Проблемные вопросы относительно кассы в обособленных подразделениях: ответы НБУ

Еще 05.01.18 г. вступили в силу нормы нового Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.17 г. № 148 (далее – Положение № 148). Однако во время применения этого нового Положения в практической деятельности и до сих пор возникает много вопросов. Отдельные из них разъяснил Нацбанк в письме от 07.03.18 г. № 50-0007/13560 (далее – Письмо № 13560).

1. Относительно порядка оприходования наличности обособленными подразделениями, которые не ведут кассовую книгу

Пикантность ситуации заключается в том, что, размышляя на тему оприходования наличности обособленных подразделений, НБУ анализирует свой же нормативно-правовой акт – Положение № 148, требования которого в аспекте этого вопроса весьма несовершенны и часто нелогичны.

Поэтому прежде всего напомним, что с позиции пп. 18 п. 3 этого документа оприходованием является проведение субъектами хозяйствования (далее – СХ) учета наличности в кассе на полную сумму ее фактических поступлений в кассовой книге/книге учета доходов и расходов.

А согласно п. 11 этого Положения:

• наличность, поступающая в кассы, оприходуется в день ее получения в полной сумме;
• оприходованием наличности в кассах предприятий/обособленных подразделений, которые проводят наличные расчеты с оформлением их кассовыми ордерами и ведением кассовой книги/применением РРО, является осуществление учета наличности в полной сумме ее фактических поступлений в кассовой книге на основании приходных кассовых ордеров/ фискальных отчетных чеков (или данных расчетных квитанций).

То есть по этим нормам оприходовать наличность означает внести запись в кассовую книгу:

• предприятия;
• или его обособленного подразделения. Заметим, что такими являются магазины, склады, аптеки, заведения ресторанного хозяйства, отели, автозаправочные станции и другие объекты, в которых осуществляются расчеты потребителей за товары и услуги и которые в общем порядке согласно ст. 3 Закона от 06.07.95 г. № 265/95-ВР обязаны применять РРО. Также отметим, что в определении «обособленные подразделения», приведенном в пп. 2 п. 3 Положения № 148, «поименно» они не перечисляются, но явно имеются в виду.

Однако относительно ведения кассовой книги обособленными подразделениями Положение № 148 дает два варианта (п. 39):

1) обособленные подразделения, которые проводят операции по приему-выдаче наличности с оформлением приходных и расходных кассовых ордеров, – кассовую книгу обязаны вести;

2) обособленные подразделения, которые осуществляют наличные расчеты с применением РРО или РК и ведением КУРО, но не проводят операций по приему (выдаче) наличности по кассовым ордерам, – кассовую книгу не ведут.

Если с первым вариантом все понятно, то относительно второго есть вопросы: каков порядок оприходования наличности обособленными подразделениями, которые не ведут кассовую книгу?

В комментируемом письме НБУ указано: если такие обособленные подразделения сдают свою наличную выручку в кассы банка через инкассаторскую службу, то проводить операции через кассовую книгу главного предприятия не нужно, поскольку для него такая операция будет считаться безналичной. Такой позиции придерживается и ГФС (см. разъяснение в ОИР под категорией 109.15).

Несмотря на такой положительный ответ, открытым все же остался вопрос относительно оприходования выручки, которая поступает в кассу этих обособленных подразделений после инкассации в этот же день (что довольно часто случается, в частности, в работе магазинов). Как быть с полученной наличностью в таком случае? Ведь по новым правилам получается, что для обособленных подразделений, которые не ведут кассовую книгу согласно п. 39 Положения № 148, непроинкассированная выручка становится неоприходованной (напомним: до вступления в силу Положения № 148 в такой ситуации оприходованием считалось осуществление учета указанных наличных средств в полной сумме их фактических поступлений в КУРО на основании фискальных отчетных чеков РРО или данных расчетных квитанций). Этот вопрос остался без ответа.

А пока сквозное чтение норм Положения № 148 (в частности, анализируемых выше п. 3 и 11) заставляет с осторожностью относиться к такой ситуации: обособленному подразделению, которое самостоятельно (или через службу инкассации) сдает наличную выручку для зачисления на банковский счет, без своей кассовой книги не обойтись. Иначе за неоприходование наличности ему грозит штраф в пятикратном размере неоприходованной суммы (согласно Указу Президента от 12.06.95 г. № 436/95). Тем более что на сегодня уже есть мнение специалистов ГФС, согласно которому обособленным подразделениям все же нужно вести свою кассовую книгу (см. Индивидуальную налоговую консультацию ГУ ГФС в г. Киеве от 06.03.18 г. № 899/ІПК/26-15-14-09-12).

2. Относительно определения показателей среднедневного поступления наличности в кассу и среднедневной выдачи наличности из кассы для целей утверждения лимита остатка кассы предприятия (обособленного подразделения)

Лимит остатка наличности в кассе (лимит кассы) – это предельный размер суммы наличности, которая может оставаться в кассе во внерабочее время и обеспечить работу в начале следующего рабочего дня. Вопросу его определения посвящены п. 50–56 Положения № 148.

Как и раньше, лимит кассы устанавливают на основании расчета среднедневного поступления наличности в кассу или ее среднедневной выдачи из кассы по решению руководителя предприятия. Однако на сегодня предприятие обязано разработать и утвердить внутренним документом собственный порядок расчета лимита кассы. Ведь теперь не требуется составления Расчета установления лимита остатка наличности в кассе по типовой форме (да и формы этого документа новое Положение не содержат). Каков алгоритм расчета лимита кассы – об этом мы уже говорили (см. «Новый порядок ведения кассовых операций», а также вебинар от 07.02.18 г.).

В комментируемом письме НБУ отмечает, что, определяя лимит кассы, предприятие может избрать любой период выборки для расчета среднедневного поступления/среднедневной выдачи из кассы.

Конечно, придирчивый читатель обратит внимание на употребление регулятором слова «период», под которым обычно понимают непрерывный интервал, промежуток времени (например, несколько месяцев подряд). Однако, по нашему мнению, к такой формулировке нет смысла строго привязываться.

Учитывая в целом желания НБУ либерализовать процесс установления лимита кассы СХ, считаем, что не будет ошибкой для расчета лимита брать какие-либо месяцы хозяйственной деятельности (не обязательно подряд). Главное здесь – зафиксировать такую единую методику во внутреннем документе, например в Положении о порядке расчета остатка наличности в кассе. Каждому обособленному подразделению устанавливают отдельный лимит.

3. Относительно заполнения реквизита «Выдать» расходного кассового ордера, составленного на общую сумму, во время выплаты зарплаты

Напомним, что по общему правилу в реквизите «Выдать» указывается фамилия, имя, отчество лица, которое получает денежные средства.

А в случае оформления расходного кассового ордера на общую сумму наличности, которая выдается (в частности, по расходной ведомости работникам предприятия), в реквизите «Выдать» указывается Ф. И. О. лица, которое будет выдавать денежные средства работникам (кассира) (см. Письмо № 13560).

Такая позиция регулятора может показаться, мягко говоря, нелогичной. Ведь раньше он предлагал вписывать сюда соответствующее подразделение предприятия, которое получает денежные средства (см. письмо НБУ от 22.04.13 г. № 11-117/1363/4874, утратившее силу согласно письму НБУ от 20.03.18 г. № 50-0007/15458).

Кроме того, п. 32 Положения № 148 прямо требует не заполнять в расходном кассовом ордере, которым оформляют кассовые проводки на общую сумму, реквизиты «Получил», «Дата», «Подпись получателя», данные документа, который удостоверяет личность получателя.

Понятно, решать вам, соблюдать ли позицию НБУ и вписывать в расходный кассовый ордер Ф. И. О. кассира или действовать иначе. Ведь налоговики во время проверки имеют право «забраковать» только тот документ, в котором нет подписи получателя или же есть, но недостоверный. А здесь он вообще не предусмотрен.

Однако все-таки лучше выполнять эту рекомендацию НБУ и быть спокойным за соответствие действующим требованиям.

4. Относительно ответственности за отражение кассовых операций в кассовой книге и оформления кассовых ордеров по правилам уже недействующего Положения, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.04 г. № 637

Напомним, что еще 26.01.18 г. НБУ предложил ввести определенный переходящий адаптационный период (шесть месяцев со дня вступления в силу Положения № 148) относительно применения и использования форм кассовых документов с целью уменьшения административного давления на СХ, о чем идет речь в проекте постановления Правления НБУ «О внесении изменения в постановление Правления Национального банка Украины от 29 декабря 2017 года № 148», который изложен на сайте НБУ. Предполагалось, что в течение этого периода редакционные отличия форм первичного учета не являются основанием для их неприменения.

Однако это предложение НБУ так и осталось всего лишь проектом.

Подтверждение этому – настоящая позиция регулятора в Письме № 13560. Итак, с 05.01.18 г. все СХ должны применять исключительно обновленные формы кассовой первички. А проверять порядок ведения кассовых операций будет ГФС.