Бухгалтеру, який готовий собі допомогти, але не може зважитися

Обмін первинною документацією в електронному вигляді – що це для бухгалтера: новий важкий обов’язок або спрощення регулярних процесів в компанії?

Електронний документообіг (ЕДО) вже гідно оцінений більшістю країн Європи і всього світу загалом. Він допомагає впорядковувати процеси обміну документами, скорочувати кількість помилок в них, економити кошти підприємств, а отже, в цілому сприятливо позначається на економіці країни. Наприклад,  Данія, маючи достатній досвід в реалізації ЕДО, економить близько 100 млн. євро в рік.

На Заході головною рушійною силою на ринку електронного документообігу виступає сама держава. В Україні ж уряд поки тільки починає впроваджувати ЕДО, і першим кроком стало електронне адміністрування ПДВ. Навряд чи хтось стане сперечатися, що це нововведення стало стресом для кожного бухгалтера, який із ним стикнувся. Але оскільки ми вже навчилися працювати з ПН і РК, чому б не спростити собі щоденну працю і не перевести в електронний вигляд  й обмін первинною документацією? Тим більше, що він є юридично значимим.

 «Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму».

Закон «Про електронні документи та електронний документообіг» № 851-IV від 22.05.2003 р.

Великі компанії, у яких кількість документів сягає тисяч в місяць, першими відчули необхідність переходу на електронний документообіг. Серед піонерів електронного документообігу – ПАТ «АК «Київводоканал», ТОВ« Фінансова компанія МБК », ТОВ« Проктер енд Гембл Україна », ПАТ«УКРТЕЛЕКОМ », ПрАТ« Київстар », ДП« Адідас Україна »і багато інших.

Чому ж ЕДО так необхІдний бухгалтеру?

Важливо розуміти, що перехід на електронний документообіг є не тільки величезною економією коштів для підприємств і країни в цілому, а, в першу чергу, є суттєвим полегшенням праці бухгалтера.

Дослідження аналітичної компанії TechNavio з’ясувало, що в результаті впровадження ЕДО в мережі закусочних Taco Bell час, витрачений співробітниками на укладання договорів з постачальниками, скоротився на 47%.

Наприклад, аби переслати «первинку» в програмі «M.E.Doc» необхідна тільки 1 хвилина, а пересилання поштою займає декілька днів. Та важливим є, перш за все, те, що документ пересилається в зашифрованому вигляді і є недоступним третім особам. Більш того, значно спрощено процедуру узгодження електронного документа. До того ж, це звільняє від тривожних дзвінків контрагентам в кінці місяця, зі спробою з’ясувати, де загубився оригінал акта.

Отже, поки деякі керівники бізнесу тільки розмірковують щодо впровадження електронного документообігу, бухгалтерам вже необхідно проявляти ініціативу і починати переводити первинну документацію в електронний вигляд.

Важливо!

Впровадження електронного документообігу не має на увазі скорочення потреби в персоналі, а сприяє виконанню роботи на більш високому та якісному рівні.

Як перейти на ЕДО?

Крок 1: Купити спеціалізоване програмне забезпечення.

Якщо підприємство є платником ПДВ, то, швидше за все, воно вже використовує модуль «ЕДО Базовий» від «M.E.Doc» для відправки податкових накладних та розрахунків коригування. Якщо немає, його можна придбати всього лише за 500 грн на рік, за що Ваш керівник тільки скаже «спасибі», тому що Ви таким чином за «копійки» заощадите купу грошей!

Компанія з 100 первинними документами в місяць, в середньому, економить понад 4000 грн на рік, на великих підприємствах ця сума сягає сотень тисяч!

Крок 2: Повідомити контрагентів.

Повідомте партнерів про те, що тепер Ви обмінюєтеся первинною документацією в електронному вигляді. Рекомендується додати в договір пункт про нову схему обміну первинними документами. Якщо договір був підписаний раніше, внести зміни через додаткову угоду.

Крок 3: Старт!

Почніть активно використовувати ЕДО, відправляючи «первинку» в електронному вигляді.

Насправді в ЕДО зовсім нічого складного немає, він тільки спрощує всі процеси підприємства. Варто тільки прийняти рішення – і Ви здивуєтеся, скільки контрагентів Вас підтримають (за результатами опитування користувачів «M.E.Doc», 85% вже готові перейти на ЕДО, якщо їх контрагенти не заперечуватимуть).

Тому, панове бухгалтери, пам’ятайте, що від Вашого рішення залежить не тільки Ваш успіх, але і розвиток бізнесу в нашій країні в цілому!

Джерело: http://www.bcp.org.ua/