Возвращении из зарубежной командировки: оформляем неиспользованную валюту

Порядок командировки за границу определены в разд. ІІI Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 13.03.1998 №59 (далее - Инструкция).

Согласно п. 5 разд. Инструкции, предприятие, отправляющее работника в командировку за границу, обеспечивает его денежными средствами для осуществления текущих расходов во время служебной командировки (авансом) в национальной валюте государства, в которое командируется работник, или в свободно конвертируемой валюте.

Согласно п. 17 разд. ІІІ Инструкции по возвращении из командировки работник обязан до окончания пятого банковского дня, следующего за днем ​​прибытия к месту постоянной работы, подать отчет об использовании средств, предоставленных на командировку (далее - Отчет). Сумма излишне израсходованных средств (остатка средств сверх суммы, израсходованной согласно Отчету) подлежит возврату работником в кассу или зачислению на соответствующий счет предприятия, их предприятия в денежных единицах, в которых был предоставлен аванс, в установленном законодательством порядке.

Если во время служебных командировок командированный работник получил наличные с применением платежных карточек, он подает Отчет и возвращает сумму излишне израсходованных средств до окончания третьего банковского дня после завершения командировки (банковского дня, следующего за днем ​​прибытия к месту постоянной работы).

При отсутствии первичных или любых других документов, подтверждающих фактическое нахождение работника в командировке, в Отчет прилагаются заверенные отделом кадров или главным бухгалтером ксерокопии страниц загранпаспорта или документа, который его заменяет, с фамилией командированного работника и отметками пограничных служб о пересечении границы ( при их наличии) или справка Главного центра обработки специальной информации Госпогранслужбы Украины относительно пересечения командированным работником государственной границы Украины (в которой указано пункт пропуска, дата и время пересечения границы, серия, номер, тип и название паспортного документа).

По возвращении из командировки работник обязан предоставить Отчет по форме, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 28.09.2015 №841 «Об утверждении формы Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядка его составления». Вместе с отчетом подаются документы (в оригинале), подтверждающие стоимость оплаченных расходов, с указанием формы их оплаты (наличными, чеком, платежной карточкой, безналичным перечислением).

Учитывая вышеизложенное, сумма излишне израсходованных средств (остатка средств сверх суммы, израсходованной согласно Отчету) подлежит возврату работником в кассу или зачислению на соответствующий счет предприятия, их предприятия в денежных единицах, в которых был предоставлен аванс, в установленном законодательством порядке. При этом Отчет состоит подотчетным лицом, получившим такие средства на предприятии, в валюте государства, в которое командирован работник, или в свободно конвертируемой валюте.

tr.tax.gov.ua