Работника переводят на новую должность: как отразить это событие в Налоговом расчете по НДФЛ и ЕСВ?

Вопросы – ответы

Переводим работника на новую должность в другое подразделение нашего предприятия. Как отразить такую операцию в объединенной отчетности по НДФЛ и ЕСВ (в каком приложении)?

Перевод работника на новую должность следует отразить в приложении 5 «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби» (далее – Д5) к Налоговому расчету по НДФЛ и ЕСВ.

Приложение Д5 заполняется и подается вместе с Налоговым расчетом не всегда, а только в том случае, если в течение отчетного периода произошло одно или несколько из нижеприведенных событий, а именно (п. 5 разд. IV Порядка № 4):

• заключен или расторгнут трудовой договор с застрахованным лицом, в том числе с трудоустроенным на новое рабочее место;
• заключен или расторгнут гражданско-правовой договор (далее – ГПД) с физлицом (кроме ГПД, заключенного с физлицом-предпринимателем, если выполняемые им работы/предоставляемые услуги соответствуют видам деятельности, указанным в выписке из Единого госреестра);
• работник переведен из одного структурного подразделения в другое;
• работник назначен на новую должность или переведен на другую постоянную должность или работу;
• работнице предоставлен отпуск в связи с беременностью и родами;
• предоставлен отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста (шестилетнего возраста по медицинским показаниям);
• лицо впервые поступило на военную службу или закончило прохождение военной службы (с исключением из списков личного состава воинской части или военного учебного заведения, учреждения и т. п.) в порядке, установленном положениями о прохождении военной службы. Внимание! Эту ситуацию отражают в Д5 только силовые структуры (ведомства). То есть если работник обычного хозрасчетного предприятия был призван на военную службу, то начало и окончание такой военной службы работодатель в Д5 не отражает.

В нашем случае работник был переведен на новую должность. Значит, эту ситуацию следует отразить в Д5.

Как заполнить Д5 в случае перевода работника на новую должность?

Приложение Д5 к Налоговому расчету (далее – расчет) заполняем следующим образом.

В заглавной части выбираем тип: «Звітний» (стр. 011), «Звітний новий» (стр. 012) или «Уточнюючий» (стр. 013) – в зависимости от того, в составе какого расчета мы подаем Д5.

В строке 02 указываем отчетный период – год, квартал (цифры от 1 до 4) и номер приложения к расчету. Поскольку Д5 подается один раз за квартал, то номер приложения будет «1».

В табличной части указываем:

• в графе 5 – «1» гражданин Украины;
• графе 7 – «1» наемные работники (с трудовой книжкой);
• графе 8 – регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика. Если лицо отказалось от присвоения ему регистрационного номера и у него в паспорте в форме книжечки есть соответствующая отметка, то указываем серию и номер паспорта в формате «БКNNXXXXXX»;
• графе 9 – фамилию, имя и отчество застрахованного лица;
• графе 10 – дату начала вступления в должность (перевода на новую должность). Данные нужно занести в формате «ДДММГГГГ» (день, месяц и год) без разделения точками;
• графе 12 – «1». Это отметка, что работник переведен на другую должность или работу, перемещен в другое подразделение. Имейте в виду! Графа 12 не заполняется в случае совмещения должностей, расширения зоны обслуживания или исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы, а также с освобождением от своей основной работы (в случае временного перевода);
• графах 13, 14 – код классификатора профессии (код КП), профессиональное название работы, на которую переведен работник. Эти данные выбираются из справочника, который соответствует Классификатору профессий ДК 003:2010;
• графе 15 – наименование должности, на которую переведен работник;
• графе 16 – документ (наименование, номер и дату), на основании которого произошел перевод работника на другую должность.

Не заполняем в табличной части: графу 6 (данная графа заполняется только для лиц с категорией лица «3» в гр. 07), графу 11 (данная графа заполняется только для лиц с категорией лица «2» в гр. 07), а также графы 17, 18, 19 и 20.

Пример

Приказом по предприятию от 16.06.2023 № 37 работник Чуйко О. Д. с 19 июня переведен с должности конторский (офисный) служащий (складское хозяйство) (конторський (офісний) службовець (складське господарство) (код КП 4131) на должность охранника (охоронник) (код КП 5169). Необходимо отразить этот перевод в Налоговом расчете за ІІ квартал 2023 года.

Информация о переводе работника в отчетном квартале на другую постоянную должность (работу) у одного работодателя, перемещении его в другое подразделение отражается в Д5 одной строкой:

Фрагмент