отпуска (кроме отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком до трех лет и отпуска в связи с усыновлением ребенка) сверх ежегодного основного отпуска (свыше 24 к. д.) по решению работодателя может осуществляться без сохранения заработной платы. Неиспользованные дни такого отпуска переносятся на период после прекращения (отмены) военного положения. По решению работодателя неиспользованные дни такого отпуска могут предоставляться без сохранения зарплаты. Соответствующая норма предусмотрена абзацем третьим ч. 1 ст. 12 Закона № 2136.
6. Работодатель может отказать работнику в предоставлении неиспользованных дней ежегодного отпуска, но в случае увольнения работника в период действия военного положения ему выплачивается денежная компенсация за неиспользованный отпуск (абзац пятый, шестой ч. 1 ст. 12 Закона № 2136).

Заметим, что п. 5 и второе предложение п. 2 не применяются к руководящим работникам заведений образования, других учреждений и заведений, педагогическим, научно-педагогическим и научным работникам.

С чего начинается аудит отпусков

Работодатель в лице руководителя принимает решение о проведении внутреннего аудита отпусков, которое оформляется распорядительным документом, в частности, приказом по предприятию (см. образец).

Образец. Приказ о проведении внутреннего аудита отпусков

Какие документы проверяют в процессе аудита отпусков

Во время аудита кадровик изучает:

• коллективный договор (если заключается на предприятии);
• положение об отпусках (при наличии);
• график отпусков;
• журналы регистрации отпусков (в них указывается конкретный период и вид отпуска);
• приказы о предоставлении отпусков;
• личные дела;
• личные карточки по типовой форме № П-2 (утверждена совместным приказом Госстата и Минобороны от 25.12.2009 № 495/656);
• табель учета использования рабочего времени работников и т. п.

Напомним, что очередность предоставления отпусков определяется графиком, составление которого обязательно в соответствии с ч. 10 ст. 10 Закона № 504. Подробнее о составлении графика отпусков читайте в статье «График отпусков: составляем правильно».

В коллективных договорах прописываются, в частности, условия, виды и количество дней ежегодных отпусков. Также колдоговором определяется право работников на дополнительные ежегодные отпуска и устанавливается их продолжительность. Речь идет об отпусках:

1) за работу с вредными и тяжелыми условиями труда (ст. 7 Закона № 504);

2) за особый характер предоставляемых трудов (ст. 8 Закона № 504):

• отдельным категориям работников, работа которых связана с повышенной нервно-эмоциональной и интеллектуальной нагрузкой или выполняется в особых естественных географических и геологических условиях и условиях повышенного риска для здоровья (ч. 1);
• работникам с ненормированным рабочим днем (ч. 2).

Но обратите внимание, что во время военного положения работодатель может инициировать приостановление действия отдельных положений коллективного договора. Действие таких положений может быть остановлено только по взаимному согласию сторон коллективного договора в порядке, определенном данным коллективным договором (ст. 11 Закона № 2136).

Кроме того, часто на предприятиях утверждается отдельное Положение об отпусках.

Также во время аудита могут изучаться докладные записки о возможных расхождениях в предоставлении отпусков. Например, если в табеле учета рабочего времени указано, что работник работал в период, когда по графику отпусков он находился в отпуске, возможно, что работника отозвали из отпуска. Тогда следует проверить, как зафиксирован период отпуска, указан ли его остаток в личной карточке работника, и сверить с соответствующими приказами.

Самое важное – изучаются приказы о предоставлении отпусков работникам, проверяется их наличие в личном деле и осуществляется сверка с табелем учета рабочего времени.

Поскольку в табелях фиксируется отработанное работниками время, на их основании работникам начисляется зарплата и отпуск. Поэтому данные табелей сверяют со сроками отпусков, указанными в приказах об их предоставлении. Так контролируется правильность предоставления отпусков, их сроки и начисление отпускных.

Как проверить учет отпусков в личной карточке

Напомним, законодательство обязывает работодателя вести учет отпусков (ч. 12 ст. 10 Закона № 504). Такий учет, в частности, ведется в личной карточке типовой формы № П-2.

Во время аудита необходимо сверить записи в разделах IV «Назначение и перевод» (дата заключения трудового договора) и V «Отпуска» (за какой период с момента заключения трудового договора предоставлялись отпуска) личной карточки. При этом рассчитывается количество неиспользованных дней ежегодного отпуска и выясняется, за какой период и какой вид отпуска не использован.

На основании данных личной карточки проверяется правильность начисления компенсации за неиспользованные дни отпуска при увольнении работника и своевременность ее выплаты (в день увольнения при проведении окончательного расчета).

Как свериться с графиком отпусков

Во время аудита важно проверить, предоставляются ли отпуска по утвержденному графику и были ли отклонения от него, а если были, то по какой причине. Это необходимо сделать для выполнения норм ч. 2 ст. 11 Закона № 504, согласно которому ежегодный отпуск должен быть перенесен на другой период в следующих случаях:

• нарушение работодателем срока письменного уведомления работника о времени предоставления отпуска;
• несвоевременная выплата работодателем заработной платы работнику за время ежегодного отпуска;
• временная нетрудоспособность работника, удостоверенная в установленном порядке;
• выполнение работником государственных или общественных обязанностей, если он подлежит освобождению в настоящее время от основной работы с сохранением зарплаты;
• наступление срока отпуска по беременности и родам;
• совпадение ежегодного отпуска с учебным;
• установление согласно Закону от 26.01.2022 № 2010-IX «О социальной и правовой защите лиц, в отношении которых установлен факт лишения личной свободы в результате вооруженной агрессии против Украины, и членов их семей» факта лишения работника личной свободы в результате вооруженной агрессии против Украины.

Не забывайте об особенностях предоставления отпусков в период действия военного положения (см. выше). Если работодатель считает, что в текущем году он может предоставить работнику только 24 к. д. основного отпуска из 30, предусмотренных коллективным договором, то вносить в график отпусков нужно только дни, которые будут предоставляться.

Что нужно сделать на завершающем этапе

После сверки всех вышеперечисленных документов ответственное за аудит лицо должно суммировать количество неиспользованных дней ежегодных отпусков в разрезе их видов отдельно по каждому работнику по состоянию на 31 декабря.

После этого кадровик представляет отчет в бухгалтерию. Поскольку форма этого отчета нормативным актом не утверждена, его составляют в произвольной и удобной форме, установленной на предприятии.

Выводы

При проведении аудита отпусков кадровик преимущественно работает с личной карточкой работника по типовой форме № П-2, приказами о предоставлении отпусков, журналом регистрации отпусков и графиком отпусков.

И хотя аудит отпусков прямо не предусмотрен законодательством, он является необходимым элементом работы в кадровом делопроизводстве, позволяющим в случае необходимости устранить выявленные нарушения.