Як уникнути сотні проблем в бухгалтерії

Напевно, багатьом знайоме таке - водії постійно порушують терміни здачі шляхових листів в бухгалтерію , і крім цього вони ще й неправильно їх заповнюють. І співробітники бухгалтерії знову і знову виділяють свій час для того, щоб пояснити їм, як це правильно робити. Приходять нові водії і все починається заново. Або така ситуація – менеджери приїхали з відрядження, а авансові звіти принесли через тиждень, та й рідко коли з першого разу виходить у них правильно заповнити авансовий звіт, щоб бухгалтерія його прийняла.

Крім цих проблем у головного бухгалтера є ще й внутрішні проблеми зі своїми підлеглими, де їм теж доводиться наступати на одні і ті ж "граблі".

Одна з таких ситуацій – тільки навчили співробітника як працювати з касою, вона через місяць в декрет пішла, шукаємо іншого і все заново; або в бухгалтерії пройшло скорочення, потрібно перерозподілити обов'язки – витрачаємо час знову на навчання нових операцій.

У всіх цих ситуаціях видно, як багато часу витрачається на їх залагодження і ще не факт, що ваші стосунки з іншими людьми залишаться на хорошому рівні.

Що робити в таких випадках, щоб ваше не втрачалося і найголовніше, щоб всі процеси в бухгалтерії робилися швидко і з тим результатом, який вам потрібен?

Так от, якщо ви зіткнулися з тим, що вам доводиться віддавати одні і ті ж розпорядження і відповідати на одні і ті ж питання, візьміть і напишіть інструкцію з цього питання. Все дуже просто, здавалося б.

Виявляється не зовсім. Ви можете мені заперечити і сказати, бо для цього існують посадові інструкції, в яких все написано, нехай дивляться і виконують. Але чому вони туди не дивляться і не виконують. Давайте розбиратися з цим.

Практично всі керівники і головний бухгалтер в тому числі, якщо у нього є підлеглі добре розуміють, що таке посадові інструкції. І практично всі співробітники отримуючи цей документ, в кращому випадку знайомляться з ним один раз, коли влаштовуються на роботу.

В основному вони припадають пилом у шухлядах столу, або в шафах відділу кадрів і чекають перевірки кадрової інспекції і не більше. Співробітники реально їх не використовують у роботі.

Чому так відбувається?

Визначення слова «інструкція», яке ми знаходимо у словнику, таке: «звід вказівок, правил, що встановлюють порядок і спосіб виконання або здійснення чого-небудь». За такого типу побудовані інструкції, наприклад, для побутової техніки - на що натискати, в якому порядку, що крутити, як чинити в разі виникнення проблем, який результат очікується від кожної операції. Якщо ви прийдете в автошколу, то там ви отримаєте інструкції, як правильно керувати автомобілем, вивчіть способи дії.

А що ми бачимо з цього визначення в посадових інструкціях в наших компаніях? Лише перелік того, що треба робити. Це не є чимось навіть схожий на інструкцію. Уявіть, що ви купили телевізор, відкриваєте інструкцію користувача. А там написано: «Права користувача: дивитися телевізор, перемикати програми, змінювати рівень гучності звучання. Обов'язки користувача: витирати пил з телевізора, не кидати телевізор, не ламати телевізор. Відповідальність користувача: якщо телевізор зламається з вини користувача, грошей користувачеві ніхто не поверне, а вартість ремонту буде вирахувана з його зарплати». І все! Це було б дуже схоже на використовувані часто-густо «посадові інструкції».

Ні, інструкція має як мінімум відповідати визначенню слова «інструкція» та містити в собі способи дії на посаді, крім перерахування самих дій.

Як зробити інструкції своїми помічниками?

Хочу дати вам деякі поради.

Перейдіть до посадових папок. Що це таке? Це просто швидкозшивач, який стоїть на робочому місці. Це папка, в якій повинні знаходитися всі інструкції , регламенти, правила, довгострокові накази, що відносяться до конкретної посади, до конкретної роботи.

Наприклад, якщо це касир - то там знаходяться всі інструкції, регламенти, накази, нормативні документи, які відносяться до роботи касира. Якщо це бухгалтер по зарплаті там знаходяться всі інструкції, регламенти, накази , нормативні документи, які відносяться до роботи бухгалтера по зарплаті.

Отже,

Крок 1. Зберіть всі внутрішні інструкції і регламенти, які є у вашій компанії і відносяться до області бухгалтерії. Розсортуйте їх по ділянкам бухгалтерії, зробіть необхідну кількість копій, щоб на кожній дільниці були ті матеріали на основі, яких співробітник повинен працювати.

Важливо! Ми знаємо, що інструктивні документи з бухгалтерських питань часто зазнають змін, тому одночасно з паперовими папками доцільно завести електронний варіант скоросшивателя. При цьому і на паперовій папці і в електронній варто передбачити попереджувальний напис про те, що текст слід перевірити з останньою редакцією нормативного документа на сайті zakon.rada.gov.ua або в будь використовуваної базі.

Крок 2. Заведіть папку для кожного поста, який є у вас в підпорядкуванні і підпишіть її.

Крок 3. Розкладіть розсортовані документи по папках, призначеним для кожного поста.

Крок 4. Попросіть кожного співробітника бухгалтерії детально виписати всі свої дії, які він робить кожен день на своїй ділянці роботи, потім виписати повторювані щомісячні дії, щоквартальні та щорічні. До опису можна додати зразки форм, які потрібно заповнювати з цього дії; контакти тих осіб з ким йому потрібно зв'язуватися, щоб виконати цю дію; час, коли це обов'язково має бути зроблено посилання на інші інструкції, які треба використовувати і всі інші подробиці, які може прочитати будь-яка людина і зрозуміти що треба робити. Обов'язково потрібно скласти список можливих проблем, які можуть виникати на цій ділянці роботи та шляхи їх вирішення.

Чому це повинен описувати сам працівник? Тому що, це зможе зробити тільки та людина, яка реально знає технологію роботи на цій ділянці на практиці.

Тільки після цього ви, як керівник можете подивитися і якщо потрібно відкоригувати можливі неточності або помилки, які були описані в діях.

Далі ви просто підтримуєте цю систему і продовжуєте накопичувати папки для кожного поста новими регламентами та інструкціями. Обов'язки різних посад доповнюються описом все краще і краще, і співробітники все краще і краще їх знають.

Отже, якщо ви хочете бути успішним лідером для своїх підлеглих і для компанії, пам'ятайте - ваш успіх залежить від того, наскільки компетентні ваші співробітники, наскільки вони добре знають свою роботу.

А перший крок до створення компетентності - це забезпечити їх всіма необхідними інструкціями прямо під рукою. Крім цього, ви будете економити свій час, коли будете перерозподіляти обов'язки в бухгалтерії або приймати в штат нового працівника.

А тепер я хотіла б вам показати, як можна швидко і без проблем написати будь-яку інструкцію, щоб не виникали одні і ті ж проблеми постійно і співробітники інших підрозділів були згодні з цим, і змогли зрозуміти, як і що потрібно робити. Пам'ятаєте приклад про водіїв? Таких прикладів у бухгалтерії може бути тисячі, не сотні.

ЯК РОЗРОБИТИ ІНСТРУКЦІЮ?

Виберіть будь-яку область у вашій роботі, в якій постійно виникає одна і та ж проблема і вам кожного разу доводиться її вирішувати.
Визначте назву майбутньої інструкції, яка буде описувати вирішення цієї проблеми, щоб прочитавши його, було зрозуміло для чого вона призначена.
Визначте, хто повинен обов'язково знати цю інструкцію і випишіть назви посад.
Опишіть ситуацію, яка постійно виникає і з-за якої написана ця інструкція.
Опишіть, що буде відбуватися в компанії в подальшому - з її співробітниками, клієнтами, постачальниками, доходами та ін., якщо ця ситуація буде виникати знову-знову.
Опишіть, що дасть компанії правильне виконання цієї інструкції.
Перелічіть послідовність правильних дій, хто винен, що робити, аби ця ситуація не виникала.
Визначте період тестування, якщо це необхідно.
Після цього, оформіть інструкцію на бланку вашої компанії із зазначенням правильних вихідних даних, які прийняті у вас в компанії.
Тепер сміливо можете йти до керівництву для затвердження і погодження цієї інструкції і зробити так, щоб проблема не повторювалася.
Написати інструкцію - це півсправи. Наступне, що необхідно зробити - це забезпечити, щоб кожний, до кого вона відноситься дійсно її знав.

І звичайно вам доведеться постійно стежити, щоб ця інструкція дотримувалася і щоб її не порушували. Це ж у ваших інтересах, «не наступати на одні і ті самі граблі».

Якщо ви це зробите, ви збережете величезну кількість часу, вам не потрібно буде відповідати на одні і ті ж питання. Ви заощадите час як своє, так і співробітників. Використовуйте це і це збільшить ефективність вашої роботи.

Давайте підведемо підсумки і запам'ятаємо три основних правила роботи з інструкціями

Як тільки ви бачите не оптимальну ситуацію уладьте її і напишіть інструкцію.
Зробіть її відомою. Досягніть того, щоб кожен до кого має відношення ця інструкція, був ознайомлений з нею.
Постійно посилайтесь на неї і перевіряйте, наскільки люди її зрозуміли і як застосовують в організації.
Зробіть це і ви побачите як виросте ефективність вашої роботи!

СВІТЛАНА ПОЗОВА

Founder в UBE,

Vice President  Всеукраїнського бухгалтерського клубу "Баланс",

Засновник  Всеукраїнського бухгалтерського клубу "Баланс".