Как избежать сотни проблем в бухгалтерии

Наверное многим знакомо такое - водители постоянно нарушают сроки сдачи путевых листов в бухгалтерию , и кроме этого они еще и неправильно их заполняют. И сотрудники бухгалтерии опять и опять выделяют свое время для того, чтобы объяснить им как это правильно делать. Приходят новые водители и все начинается заново. Или такая ситуация – менеджеры приехали с командировки, а авансовые отчеты принесли через неделю, да и редко когда с первого раза получается у них правильно заполнить авансовый отчет, чтобы бухгалтерия его приняла.

Кроме этих проблем у главного бухгалтера есть еще и внутренние проблемы со своими подчиненными, где им тоже приходится наступать «на одни и те же грабли».

Одна из таких ситуаций – только научили сотрудника как работать с кассой, она через месяц в декрет ушла, ищем другого и все заново; либо в бухгалтерии прошло сокращение, нужно перераспределить обязанности – тратим время опять на обучение новым операциям.

Во всех этих ситуациях видно, как много времени уходит на их улаживание и еще не факт, что ваши отношения с другими людьми останутся на хорошем уровне.

Что делать в таких случаях, чтобы время ваше не терялось и самое главное, чтобы все процессы в бухгалтерии делались быстро и с тем результатом, который вам нужен?

Так вот, если вы столкнулись с тем, что вам приходится отдавать одни и те же распоряжения и отвечать на одни и те же вопросы, возьмите и напишите инструкцию по этому вопросу. Все очень просто казалось бы.

Оказывается не совсем. Вы можете мне возразить и сказать, так для этого существуют должностные инструкции, в которых все написано, пусть смотрят и выполняют. Но почему то они туда не смотрят и не выполняют. Давайте разбираться с этим.

Практически все руководители, и главный бухгалтер в том числе, если у него есть подчиненные хорошо понимают, что такое должностные инструкции. И практически все сотрудники получая этот документ, в лучшем случае знакомятся с ним один раз, когда устраиваются на работу.

В основном они пылятся в ящиках стола, либо в шкафах отдела кадров и ждут проверки кадровой инспекции и не больше. Сотрудники реально их не используют в работе.

Почему так происходит?

Определение слова «инструкция», которое мы находим в словаре, таково: «свод указаний, правил, устанавливающих порядок и способ выполнения или осуществления чего-либо». По такому типу построены инструкции, к примеру, для бытовой техники - на что нажимать, в каком порядке, что крутить, как поступать в случае возникновения проблем, какой результат ожидается от каждой операции. Если вы придёте в автошколу, то там вы получите инструкции, как правильно управлять автомобилем, изучите способы действия.

А что мы видим из этого определения в должностных инструкциях в наших компаниях? Только перечень того, что надо делать. Это не является чем-то даже похожим на инструкцию. Представьте, вы купили телевизор, открываете инструкцию пользователя. А там написано: «Права пользователя: смотреть телевизор, переключать программы, менять уровень громкости звучания. Обязанности пользователя: вытирать пыль с телевизора, не ронять телевизор, не ломать телевизор. Ответственность пользователя: если телевизор сломается по вине пользователя, денег пользователю никто не вернёт, а стоимость ремонта будет вычтена из его зарплаты». И всё! Это было бы очень похоже на используемые сплошь и рядом «должностные инструкции».

Нет, инструкция должна как минимум отвечать определению слова «инструкция» и содержать в себе способы действия на посту, кроме перечисления самих действий.

Как сделать инструкции своими помощниками?

Хочу дать вам некоторые советы.

Перейдите к должностным папкам. Что это такое? Это просто скоросшиватель, который стоит на рабочем месте сотрудника. Это папка, в которой должны находится все инструкции , регламенты, правила, долгосрочные приказы, относящиеся к конкретной должности, к конкретной работе.

Например если это кассир - то там находятся все инструкции, регламенты, приказы, нормативные документы, которые относятся к работе кассира. Если это бухгалтер по зарплате - то там находятся все инструкции, регламенты, приказы , нормативные документы, которые относятся к работе бухгалтера по зарплате.

Итак,

Шаг 1. Соберите все внутренние инструкции и регламенты, которые есть в вашей компании и относятся к области бухгалтерии. Рассортируйте их по участкам бухгалтерии, сделайте необходимое количество копий, чтобы на каждом участке были те материалы на основе, которых сотрудник должен работать.

Важно! Мы знаем, что инструктивные документы по бухгалтерским вопросам часто претерпевают изменения, поэтому одновременно с бумажными папками целесообразно завести электронный вариант скоросшивателя. При этом и на бумажной папке и в электронной стоит предусмотреть предупредительную надпись о том, что текст стоит проверить с последней редакцией нормативного документа на сайте zakon.rada.gov.ua или в любой используемой базе.

Шаг 2. Заведите папку для каждого поста, который есть у вас в подчинении и подпишите ее.

Шаг 3. Разложите рассортированные документы по папкам, предназначенным для каждого поста.

Шаг 4. Попросите каждого сотрудника бухгалтерии выписать подробно все свои действия, которые он делает каждый день на своем участке работы, потом выписать повторяющиеся ежемесячные действия, ежеквартальные и ежегодные. В описание можно добавить образцы форм, которые нужно заполнять по этому действию; контакты тех лиц с кем ему нужно связываться, чтобы выполнить это действие; время, когда это обязательно должно быть сделано; ссылки на другие инструкции, которые нужно использовать и все остальные подробности, которые может прочитать любой человек и понять что нужно делать. Обязательно нужно составить список возможных проблем, которые могут возникать на этом участке работы и пути их решения.

Почему это должен описывать сам сотрудник? Потому что, это сможет сделать только тот человек, который реально знает технологию работы на этом участке на практике.

Только после этого вы, как руководитель можете посмотреть и если нужно откорректировать возможные неточности или ошибки, которые были описаны в действиях.

Далее вы просто поддерживаете эту систему и продолжаете накапливать папки для каждого поста новыми регламентами и инструкциями. Обязанности разных должностей дополняются описанием все лучше и лучше, и сотрудники все лучше и лучше их знают.

Итак, если вы хотите быть успешным лидером для своих подчиненных и для компании, помните - ваш успех зависит от того, насколько компетентны ваши сотрудники, насколько они хорошо знают свою работу.

А первый шаг к созданию компетентности - это обеспечить их всеми необходимыми инструкциями прямо под рукой. Кроме этого, вы будете экономить свое время, когда будете перераспределять обязанности в бухгалтерии или принимать в штат нового сотрудника.

А теперь я хотела бы вам показать, как можно быстро и без проблем написать любую инструкцию, чтобы не возникали одни и те же проблемы постоянно и сотрудники других подразделений были согласны с этим, и смогли понять как и что нужно делать. Помните пример про водителей? Таких примеров в бухгалтерии может быть тысячи, не сотни.

КАК РАЗРАБОТАТЬ ИНСТРУКЦИЮ?

1. Выберите любую область в вашей работе, в которой постоянно возникает одна и та же проблема и вам каждый раз приходиться ее решать.
2. Определите название будущей инструкции, которая будет описывать решение этой проблемы, чтобы прочитав его, было понятно для чего она предназначена.
3. Определите, кто должен обязательно знать эту инструкцию и выпишите названия должностей.
4. Опишите ситуацию, которая постоянно возникает и из-за которой написана эта инструкция.
5. Опишите, что будет происходить в компании в последующем - с ее сотрудниками, клиентами, поставщиками, доходами и др., если эта ситуация будет возникать вновь-вновь.
6. Опишите, что даст компании правильное выполнение этой инструкции.
7. Перечислите последовательность правильных действий, кто должен, что делать, чтобы эта ситуация не возникала.
8. Определите период тестирования, если это необходимо.
9. После этого, оформите инструкцию на бланке вашей компании с указанием правильных исходных данных, которые приняты у вас в компании.
10. Теперь смело можете идти к руководству для утверждения и согласования этой инструкции и сделать так, чтобы проблема не повторялась.

Написать инструкцию - это полдела. Следующее, что важно сделать - это обеспечить, чтобы каждый к кому она относится действительно ее знал.

И конечно вам придется постоянно следить, чтобы эта инструкция соблюдалась и чтобы ее не нарушали. Это же в ваших интересах, «не наступать на одни и те грабли».

Если вы это сделаете, вы сохраните огромное количество времени, вам не нужно будет отвечать на одни и те же вопросы. Вы сэкономите время как свое, так и сотрудников. Используйте это и это увеличит эффективность вашей работы.

Давайте подведем итоги и запомним три основных правила работы с инструкциями

1. Как только вы видите не оптимальную ситуацию уладьте ее и напишите инструкцию.
2. Сделайте ее известной. Добейтесь того, чтобы каждый к кому имеет отношение эта инструкция, был ознакомлен с ней.
3. Постоянно ссылайтесь на нее и проверяйте, насколько люди ее поняли и как применяют в организации.

Сделайте это и вы увидите как вырастет эффективность вашей работы!

СВЕТЛАНА ПОЗОВА

Founder в UBE, 

Vice President вВсеукраинский бухгалтерский клуб "Баланс",

 Учредитель в Всеукраинский бухгалтерский клуб "Баланс"