Первичка с более чем трехлетним сроком хранения: нужно ли уничтожать

Основанием для бухучета хозяйственных операций являются первичные документы, фиксирующие факты осуществления хозпопераций. Такие документы, а также учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.

Минимальные сроки хранения бухгалтерских документов предусмотрены п. 44.3 Налогового кодекса (далее – НК) и Перечнем типовых документов, которые создаются во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Минюста от 12.04.12 г. № 578/5. Большинство видов первичных бухгалтерских документов следует сохранять не меньше 3 лет и 5 лет в том случае, если такие документы содержат информацию о финансовых операциях. По решению экспертной комиссии предприятия эти сроки могут быть продлены.

Вместе с тем контролирующий орган, кроме случаев, определенных п. 102.2 НК, имеет право провести проверку и самостоятельно определить сумму денежных обязательств налогоплательщика не позже окончания 1 095-го дня (2 555-го дня – в случае проведения проверки контролируемой операции), следующего за последним днем предельного срока представления налоговой отчетности и/или предельного срока уплаты денежных обязательств, начисленных контролирующим органом, а если налоговая декларация была представлена позже, – за днем ее фактического представления. Об этом напомнили специалисты ГФС, отвечая на запрос относительно права изымать для уничтожения первичные финансовые и бухгалтерские документы, срок хранения которых превысил трехлетний срок хранения.

Относительно права уничтожать первичку, составленную за период, который был проверен в ходе камеральной проверки, налоговики отметили следующее.

Камеральной считается проверка, которая проводится в помещении контролирующего органа исключительно на основании данных, указанных в налоговых декларациях (расчетах) налогоплательщика, и данных системы электронного администрирования НДС (данных центрального органа исполнительной власти, реализующего государственную политику в сфере казначейского обслуживания бюджетных средств, в котором открываются счета плательщиков в системе электронного администрирования НДС, данных Единого реестра налоговых накладных (ЕРНН) и данных таможенных деклараций), а также данных ЕРНН и данных системы электронного администрирования реализации горючего. То есть такие проверки осуществляются на основании данных, указанных в налоговых декларациях (расчетах) налогоплательщика, без проверки регистров налогового и бухучета, ведение которых предусмотрено законом, первичных документов, которые используются в бухгалтерском и налоговом учете и связаны с начислением и уплатой налогов и сборов, выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы.

Итак, исходя из содержания изложенного в письме, приходим к выводу, что налогоплательщики имеют право уничтожать первичные документы после завершения 1 095-дневного срока со дня представления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее непредставления – с предусмотренного НК предельного срока представления такой отчетности.

Также напомним, что уничтожение документации, срок хранения которой прошел, при отсутствии налоговой проверки за этот период не допускается (письмо ГНС от 18.05.12 г. № 13920/Ж/17-1216). То есть если органы ГФС не проводили проверки более 1 095 дней, налогоплательщики обязаны обеспечить дальнейшее хранение непроверенных документов.

Индивидуальная налоговая консультация ГФС от 08.06.17 г. № 550/6/99-99-14-03-01-15/ІПК.