Выплата аванса работникам на практических примерах

17.12.2018 39609 2 4

Акценты этой статьи: как правильно определить сумму аванса работнику и чем грозят предприятию ошибки в расчете аванса; как структура заработной платы влияет на размер аванса; применяется ли НСЛ к авансу; как упростить расчет аванса для бухгалтера и при этом не нарушить нормы действующего законодательства.

Из месяца в месяц бухгалтер выплачивает работникам часть зарплаты авансом, то есть еще до окончания текущего периода, за который начисляется зарплата. Напомним, что представляет собой аванс и чем грозит предприятию невыплата аванса или его выплата в неполном объеме.

Ответственность за нарушение трудового законодательства

Бухгалтеру следует быть предельно внимательным при расчете аванса, так как выплата его в размере меньше установленного законодательством чревата штрафом по ст. 265 КЗоТ.

Какой именно штраф применяется за невыплату (неполную выплату) аванса?

По этому вопросу есть разные мнения. Так, Минсоцполитики в письме от 16.03.18 г. № 118/0/ 22-18 приходит к выводу, что применяется штраф на основании абзаца третьего ч. 2 ст. 265 КЗоТ – за выплату зарплаты и иных выплат, предусмотренных законодательством о труде, не в полном размере. Размер штрафа – 3 МЗП (минимальные зарплаты), то есть 11 169 грн. (для 2018 года).

Гоструда в письме от 03.04.18 г. № 2547/4/4.1-ДП-18 утверждает, что выплата аванса не в полном объеме является несоблюдением минимальных государственных гарантий. А значит, в данном случае должен применяться штраф на основании абзаца четвертого ч. 2 ст. 265 КЗоТ. Здесь размер штрафа – 10 МЗП за каждого работника, то есть 37 230 грн. (для 2018 года).

Мы считаем, в данном случае должен применяться штраф в размере 1 МЗП, предусмотренный абзацем восьмым ч. 2 ст. 265 КЗоТ за нарушение иных требований трудового законодательства.

Общие требования к выплате аванса

Начнем с того, что самого термина «аванс» действующее законодательство не содержит. Правильно говорить «заработная плата за первую половину месяца». Но так как термин «аванс» используется повсеместно, мы будем употреблять его и далее, подразумевая под ним зарплату за первую половину месяца.

В какие сроки должен быть выплачен аванс?

В соответствии с ч. 1 ст. 115 КЗоТ работодатель должен выплачивать зарплату работникам регулярно в рабочие дни не реже двух раз в месяц через промежуток времени, не превышающий 16 календарных дней, и не позднее 7 дней после окончания периода, за который производится выплата. Иными словами, зарплата должна быть выплачена не позже 7-го числа следующего месяца, а аванс – на 16 дней раньше.

На заметку! Каждый работодатель обязан внутренним документом утвердить сроки выплаты как для зарплаты за первую половину месяца, так и для окончательного расчета по зарплате за месяц.

В каком размере нужно начислять аванс?

Размер аванса не может быть меньше суммы оплаты, начисленной за фактически отработанное время из расчета тарифной ставки (должностного оклада) работника. Не считаются отработанным временем дни отпуска, пребывания на больничном и время, не отработанное по иным причинам. То есть такое время не включают в расчет аванса.

Какие выплаты не входят в расчет аванса?

Зарплата начисляется работникам за полный месяц, а аванс – это межрасчетная выплата. В ст. 115 КЗоТ имеется в виду именно выплата аванса (на руки, «чистыми»). Поэтому нет необходимости учитывать при выплате аванса премии, доплату зарплаты до уровня МЗП, индексацию.

Будет ли правильно учитывать НСЛ при налогообложении аванса?

Нет. В пп. 169.2.1 Налогового кодекса сказано, что НСЛ применяется к начисленному месячному доходу в виде зарплаты. А авансовую выплату доходом за месяц назвать нельзя.

На заметку! Размер аванса должен быть согласован с представителем трудового коллектива или с профсоюзом, но не может составлять менее суммы оплаты за фактически отработанное время, рассчитанной исходя из тарифной ставки (должностного оклада) работника) (ч. 3 ст. 115 КЗоТ, ч. 3 ст. 24 Закона от 24.03.95 г. № 108/95-ВР «Об оплате труда»).

Практические ситуации

Рассмотрим в табличном виде расчет и выплату аванса в разных ситуациях.

Общее условие для всех ситуаций: аванс выплачивается за декабрь 2018 года, норма рабочего времени – 20 рабочих дней (далее – р. д.) (158 рабочих часов, далее – р. ч). Дополнительно указаны для каждой ситуации: график работы, а также фактически отработанное время.

Нюанс! Мы за основу для расчета взяли рабочие часы, хотя предприятие может взять и рабочие дни (если речь не идет о суммированном учете рабочего времени или о сокращенном рабочем времени).

Таблица 1.
Расчет в ситуациях, когда нет работы
в ночное время, праздничные и выходные дни

Ситуация	Условия для расчета	Минимально допустимая сумма аванса к выплате
1	2	3
1	Структура зарплаты работника: – оклад – 1 900 грн. (пропорционально отработанному времени); – индексация – 80 грн. (условно, за полностью отработанный месяц); – доплата зарплаты до уровня МЗП – 1 743 грн. (пропорционально отработанному времени). С 1 по 15 декабря работник отработал 10 р. д. (80 р. ч), график его работы: 8 р. ч/40 р. ч*	1 900 грн. : 158 р. ч х х 80 р. ч = 962,03 грн. Сумма аванса к выплате: 962,03 грн. х 0,805** = = 774,43 грн.
2	Структура зарплаты работника: – оклад – 1 900 грн. (пропорционально отработанному времени); – индексация – 80 грн. (условно, за полностью отработанный месяц); – доплата зарплаты до уровня МЗП – 1 743 грн. (пропорционально отработанному времени). С 1 по 15 декабря работник отработал 10 р. д. (20 р. ч), график работы – стандартный, т. е. норма рабочего времени за месяц составляет 158 р. ч, однако работник согласно заявлению и приказу руководителя фактически работает неполный рабочий день: 2 р. ч/10 р. ч	1 900 грн. : 158 р. ч х 20 р. ч = = 240,51 грн. Сумма аванса к выплате: 240,51 грн. х 0,805 = = 193,61 грн.
3	Структура зарплаты работника: – оклад – 1 900 грн. (пропорционально отработанному времени); – индексация – 80 грн. (условно, за полностью отработанный месяц); – доплата зарплаты до уровня МЗП – 1 743 грн. (пропорционально отработанному времени). С 1 по 15 декабря работник отработал 10 р. д. (20 р. ч), график работы – сокращенный: 2 р. ч/10 р. ч. Предположим, что для данного работника норма рабочего времени за месяц составляет 40 р. ч, а не 158 р. ч. То есть за отработанные в течение месяца 40 р. ч работнику будет начислена зарплата в полном объеме	1 900 грн. : 40 р. ч х 20 р. ч = = 950 грн. Сумма аванса к выплате: 950 грн. х 0,805 = 764,75 грн.
Обратите внимание! В ситуациях 2 и 3 работники отработали одно и то же количество рабочих часов, но при этом им рассчитан аванс в разных суммах. Причина: при прочих равных условиях (оклад, отработанное время) на размер аванса существенно повлияла месячная норма рабочего времени. Этот момент необходимо учитывать при наличии нестандартных для работодателя графиков работы.
* Здесь и далее график работы представлен в формате «р. ч за день/р. ч за неделю». ** Сумма к выплате = Сумма начисленная х 0,805 (с учетом удержания НДФЛ 18 % и военного сбора 1,5 %, далее – ВС).
4	Структура зарплаты работника: оклад – 3 900 грн. (пропорционально отработанному времени). С 1 по 15 декабря работник отработал 10 р. д. (80 р. ч), график работы – 8 р. ч/40 р. ч	3 900 грн. : 158 р. ч х 80 р. ч = = 1 974,68 грн. Сумма аванса к выплате: 1 974,68 грн. х 0,805 = = 1 589,62 грн.
Обратите внимание! В ситуациях 1 и 4 работники отработали одно и то же количество рабочих часов, норма рабочего времени для обеих ситуаций одинакова, однако оклады согласно штатному расписанию – разные. При прочих равных условиях (норма рабочего времени за месяц и отработанное время) на размер аванса существенно повлиял оклад работника, установленный в штатном расписании.
5	Структура зарплаты работника: оклад – 3 900 грн. (пропорционально отработанному времени). С 1 по 15 декабря работник отработал 6 р. д. (36 р. ч), график работы стандартный, т. е. норма рабочего времени – 158 р. ч., однако работник согласно своему заявлению фактически работает в режиме сокращенного рабочего дня и одновременно сокращенной рабочей недели: понедельник – среда – пятница, 6 р. ч/18 р. ч	3 900 грн. : 158 р. ч х 36 р. ч = = 888,61 грн. Сумма аванса к выплате: 888,61 грн. х 0,805 = = 715,33 грн.

В табл. 1 мы разобрали простые ситуации, когда график работы не затрагивает ночное время или праздничные и нерабочие дни. Справедливо было бы разобрать и ситуации, связанные с выплатой аванса сотрудникам, работающим в ночное время, выходные, праздничные и нерабочие дни (см. табл. 2, нумерация ситуаций продолжена).

Таблица 2.
Расчет в ситуациях, когда была работа
в ночное время, праздничные и выходные дни

Ситуация

Условия

Минимально допустимая сумма аванса к выплате

Структура зарплаты работника:
– оклад – 1 900 грн. (пропорционально отработанному времени);
– индексация – 80 грн. (условно, за полностью отработанный месяц);
– доплата зарплаты до уровня МЗП 1 743 грн. (пропорционально отработанному времени);
– доплата за работу в ночное время.
С 1 по 15 декабря работник отработал 75 р. ч (из них 26 р. ч – ночные). На предприятии установлен суммированный учет рабочего времени, график работы – посменный с ночными часами (см. табл. 3).
Согласно внутренним документам предприятия доплата за ночное время составляет 30 % от оклада

(1 900 грн. : 155 р. ч х 75 р. ч) +
+ (1 900 грн. : 155 р. ч х 30 % х
х 26 р. ч) = 1 014,96 грн.

Сумма аванса к выплате:

1 014,96 грн. х 0,805 =
= 817,05 грн.

Вариант графика работы к ситуации 6.

Таблица 3

Число декабря	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15
Рабочие часы	5	–	10	5	5	–	10	5	5	–	10	5	5	–	10
Начало и окончание смены в текущем дне	24–06	–	08–19	19–24	24–06	–	08–19	19–24	24–06	–	08–19	19–24	24–06	–	08–19
Рабочие часы ночного времени	5	–	–	2	5	–	–	2	5	–	–	2	5	–	–

Если изменять оклад в большую сторону, то автоматически будет увеличиваться величина аванса за фактически отработанное время. Ведь доплата за работу в ночное время, а также в праздничные и нерабочие дни, за работу сверх нормы напрямую зависит от размера оклада.

Допустим, в промежутке с 1-го по 15-е число был праздничный день, в который наш работник работал. Тогда для определения размера аванса бухгалтеру необходимо было бы учесть работу в такой день и оплатить ее согласно ст. 107 КЗоТ, то есть в двойном размере.

Актуальные вопросы

Мы разобрали 6 ситуаций. Для каждой расчет достаточно трудоемкий, так как необходимо постоянно делать поправку на период отпуска, болезни, высчитывать доплату за ночное время, праздничные дни.

Можно ли упростить расчет аванса, например выплачивать аванс в фиксированной сумме?

Да, можно. Главное, чтобы такая выплата была не ниже, чем за фактически отработанное время. Для этого необходимо утвердить фиксированную сумму аванса («чистая сумма»), например, 50–60 % от оклада (либо в другом размере).

Будьте внимательны! Главное, чтобы установленная вами фиксированная величина не оказалась ниже, чем плата за фактически отработанное время. Иначе возникнет ситуация с неполной выплатой зарплаты, которая чревата штрафами (см. об этом выше).

Давайте посмотрим, что у нас получается.

Таблица 4

(грн.)

Оклад	Аванс (сумма «на руки») = 50 % оклада	Аванс (сумма «на руки») = 60 % оклада
1 900	950	1 140
3 900	1 950	2 340

Если сопоставить размер фиксированного аванса из табл. 4 с размером аванса от такого же оклада, рассчитанного за фактически отработанное время из таблиц 1 и 2, то видно, что можно сделать расчет проще и быстрее.

Будут ли сложности в налогообложении аванса, рассчитанного в фиксированной сумме?

Действительно, в описанных выше шести ситуациях мы имеем базу для налогообложения, а в упрощенном варианте – только сумму к выплате.

Наш ответ: так как данный способ мы назвали упрощенным, соответственно, для него должен быть и упрощенный механизм налогообложения.

Например, предприятие выплачивает работникам аванс, используя упрощенный способ (в фиксированных суммах). Среди таких работников есть лица с инвалидностью, к зарплате которых применяется пониженная ставка ЕСВ 8,41 %, а также работники обособленных подразделений, не уполномоченных самостоятельно начислять и выплачивать зарплату. Налогообложение аванса работников такого предприятия приведем в табл. 5 (сумма аванса к выплате – условная).

Таблица 5

(грн.)

Строка	Категория работников	Сумма аванса к выплате	База для налогообложения	НДФЛ
1	2	3	4	5
1	Работники основного офиса (с учетом аванса лицам с инвалидностью)	60 000,00	60 000 : 0,805 = = 74 534,16	74 534,16 х 18 % = = 13 416,15
2	Работники подразделения в г. Запорожье (с учетом аванса лицам с инвалидностью)	10 250,00	10 250 : 0,805 = = 12 732,92	12 732,92 х 18 % = = 2 291,93
3	Работники подразделения в г. Киеве (с учетом аванса лицам с инвалидностью)	15 460,00	15 460 : 0,805 = = 19 204,97	19 204,97 х 18 % = = 3 456,89
4	Информационно: численность работников-инвалидов предприятия с учетом работников-инвалидов в подразделениях	5 340,00	5 340 : 0,805 = = 6 633,54	Х
5	Общая сумма (стр. 1 + стр. 2 + стр. 3)	85 710,00	106 472,05	19 164,97

Обратите внимание! Суммы ВС и ЕСВ в таблицу не включены! Это связано с тем, что эти платежи уплачиваются по месту регистрации предприятия, а НДФЛ – как по месту регистрации основного предприятия, так и по местам регистрации подразделений.

База для зарплаты работников-инвалидов необходима нам для определения суммы ЕСВ по пониженной ставке. Для расчета суммы ВС используем итоговую сумму графы 3.

Расчет будет таким:

ВС:

106 472,05 грн. х 1,5 % = 1 597,08 грн.;

ЕСВ 8,41 %:

6 633,54 грн. х 8,41 % = 557,88 грн.;

ЕСВ 22 %:

(106 472,05 грн. – 6 633,54 грн.) х 22 % = 21 964,47 грн.

Для удобства дальнейшей уплаты НДФЛ, ВС и ЕСВ целесообразнее округлить до ближайших 10 грн., хотя это не обязательно.

На заметку! При упрощенном способе расчета аванса налоги и сборы начисляются исходя из общей суммы аванса к выплате (а не по каждому отдельному работнику). Во многих учетных бухгалтерских программах автоматизирован такой алгоритм расчета. Если же для вашего предприятия он также приемлем, однако ваша учетная программа не позволяет его автоматизировать, вы можете создать аналогичную таблицу в Excel, в которой задать определенные формулы.

Сложности в данном расчете не будет. Как правило, в справочнике работников может быть проставлен фиксированный размер аванса, который будет попадать в ведомость на выплату автоматически.

Как определить сумму аванса по упрощенному способу его расчета в случае отсутствия на работе сотрудника по различным причинам (отпуск, больничный, прогул и т. д.)?

Для такого случая можно, например, фиксированную сумму аванса разделить на норму рабочего времени за промежуток выплаты аванса (т. е. за период с 1-го по 15-е число) и умножить на фактически отработанное время в данном временном интервале и округлить до ближайших 5–10 грн.

Каждое предприятие, используя упрощенный способ расчета аванса, как правило, самостоятельно для себя разрабатывает определенные алгоритмы действий, которые применяет в тех или иных ситуациях и которые зависят от структуры и размеров зарплаты. В некоторых случаях можно и не уменьшать размер аванса за несколько дней отсутствия на работе по какой-либо причине. Например, большая премия по итогу месяца может нивелировать такую переплату и по итогу месяца задолженности за работником по зарплате не будет.

Выводы

Зарплату за первую половину месяца (аванс) нужно выплачивать обязательно – этого требует трудовое законодательство.

Расчет аванса делают одним из способов:

в зависимости от должностного оклада (тарифной ставки) и количества отработанного времени (рабочих дней или рабочих часов) в первой половине месяца (с 1-го по 15-е число);
в процентах к должностному окладу (тарифной ставке) (например, в размере 60 %).

Способ определения аванса следует зафиксировать в колдоговоре (ином локальном документе работодателя).

Базой для расчета налогов и сборов является не сумма аванса к выплате («чистыми»), а приведенная к начисленной сумма аванса («грязными»).

оплата труда трудовое законодательство аванс вопросы-ответы пример зарплата ответственность за нарушение трудового законодательства выплата