Бухгалтеру, который готов себе помочь, но не может решиться

Обмен первичной документации в электронном виде - что это для бухгалтера: новый тяжелая обязанность или упрощение регулярных процессов в компании?

Электронный документооборот (ЭДО) уже оценен большинством стран Европы и всего мира в целом. Он помогает упорядочивать процессы обмена документами, сокращать количество ошибок в них, экономить средства предприятий, а следовательно, в целом благоприятно сказывается на экономике страны. Например, Дания, имея достаточный опыт в реализации ЭДО, экономит около 100 млн. евро в год.

На Западе главной движущей силой на рынке электронного документооборота выступает само государство. В Украине же правительство пока только начинает внедрять ЭДО, и первым шагом стало электронное администрирование НДС. Вряд ли кто-то станет спорить, что это нововведение стало стрессом для каждого бухгалтера, который с ним столкнулся. Но поскольку мы уже научились работать с ПН и РК, почему бы не упростить себе ежедневный труд и не перевести в электронный вид и обмен первичной документацией? Тем более, что он является юридически значимым.

 «Юридическая сила электронного документа не может отрицаться исключительно из-за того, что он имеет электронную форму. Допустимость электронного документа как доказательства не может отрицаться исключительно на основании того, что он имеет электронную форму ».

Закон «Об электронных документах и ​​электронном документообороте» № 851-IV от 22.05.2003 г.

Крупные компании, в которых количество документов достигает тысяч в месяц, первыми почувствовали необходимость перехода на электронный документооборот. Среди пионеров электронного документооборота - ОАО «АК «Киевводоканал», ООО «Финансовая компания МБК», ООО «Проктер энд Гембл Украина», ОАО «Укртелеком», АО «Киевстар», ДП «Адидас Украина» и многие другие.

Почему же ЭДО так необходимо бухгалтеру?

Важно понимать, что переход на электронный документооборот является не только огромной экономией средств для предприятий и страны в целом, а, в первую очередь, является существенным облегчением труда бухгалтера.

Исследование аналитической компании TechNavio выяснило, что в результате внедрения ЭДО в сети закусочных Taco Bell время, потраченное сотрудниками на заключение договоров с поставщиками, сократился на 47%.

Например, чтобы переслать «первичку» в программе «M.E.Doc» необходима только 1 минута, а пересылка по почте занимает несколько дней. И важно, прежде всего, то, что документ пересылается в зашифрованном виде и недоступен третьим лицам. Более того, значительно упрощена процедура согласования электронного документа. К тому же, это освобождает от тревожных звонков контрагентам в конце месяца, с попыткой выяснить, где потерялся оригинал акта.

Итак, пока некоторые руководители бизнеса только размышляют по внедрению электронного документооборота, бухгалтерам уже необходимо проявлять инициативу и начинать переводить первичную документацию в электронный вид.

Важно!

Внедрение электронного документооборота не подразумевает сокращение потребности в персонале, а способствует выполнению работы на более высоком и качественном уровне.

Как перейти на ЭДО?

Шаг 1: Купить специализированное программное обеспечение.

Если предприятие является плательщиком НДС, то, скорее всего, оно уже использует модуль «ЭДО Базовый» от «M.E.Doc» для отправки налоговых накладных и расчетов корректировки. Если нет, его можно приобрести всего лишь за 500 грн в год, за что Ваш руководитель только скажет «спасибо», потому что Вы таким образом за «копейки» сэкономите кучу денег!

Компания со 100 первичными документами в месяц, в среднем, экономит более 4000 грн в год, на крупных предприятиях эта сумма достигает сотен тысяч!

Шаг 2: Сообщить контрагентов.

Сообщите партнеров о том, что теперь Вы обмениваетесь первичной документацией в электронном виде. Рекомендуется добавить в договор пункт о новой схеме обмена первичными документами. Если договор был подписан ранее, внести изменения через дополнительное соглашение. Шаг 3: Старт!

Начните активно использовать ЭДО, отправляя «первичку» в электронном виде.

На самом деле в ЭДО совсем ничего сложного нет, он только упрощает все процессы предприятия. Стоит только принять решение - и Вы удивитесь, сколько контрагентов Вас поддержат (по результатам опроса пользователей «M.E.Doc», 85% уже готовы перейти на ЭДО, если их контрагенты не будут возражать).

Поэтому, господа бухгалтеры, помните, что от Вашего решения зависит не только Ваш успех, но и развитие бизнеса в нашей стране в целом!

Источник: http://www.bcp.org.ua/