Не выплатили аванс на командировку – готовьтесь к штрафу!

Предприятие не выдает своим работникам аванс на командировку, а рассчитывается с ними после получения авансового отчета. Является ли это нарушением трудового законодательства, и если да, то какая ответственность грозит предприятию?

Да, это нарушение, за которое могут оштрафовать предприятие и его должностных лиц.

Объясним почему.

Обязанность работодателя выдать работнику аванс на командировку предусмотрена ст. 121 КЗоТ. В этой статье сказано, что работникам, которые направляются в командировку, выплачиваются: суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда к месту назначения и обратно, а также расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, устанавливаемых законодательством.

Это перечень тех расходов, которые в итоге и должны составить сумму аванса на командировку. Естественно, что эта сумма будет приблизительной и не обязательно до копейки совпадет с суммой, которую работник израсходует во время командировки. Но формулировка нормы ст. 121 КЗоТ говорит нам о том, что аванс выплачивается при направлении в командировку.

Вернувшись из командировки, работник отчитается по установленной форме (подаст авансовый отчет и представит документы, подтверждающие понесенные расходы). И тогда уже будет сделан перерасчет, по результатам которого: либо работодатель должен будет доплатить работнику недостающую сумму, либо работник должен будет возвратить в кассу неизрасходованный остаток аванса.

Отметим, что в ст. 121 КЗоТ прямо не сказано, что командировочные должны быть выданы работнику в виде аванса. А Инструкция, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59, где это сказано, на коммерческие предприятия не распространяется.

Этот момент многие работодатели коммерческих предприятий трактуют в свою пользу, полагая, что невыдача аванса и полная компенсация всех расходов работника уже после завершения командировки не будет нарушением.

Однако мы не советуем вам делать такие смелые выводы. Ведь есть ст. 121 КЗоТ, из которой следует, что командировочные должны быть выплачены до начала командировки. Невыполнение этого требования органы Гоструда могут расценить как нарушение трудового законодательства и применить санкции:

• к субъекту хозяйствования (в нашем случае это предприятие) – штраф в размере 1 минимальной заработной платы (на сегодня это 3 200 грн.) на основании ст. 265 КЗоТ. Обратите внимание: этот штраф применяется не за каждого работника, в отношении которого допущено нарушение (в отличие от других штрафов, предусмотренных этой статьей), а за сам факт нарушения. То есть если нарушений такого вида было допущено несколько, то штраф все равно будет один;
• к должностным лицам предприятия (директору, главному бухгалтеру) – административный штраф в размере от 30 до 100 НМДГ (от 510 до 1 700 грн. на основании ст. 41 КУоАП).

Разъяснения Минсоцполитики относительно размера штрафа за невыдачу аванса на командировку приведены в письме от 07.11.13 г. № 998/13/155-13.