Уведомление ГФС о приеме сотрудника: штрафоопасные ситуации

Акценты этой статьи:

• будет ли штраф, если уведомление о приеме работника (далее – уведомление) подать после того, как сотрудник приступил к работе;
• наступает ли ответственность, если в уведомлении допущена ошибка в Ф. И. О. сотрудника;
• установлены ли сроки давности по таким нарушениям;
• кто может сообщить органу Гоструда о том, что предприятие не подало в налоговую уведомление о приеме сотрудника.

Начнем с двух важных моментов:

• работник не может быть допущен к работе без оформления с ним трудового договора (ч. 3 ст. 24 КЗоТ);
• предприятие обязано письменно уведомить орган ГФС о том, что принимает на работу нового сотрудника – до того, как он фактически приступит к работе (ч. 3 ст. 24 КЗоТ). Уведомление подается в электронной или бумажной форме (постановление КМУ от 17.06.15 г. № 413).

Однако порой предприятие забывает уведомить налоговую или подает данные о новом сотруднике с ошибкой. Как исправить ситуацию и можно ли избежать в таком случае штрафов, расскажем в данной консультации.

Предприятие с опозданием подало в орган ГФС уведомление о приеме сотрудника (через 2 месяца после начала его работы). Считается ли это нарушением и что грозит предприятию?

Да, это будет нарушением ч. 3 ст. 24 КЗоТ (неуведомление органа ГФС о приеме сотрудника на работу) (не договор, а уведомление). Не важно, два месяца прошло или один день. Уведомление надо было подать до начала работы нового сотрудника.

Обратите внимание! Органы Гоструда считают, что неуведомление органа ГФС о приеме нового сотрудника приравнивается к фактическому допуску к работе без оформления трудового договора. Государственная инспекция по вопросам труда изложила свое мнение по этому поводу в письме от 03.08.15 г. № 1364/24/21/01/2298-15. Там сказано, что органы Гоструда могут налагать на работодателя штраф на основании абзаца второго ч. 2 ст. 265 КЗоТ. Штраф за такое нарушение составляет 30 МЗП (минимальных зарплат) (на данный момент это 96 тыс. грн.). Кроме того, по мнению Минсоцполитики (письмо от 29.04.16 г. № 5043/4/4.1-ДП-16), такие действия работодателя подпадают под ч. 3, 4 ст. 41 КУоАП (административный штраф – от 500 до 1 000 НМДГ).

Мы неоднократно указывали, что не согласны с таким мнением Госинспекции и Минсоцполитики. Мы считаем, что ответственность за неуведомление органа ГФС о приеме работника может быть следующей:

• согласно ч. 2 ст. 265 КЗоТ – штраф за нарушение других требований трудового законодательства в размере 1 МЗП (сейчас это 3 200 грн.);
• согласно ч. 1 ст. 41 КУоАП – административный штраф в размере от 30 до 100 НМДГ (от 510 до 1 700 грн.). Штраф налагается на должностных лиц, виновных в допущении такого нарушения.

Наше мнение подтверждается и судебной практикой. Например, в определении Одесского апелляционного суда от 07.06.17 г. (ЕГРСР, рег. № 67049855) отмечено, что неоформление трудового договора и неуведомление органа ГФС о принятом работнике – это два совершенно разных нарушения. Поэтому штраф в размере 30 МЗП не может применяться за то, что предприятие не уведомило орган ГФС о новом сотруднике.

В поданном уведомлении допущена ошибка в отчестве сотрудника. Если предприятие сейчас подаст новое уведомление с исправленными данными, не будет ли это считаться нарушением срока подачи уведомления?

Нет. В законодательстве не предусмотрено штрафных санкций в случае исправления ошибки, допущенной в таком уведомлении. И сроков, в пределах которых можно исправить ошибку, тоже не установлено. Поэтому даже если вы, например, обнаружили ошибку в отчестве (имени или фамилии) через 3 месяца после принятия сотрудника, ее можно исправить, не опасаясь штрафа.

В письме Минсоцполитики от 09.10.15 г. № 1336/13/84-15 разъясняется механизм исправления такой ошибки:

• сначала надо подать уведомление типа «отменяющее» с ошибочными данными;
• сразу после этого подается уведомление типа «начальное» с правильной формулировкой Ф. И. О. сотрудника.

Установлены ли сроки давности для привлечения к ответственности за неуведомление ГФС о принятом сотруднике?

Предельные сроки давности:

• установлены – для привлечения к административной ответственности по ст. 41 КУоАП;
• не установлены – для привлечения к финансовой ответственности по ст. 265 КЗоТ.

Объясним подробнее.

1. Статья 41 КЗоТ предусматривает административную ответственность за различные нарушения трудового законодательства. Правда, такого нарушения, как «неуведомление органа ГФС о принятом работнике», там нет. Но зато сказано, что штраф на основании этой статьи может налагаться в том числе за «иные нарушения требований законодательства о труде» (ч. 1 с. 41 КЗоТ). Сюда относится и наш случай.

Срок давности для применения админштрафов составляет 3 месяца с момента (ст. 38 КУоАП):

• совершения админнарушения (касается разовых правонарушений);
• обнаружения админнарушения (касается длящихся правонарушений).

В законодательстве не установлено, какие правонарушения относятся к длящимся. Но определение длящегося правонарушения можно найти в письме Минюста от 01.12.03 г. № 22-34-1465 (далее – Письмо № 1465). В частности, там указывается, что длящиеся правонарушения:

• характеризуются непрерывным неисполнением обязанностей, предусмотренных правовой нормой;
• прекращаются либо в момент исполнения таких обязанностей, либо в момент привлечения виновного лица к ответственности.

Очень часто длящиеся правонарушения возникают из-за бездействия виновных в этом лиц.

Как видите, исходя из этих признаков неуведомление органа ГФС о принятом сотруднике можно отнести к длящимся правонарушениям. А это значит, что админштраф может быть наложен в течение 3 месяцев со дня выявления такого правонарушения.

Например, сотрудник был принят на работу 01.05.17 г., а уведомление предприятие подало только 01.07.17 г. Значит, нарушение прекратилось 01.07.17 г. и тогда же было выявлено. Соответственно, привлечь к административной ответственности работодателя могут не позже 01.10.17 г.

2. Штрафы, предусмотренные ч. 2 ст. 265 КЗоТ, относятся к финансовым санкциям. Однако они не относятся к категории административно-хозяйственных санкций, которые установлены гл. 27 Хозяйственного кодекса (далее – ХК).

Следовательно, сроки давности, установленные в ст. 250 ХК, не применяются в отношении данных штрафов. Иных сроков давности для привлечения к ответственности по ч. 2 ст. 265 КЗоТ в законодательстве не предусмотрено.

Получается, что сроков давности для таких нарушений не существует. Но есть одно ограничение. Так как эти штрафы введены с 01.01.15 г., то и применяться они могут только к правонарушениям, совершенным начиная с этой даты.

Как органы Гоструда узнают, что уведомление о принятом работнике не подано в налоговую?

Орган Гоструда может узнать о таком нарушении в ходе обмена информацией в электронном виде с Пенсионным фондом. Такая процедура осуществляется на основании постановления правления ПФУ от 29.05.17 г. № 11-1.

Так, в п. 1 разд. IV Порядка, утвержденного данным постановлением, указано, что ПФУ подает в Гоструда в том числе данные о страхователях, которые в отчетном месяце отразили начало трудовых отношений с работником, но не подали уведомление о приеме сотрудника в орган ГФС.