Сколько нужно хранить первичные документы, связанные с исчислением и уплатой налогов?

В соответствии с пунктом 44.1 статьи 44 НКУ для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.

Согласно пункту 44.3 статьи 44 НКУ налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов, определенных пунктом 44.1 статьи 44 НКУ, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, в течение определенных законодательством сроков, но не менее 1095 дней (2555 дней – для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием в соответствии со статьями 39 и 39 прим. 2 НКУ) со дня представления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее неподача – из предусмотренного НКУ предельного срока представления такой отчетности и документов, связанных с выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, – не менее 1095 дней со дня осуществления соответствующей хозяйственной операции (для соответствующих разрешительных документов – не менее 1095 дней со дня истечения срока их действия).

В случае ликвидации налогоплательщика документы, определенные пунктом 44.1 статьи 44 НКУ, за период деятельности налогоплательщика не менее 1095 дней (2555 дней – для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием в соответствии со статьями 39 и 39 прим. НКУ), предшествовавшие дате ликвидации налогоплательщика, в установленном законодательством порядке передаются в архив.

Предусмотренные пунктом 44.3 статьи 44 НКУ сроки хранения документов продлеваются на период остановки отсчета срока давности в случаях, предусмотренных пунктом 102.3 статьи 102 НКУ.

Если документы, определенные в пункте 44.1 статьи 44 НКУ, связаны с предметом проверки, проведением процедуры административного обжалования принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного разбирательства, такие документы должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или разрешения дела судом, но не менее сроков, предусмотренных пунктом 44.3 статьи 44 НКУ (пункт 44.4 статьи 44 НКУ).

Наряду с этим сроки хранения типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, определены приказом Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 № 578/5.

Следовательно, налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов, определенных пунктом 44.1 статьи 44 НКУ, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, в течение определенных законодательством сроков, но не менее чем определены статьи 44 НКУ.

Согласно статье 13 Закона Украины от 22 мая 2003 года № 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте» (далее – Закон № 851) с изменениями и дополнениями субъекты электронного документооборота должны хранить электронные документы на электронных носителях информации в форме, что позволяет проверить их целостность на этих носителях.

Срок хранения электронных документов на электронных носителях информации должен быть не меньше срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге.

При хранении электронных документов обязательно соблюдение следующих требований:

1. информация, содержащаяся в электронных документах, должна быть доступна для ее дальнейшего использования;
2. должна быть обеспечена возможность восстановления электронного документа в том формате, в котором он был создан, отправлен или получен;
3. в случае наличия должна храниться информация, позволяющая установить происхождение и назначение электронного документа, а также дату и время его отправки или получения.

Следовательно, электронные формы первичных документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов (кроме единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование), а также архив файлов отчетности, представленной контролирующим органам в электронном виде, должны храниться налогоплательщиками на электронных носителях информации в форме, позволяющей проверить их целостность на этих носителях, в течение срока, установленного законодательством для хранения соответствующих документов на бумаге.

https://zp.tax.gov.ua