Электронный учет трудовой деятельности: разъясняет Гоструда

10 июня вступил в силу Закон от 05.02.21 г. № 1217-IX «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» (далее - Закон № 1217), который внес изменения в Кодекс законов о труде Украины (далее - КЗоТ) относительно новых правил учета трудовой деятельности работника. С этой даты введен электронный учет трудовой деятельности.

Основная суть изменений - перевод учета трудовой деятельности работника с бумажной формы (трудовая книжка) в электронную - в реестр застрахованных лицах Государственный реестр общеобязательного государственного социального страхования (ст. 48 КЗоТ).

Что надо учитывать работодателю?

Если согласно положениям ст. 24 КЗоТ в предыдущей редакции работник при заключении трудового договора обязан подать трудовую книжку. То новая редакция этой статьи предусматривает, что трудовая книжка будет подаваться работодателю только при ее наличии у работника. Теперь работник имеет выбор, что предоставлять: трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лицах Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования.

Если же лицо, которое трудоустраивает работодатель, впервые принимается на работу, то такой гражданин имеет право подать требование об оформлении трудовой книжки. В таком случае работодатель оформляет трудовую книжку в обязательном порядке не позднее пяти дней после приема на работу (ч. 3 ст. 24, ч.2 ст. 48 КЗоТ).

Именно требовать, тогда как согласно ч. 3 ст. 48 КЗоТ в предыдущей редакции, оформление трудовой книжки работникам, поступающим на работу впервые, было обязанностью работодателя.

Отныне работодатель освобожден от обязанности хранения трудовой книжки. В новой редакции ст. 48 КЗоТ говорится: работодатель по требованию работника обязан вносить в трудовую книжку, что хранится у работника, записи о приеме на работу, переводе и увольнении, поощрениях и награждениях за успехи в работе. После чего трудовая книжка возвращаться работнику.

Что делать работодателю с трудовыми книжками, которые хранятся у него на сегодняшний день?

Согласно ч. 3 ст. 48 КЗоТ, трудовые книжки хранятся у работника. Однако это не означает, что после 10 июня все трудовые книжки нужно выдать работникам.

Законодателем установлено, так сказать, «переходный период» в пять лет, а именно: раздел II «Заключительные и переходные положения» Закона № 1217 предусмотривает, что в течение 5 лет после 10.06.21 г. происходить включение Пенсионным фондом в Реестр застрахованных лиц недостающих сведений о трудовой деятельности работников на основании сведений, представленных страхователем или застрахованным лицом. После завершения этих работ имеющиеся у работодателей бумажные трудовые книжки будут выдаваться работникам на руки лично под подпись. Также работодатель будет обязан выдать надлежащим образом оформленную трудовую книжку работнику, с которым заключен трудовой договор до 10.06.21 г. и который освобождается до завершения процедуры включения данных с нее в Реестр застрахованных лиц, в день увольнения. В течение переходного периода можно будет использовать как бумажную трудовую книжку, так и электронную форму уже имеющихся или внесенных сведений о трудовой деятельности.

Какие обязанности работодателя по предоставлению информации из трудовых книжек в Пенсионный фонд?

Законодателем установлено, что такую ​​информацию могут подавать в ПФ как сами физические лица - работники, так и их работодатели (если на момент подачи бумажная трудовая книжка хранится у работодателя).

Если работник делегирует полномочия по оцифровке документов о трудовой деятельности работодателю, то такой работник должен предоставить согласие на обработку персональных данных, которое оформляется в произвольной форме. Сканированная копия этого согласия является неотъемлемой составляющей сведений, представляемых работодателем в Пенсионный фонд.

Подается такая информация через вебпортал электронных услуг Пенсионного фонда в виде сканированных или оцифрованных копий трудовой книжки, справок и т.п.

https://od.dsp.gov.ua