Подаем отчет в Фонд инвалидов: актуальные вопросы

Из этой статьи вы узнаете: кто и когда должен регистрироваться в Фонде соцзащиты инвалидов (далее – Фонд), как составить и в какие сроки нужно подать отчет в Фонд и какие меры ответственности грозят работодателю, не выполняющему требования законодательства в этой сфере.

Что можно сделать на практике: пользуясь нашими советами, правильно составить и своевременно подать отчет и принять необходимые меры для того, чтобы избежать применения штрафных санкций.

Общие правила

В начале года работодателям необходимо (при определенных условиях) зарегистрироваться в Фонде и отчитаться о выполнении норматива по трудоустройству инвалидов за прошлый год. Рассмотрим наиболее актуальные вопросы, которые возникают у работодателей в этой связи.

При каких условиях работодатель обязан зарегистрироваться в Фонде?

Все работодатели (юридические лица и физлица-предприниматели, независимо от выбранной ими системы налогообложения), у которых по основному месту работы оформлено 8 и больше работников, должны (ч. 9 ст. 19 Закона от 21.03.91 г. № 875-XII «Об основах социальной защищенности инвалидов в Украине», далее – Закон № 875):

• зарегистрироваться в Фонде (по месту своей госрегистрации в качестве субъекта хозяйствования);
• ежегодно отчитываться перед Фондом о занятости и трудоустройстве инвалидов.

Как проходит регистрация в Фонде?

Порядок регистрации утвержден постановлением КМУ от 31.01.07 г. № 70. Там сказано, что вновь созданные работодатели и те, у которых численность основных работников увеличилась до 8 и более человек, должны зарегистрироваться в отделении Фонда до 1 февраля года, следующего за годом создания субъекта хозяйствования (для вновь созданных) или увеличения количества работающих.

Регистрация проводится бесплатно. Для этого подается или направляется (заказным письмом) заявление по форме № 1, утвержденной приказом Минтруда и соцполитики от 14.03.07 г. № 98. Дата подачи документов и будет являться датой регистрации.

В январе 2016 года численность сотрудников достигла 8 человек, когда работодатель должен зарегистрироваться в Фонде?

Работодатель должен будет зарегистрироваться в Фонде в период с 1 января 2017 года до 1 февраля 2017 года. Если, конечно, на конец 2016 года у него не уменьшится численность работников.

А вот если бы, к примеру, численность сотрудников достигла 8 человек в декабре 2015 года, тогда нужно было бы зарегистрироваться в Фонде до 1 февраля 2016 года (письмо Фонда от 25.09.13 г. № 1/6-296/09).

Какая ответственность грозит работодателю за отсутствие регистрации в Фонде?

Действующим законодательством не преду­смотрена ответственность за несоблюдение сроков регистрации или отсутствие регистрации в Фонде.

Даже Фонд в своем письме от 03.08.09 г. № 1/6-377/06 «Относительно выполнения норматива рабочих мест для трудоустройства инвалидов» указывает на возможность зарегистрироваться непосредственно перед подачей отчета о занятости и трудоустройстве инвалидов. При этом не упоминает о каких-либо штрафах за несоблюдение срока регистрации.

На предприятии в 2015 году работало 20 человек, из них один инвалид – внешний совместитель. Выполнен ли предприятием норматив по трудоустройству инвалидов за 2015 год?

Нет, не выполнен. Поясним почему.

Законом № 875 (ч. 1 ст. 19) установлен норматив (количество) рабочих мест, которые должны быть заняты инвалидами. Для работодателей, у которых работает:

• от 8 до 25 человек – одно рабочее место;
• от 25 и более человек – 4 % среднеучетной численности штатных работников учетного состава за год. Например, при среднеучетной численности 120 человек у работодателя должно быть трудоустроено 5 инвалидов (120 х 4 % = 4,8. Так как после запятой цифра больше 5, округляем в большую сторону).

Можно предположить, что предприятием норматив выполнен (на 20 человек – одно рабочее место, занятое инвалидом). Однако это не совсем так.

Ведь как удостовериться в том, что норматив выполнен? Для этого нужно заполнить отчет по форме № 10-ПІ «Отчет о занятости и трудо­устройстве инвалидов», утвержденной приказом Минтруда и соцполитики от 10.02.07 г. № 42 (далее – Отчет, Приказ № 42).

Обратите внимание: в строке 02 расчетной части Отчета указывается среднеучетное количество штатных работников, которым установлена инвалидность. То есть фактически в ней отражаются штатные сотрудники – инвалиды. Показатель этой строки рассчитывается согласно Инструкции по статистике работников, утвержденной приказом Госстата от 28.09.05 г. № 286 (далее – Инструкция № 286). А в пп. 2.6.1 этой Инструкции № 286 сказано, что в учетное количество штатных работников не включаются, в частности: внешние совместители и лица, работающие по гражданско-правовым договорам.

Таким образом, в нашем случае предприятие не сможет указать своего сотрудника – внешнего сов-местителя в Отчете. А значит, норматив в 2015 году не выполнен. Вот если бы инвалид был зачислен в штат как основной работник, тогда норматив был бы выполнен. 

Заполнение Отчета

Форма отчета имеет условно две части:

• общую (здесь приводится информация о работодателе);
• расчетную (в ней, собственно говоря, и рассчитываются суммы штрафных санкций за невыполнение норматива, если такой факт имел место).

Покажем на примере, как заполнить расчетную часть Отчета.

Пример

На 31 декабря 2015 года численность работников предприятия составила 62 человека, из них инвалидность имеют 5 работников. Однако один инвалид был принят только в сентябре 2015 года, а двое других оформлены на неполный рабочий день. Зарплата одного работника предприятия составляет 3 500 грн.

Строка 01. Рассчитываем среднеучетную численность штатных работников за год по правилам Инструкции № 286. В расчет берем всех лиц, оформленных по трудовому договору (в т. ч. надомников, с неполным режимом работы, находящихся в отпуске, временно нетрудоспособных — тех, кто на больничном).

Внимание, нюансы! При расчете этого показателя помните, что:

• работники, которым установлен неполный рабочий день или рабочая неделя, учитываются как целые единицы, в том числе за нерабочие дни недели (оговоренные при установлении неполного режима). Так что наши два инвалида, оформленные на неполный рабочий день, считаются как две целые штатные единицы;
• не входят в среднеучетную численность: внешние совместители; лица, работающие по граж­данско-правовым договорам, а также работники, находящиеся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком до достижения им 3 (6) лет.

В нашем случае получается, что на предприятии 8 месяцев был 61 работник и 4 месяца – 62 работника. Тогда среднеучетная численность за год составит:

(61 х 8 + 62 х 4) : 12 = 61,3,

после округления – 61 человек.

Строка 02. Показатель рассчитывается таким же образом, как и для строки 1 расчетной части Отчета. Кстати, если инвалидность установлена самому предпринимателю-работодателю, то показатель строки 02 (количество работающих инвалидов) увеличивается на единицу (п. 3.2 Инструкции № 42).

В нашем случае 8 месяцев на предприятии работало 4 инвалида и 4 месяца (начиная с сентяб­ря) – 5 инвалидов. Делаем расчет:

(4 х 8 + 5 х 4) : 12 = 4,3,

округляем до 4.

Строка 03. Показатель рассчитывается по правилам ст. 19 Закона № 875. Так как среднеучетное количество работников за год получилось больше 25, то норматив рабочих мест составит 4 %:

61 х 4 % = 2,44,

с округлением до 2.

Таким образом, на предприятии 2 рабочих места должны быть заняты инвалидами.

Строка 04 – суммируется зарплата работников, указанных в строке 01 (только тех, кто вошел в среднеучетную численность работников).

3 500 грн. х 12 мес. х 61 = 2 562 000 грн.

Строка 05 – показатель рассчитывается по формуле из п. 3.6 Инструкции № 42 (стр. 04 х 1 000 : : стр. 01), то есть:

2 562 грн. х 1 000 : 61 = 42 000 грн.

Строка 06 – здесь отражается самостоятельно рассчитанная сумма штрафных санкций за несоздание рабочих мест для инвалидов. Сумма штрафа составит (ст. 20 Закона № 875):

• если работников от 8 до 15 – половину среднегодовой зарплаты штатного работника;
• если работников от 15 и больше – полную среднегодовую зарплату работника.

В нашем случае расчет делается по формуле [(стр. 03 – стр. 02) х стр. 05], то есть:

(2 – 4) х 42 000 грн.

Как видите, результат отрицательный. Поэтому предприятие не обязано уплачивать штрафные санкции.

Покажем заполнение Отчета (см. фрагмент).

Фрагмент

<...>

<...>

Ответственность работодателя

Отчитаться перед Фондом о выполнении норматива за отчетный год необходимо до 1 марта следующего года. То есть последний день подачи Отчета за 2015 год – 29 февраля 2016 года (понедельник).

Какие меры ответственности предусмотрены за непредставление Отчета?

Непредставление Отчета грозит работодателю административным штрафом в размере от 170 до 340 грн. (ч. 2 ст. 188¹ КУоАП).

Заметим, что неподача Отчета в установленный срок – это одномоментное нарушение, а не длящееся. Поэтому админштраф может быть применен не позднее чем через 3 месяца со дня совершения правонарушения (ст. 38 КУоАП). Например, админштраф за непредставление отчета за 2015 год может быть применен только в период с 1 марта до 1 июня 2016 года.

Штраф применяется к должностным лицам предприятия, имеющим право принимать и увольнять сотрудников, и к работодателям-предпри­нимателям. Протокол об административном нарушении составляют должностные лица инспекции по вопросам труда, а рассматривают дела и налагают взыскание – местные суды (ст. 221, 255 КУоАП).

Какие санкции установлены за невыполнение квоты по трудоустройству инвалидов?

Допустим, квота работодателем не выполнена (проще говоря, трудоустроенных инвалидов меньше, чем нужно было трудоустроить согласно нормативу).

Во-первых, это основание для того, чтобы оштрафовать виновное должностное лицо (ч. 2 ст. 188¹ КУоАП – штраф в размере от 170 до 340 грн.).

Во-вторых, самому предприятию придется рассчитать, отразить в строке 06 Отчета и уплатить сумму административно-хозяйственных санкций (см. выше наш пример). Например, сумму, которая получилась у предприятия в строке 06 Отчета за 2015 год, необходимо уплатить до 15 апреля 2016 года. От уплаты санкций освобождены предприятия, учреждения, организации, полностью содержащиеся за счет бюджета (ст. 20 Закона № 875).

Если штраф не уплатить в срок, его сумма возрастет: добавляется пеня в размере 120 % годовой учетной ставки НБУ, действующей на момент уплаты штрафа. Пеня начисляется на полную сумму недоимки за весь срок задержки, то есть начиная с 16 апреля (п. 3.1 Порядка начисления пени, утвержденного приказом Минтруда и соцполитики от 15.05.07 г. № 223).

В настоящее время учетная ставка НБУ составляет 22 % (постановление Правления НБУ от 28.01.16 г. № 40). Таким образом, к примеру, за неуплату 42 000 грн. штрафа размер пени за один день просрочки составит 30,38 грн.:

42 000 грн. х 22 % х 120 % : 365 д. = 30,38 грн.

Поэтому длительная задержка в уплате больших сумм административно-хозяйственных санкций может обернуться весьма чувствительными расходами для работодателя.

В каких случаях можно избежать санкций?

Хозяйственно-правовая ответственность наступает в том случае, если субъект хозяйствования не докажет, что им были приняты все зависящие от него меры для недопущения правонарушения (ст. 218 Хозяйственного кодекса).

Какие это меры? Допустим, работодатель в течение отчетного года надлежащим образом информировал центр занятости о наличии свободных мест на предприятии, регулярно подавал отчеты о наличии вакансий, обращался в Фонд для направления ему кадров. Тогда можно говорить о том, что он принял все меры для недопущения хозяйственного правонарушения. И не его вина, если инвалиды так и не обратились к нему (не были направлены) для трудоустройства. А значит, нет оснований для применения к такому работодателю административно-хозяйственных санкций за несоздание рабочих мест для инвалидов. Именно на этой точке зрения базируется судебная практика (определение ВАСУ от 29.07.10 г. по делу № К-11348/10).

ВЫВОДЫ

Если по результатам 2015 года у вас как работодателя было оформлено 8 и больше работников по основному месту работы, вам необходимо:

• зарегистрироваться в Фонде соцзащиты инвалидов;
• до 1 марта 2016 года подать Отчет о занятости и трудоустройстве инвалидов;
• если не выполнен норматив рабочих мест (и вы ничего не предпринимали для того, чтобы его выполнить) – до 15 апреля 2016 года уплатить рассчитанную в Отчете сумму административно-хозяйственных санкций.

Работодателям, у которых в текущем году численность работников достигла 8 человек, рекомендуем тщательно отслеживать показатель среднеучетной численности работающих. И в случае необходимости – своевременно принимать меры для трудоустройства инвалидов, чтобы не пришлось потом платить штрафы в Фонд.