Подписывайся на информационную страховку бухгалтера
Подписаться

Замещение временно отсутствующего работника: условия и оформление

17.01.2025 237 0 0

Ситуация, когда работник по определенным причинам временно не может выполнять свои обязанности по должности, – довольно распространенная. Тогда возникает необходимость поручить их выполнение другому работнику. Рассмотрим, как это документально оформить:

  • без освобождения другого работника от его основных обязанностей;
  • с освобождением от его основных обязанностей.

Замена временно отсутствующего работника без освобождения от основных обязанностей

Обязанности временно отсутствующего работника (в частности, из-за его болезни, отпуска, командировки и т. п.) может выполнять другой работник без освобождения от его основных обязанностей или с освобождением.

Выполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своих основных обязанностей – это замена временно отсутствующего работника. Такая замена подобна совмещению профессий (должностей), то есть выполнению обязанностей по другой профессии (должности). Однако совмещение возможно исключительно по вакантной должности, а мы рассматриваем выполнение обязанностей по должности, которую занимает временно отсутствующий работник. Это часто подчеркивает в своих разъяснениях Гоструда (в частности, см. здесь).

Подробнее о совмещении должностей см. в «Установление совмещения по разным должностям».

Выполнение обязанностей вместо временно отсутствующего работника без освобождения от своих основных обязанностей прекращается в день выхода на работу работника, обязанности которого выполнялись.

Таким образом:

  • выполнение дополнительных обязанностей обозначает фактическую замену временно отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы (в связи с болезнью, командировкой, отпуском, мобилизацией и т. п.);
  • наряду с выполнением дополнительных функций работник продолжает выполнять свою основную работу, предусмотренную его трудовым договором;
  • выполнение дополнительных обязанностей происходит в течение рабочего дня работника.

Заметим: законодательство не содержит каких-либо ограничений относительно должностей (профессий), по которым могут выполняться обязанности временно отсутствующего работника наряду с основными обязанностями. Но понятно, что такую временную работу поручат только работнику, который имеет соответствующую квалификацию (образование, профессиональную подготовку, опыт), необходимую для выполнения такой работы Также характер основной работы должен позволять работнику выполнять в течение рабочего дня еще и обязанности по другой должности.

Выполнение дополнительных обязанностей оформляется приказом руководителя предприятия о возложении на работника, по его согласию (которое подтверждается заявлением, см. образец 1), дополнительных функций вместо временно отсутствующего работника (см. образец 2).

Обратите внимание, что согласно ст. 105 КЗоТ работнику, выполняющему обязанности временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы, производится соответствующая доплата, о чем необходимо отметить в приказе.

Порядок и размер такой доплаты, как правило, устанавливается в коллективном договоре или ином локальном акте, например положении об оплате труда. Законодательство не регулирует размеры доплат для предприятий небюджетной сферы и оставляет этот вопрос на усмотрение работодателя. Для бюджетной сферы доплата (надбавка) устанавливается соответствующими Отраслевыми соглашениями, как правило, в размере до 50 % оклада (ставки).

Образец 1

Директору ТОВ «Будівник»
Олександру Філенку
економіста
планового відділу
Кириленка Н. М.

Заява

Надаю згоду на тимчасове виконання обов’язків економіста з ціноутворення планового відділу без звільнення від своїх основних обов’язків на період відпустки економіста з ціноутворення планового відділу Кравчука Р. Р. з 19.01.2025 до 19.02.2025.

17.01.2025                                            Кириленко

Образец 2

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «БУДІВНИК»
(ТОВ «БУДІВНИК»)

Код ЄДРПОУ 12345678

НАКАЗ

17.01.2025 м. Дніпро                           № 17-К

Про виконання Кириленком Н. М.
обов’язків тимчасово відсутнього працівника
без звільнення від своїх основних обов’язків

НАКАЗУЮ:

  1. Покласти на КИРИЛЕНКА Назарія Миколайовича, економіста планового відділу, тимчасове виконання обов’язків економіста з ціноутворення планового відділу без його звільнення від своїх основних обов’язків на період відпустки економіста з ціноутворення Кравчука Р. Р. з 19.01.2025 до 19.02.2025.
  2. Установити КИРИЛЕНКУ Н. М. доплату за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника в розмірі 50 % посадового окладу економіста з планування відповідно до штатного розпису.

Підстава: заява Кириленка Н. М. від 17.01.2025.

Директор

З наказом ознайомлений

 

17.01.2025

підпис

 

підпис

 

Олександр ФІЛЕНКО

 

Назарій КИРИЛЕНКО

 

Замена временно отсутствующего работника с освобождением от основных обязанностей

Выполнение обязанностей по должности временно отсутствующего работника возможно также с освобождением от основных обязанностей. Часто такое временное выполнение других обязанностей оформляется при отсутствии руководителя (или другого должностного лица), поэтому его еще называют «временным заместительством».

Временным заместительством считается выполнение служебных обязанностей по должности временно отсутствующего работника, если это вызвано производственной необходимостью.

В таком случае работник временно освобождается от выполнения своих должностных обязанностей. Ему доплачивается разница между его фактическим окладом и должностным окладом работника, которого он заменяет.

При этом доплата производится, если работник не является заместителем или помощником отсутствующего работника согласно штатному расписанию и должностной инструкции или уставу. Об этом сказано в п. 1 разъяснения Госкомтруда и Секретариата ВЦСПС от 29.12.1965 № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства» (далее – Разъяснение № 30/39), которое все еще остается действующим.

Такое выполнение обязанностей оформляется распорядительным документом (см. образец 3).

Но если должностной инструкцией работника предусмотрено выполнение обязанностей другого работника во время его отсутствия, такое замещение осуществляется без издания отдельного приказа и без доплаты. Соответствующее разъяснение содержится в письме Гоструда от 19.01.2024 № 104/2/2.1-ЗВ-24а.

Отметим: так как в Разъяснении № 30/39 речь идет именно о должностном окладе (а не о тарифной ставке), а также о служебных обязанностях, на практике такое временное заместительство не применяется к работникам, относящимся к профессиональной группе «Рабочие», а также к работникам некоторых других профессиональных групп, в частности «Технические служащие».

Что касается премий временному заместителю, то они начисляются согласно коллективному договору (положению о премировании). Если же этот вопрос не урегулирован локальными актами предприятия, можно обратиться к п. 1 Разъяснения № 30/39, где сказано, что временные заместители премируются по условиям и в размерах, установленных по должности работника, которого они замещают. Начисляется премия на должностной оклад заместителя.

Образец 3

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «МРІЯ»
(ТОВ «МРІЯ»)

Код ЄДРПОУ 12345678

НАКАЗ

28.01.2025 м. Полтава                             № 25-К

Про призначення Іващенка І. І.
тимчасово виконувачем обов’язків

НАКАЗУЮ:

  1. Призначити ІВАЩЕНКА Ігоря Івановича, начальника відділу маркетингу, виконувачем обов’язків директора підприємства тимчасово, на час перебування директора Павленка П. П. у відрядженні – з 01.02.2025 до 25.02.2025 з увільненням на цей час від обов’язків за основною посадою;
  2. Доплатити ІВАЩЕНКУ І. І. різницю між посадовим окладом начальника відділу маркетингу та окладом директора підприємства.

Підстава: заява начальника відділу маркетингу Іващенка І. І. від 27.01.2025.

Генеральний директор

З наказом ознайомлений

 

28.01.2025

підпис

 

підпис

 

Олексій ФІРТАШ

 

Ігор ІВАЩЕНКО

 

Другие варианты временного выполнения обязанностей

Кроме вышерассмотренных вариантов, в случае временного отсутствия работника можно принять на работу стороннего работника по срочному трудовому договору. Такой вариант может быть приемлемым в случае, если:

  • отсутствие основного работника будет длительным, например мобилизация, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком до трех (шести) лет;
  • за основным работником согласно законодательству сохраняется место работы и должность, но не сохраняется заработок.

В таком случае после возвращения на работу основного работника принятый по срочному трудовому договору другой работник подлежит увольнению по п. 2 ст. 36 КЗоТ. Но если окажется, что он относится к защищенной категории (ст.184, 1861, 119, 1191 КЗоТ), уволить его будет почти невозможно. Подробнее об этом см. в статье «Можно ли уволить декретчицу в связи с окончанием срочного трудового договора?». О порядке выполнения обязанностей по вакантной должности см. в статье «Временное выполнение обязанностей по вакантной должности: оформление и оплата труда».

Зразок 1. Заява про згоду виконувати обов’язки тимчасово відсутнього працівника.doc
Скачать
Зразок 2. Наказ про виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника.doc
Скачать
Зразок 3. Наказ про тимчасове призначення виконувачем обов’язків.doc
Скачать

Комментарии к материалу

Оформить подписку на раздел «Кадровик»

«КАДРОВИК» UTEKA.UA для инспекторов по кадрам, менеджеров персонала, или начальник отдела кадров, то есть в профессиональной жизни связаны с работой с кадрами, Раздел «КАДРОВИК» - именно для вас! Большой банк кадровых знаний с ежедневным обновлением, генератор решений, который поможет тратить минимум времени на решение задач.

7116 грн. / год

Купить

Лучшие материалы