Первинка з більш як трирічним строком зберігання: чи треба знищувати

Підставою для бухобліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення госпоперацій. Такі документи, а також облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти й баланси підлягають обов’язковій передачі до архіву.

Мінімальні строки зберігання бухгалтерських документів передбачено п. 44.3 Податкового кодексу (далі – ПК) та Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.12 р. № 578/5. Більшість видів первинних бухгалтерських документів слід зберігати не менше 3 років та 5 років у тому разі, якщо такі документи містять інформацію про фінансові операції. За рішенням експертної комісії підприємства ці строки можуть бути подовжені.

Водночас контролюючий орган, крім випадків, визначених п. 102.2 ПК, має право провести перевірку та самостійно визначити суму грошових зобов’язань платника податків не пізніше закінчення 1 095-го дня (2 555-го дня – у разі проведення перевірки контрольованої операції), що настає за останнім днем граничного строку подання податкової звітності та/або граничного строку сплати грошових зобов’язань, нарахованих контролюючим органом, а якщо податкову декларацію було подано пізніше, – за днем її фактичного подання. Про це нагадали фахівці ДФС, відповідаючи на запит щодо права вилучати для знищення первинні фінансові та бухгалтерські документи, строк зберігання яких перевищив трирічний строк зберігання.

Щодо права знищувати первинку, складену за період, який було перевірено в ході камеральної перевірки, податківці зазначили таке.

Камеральною вважається перевірка, яка проводиться у приміщенні контролюючого органу виключно на підставі даних, зазначених у податкових деклараціях (розрахунках) платника податків, та даних системи електронного адміністрування ПДВ (даних центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері казначейського обслуговування бюджетних коштів, у якому відкриваються рахунки платників у системі електронного адміністрування ПДВ, даних Єдиного реєстру податкових накладних (ЄРПН) та даних митних декларацій), а також даних ЄРПН та даних системи електронного адміністрування реалізації пального. Тобто такі перевірки здійснюються на підставі даних, зазначених у податкових деклараціях (розрахунках) платника податків, без перевірки регістрів податкового та бухобліку, ведення яких передбачено законом, первинних документів, які використовуються в бухгалтерському та податковому обліку і пов’язані з нарахуванням і сплатою податків та зборів, виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи.

Отже, виходячи зі змісту викладеного в листі, доходимо висновку, що платники податків мають право знищувати первинні документи після завершення 1 095-денного строку із дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання – з передбаченого ПК граничного строку подання такої звітності.

Також нагадаємо, що знищення документації, строк зберігання якої минув, за відсутності податкової перевірки за цей період не допускається (лист ДПС від 18.05.12 р. № 13920/Ж/17-1216). Тобто якщо органи ДФС не проводили перевірки понад 1 095 днів, платники податків зобов’язані забезпечити подальше зберігання неперевірених документів.

Індивідуальна податкова консультація ДФС від 08.06.17 р. № 550/6/99-99-14-03-01-15/ІПК.