Порядок хранения электронных документов

Электронные формы первичных документов, а также архив файлов отчетности, представленной в электронном виде, должны храниться на электронных носителях информации в форме, позволяющей осуществить проверку их целостности на этих носителях.

Согласно п. 44.1 НКУ для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.

Обращаем внимание, что налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов, определенных п. 44.1 НКУ, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, в течение не менее 1095 дней (2555 дней - для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием в соответствии со ст. 39 НКУ) со дня подачи налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее непредставления - с предусмотренного КУ предельного срока представления такой отчетности.

При ликвидации налогоплательщика документы, определенные п. 44.1 НКУ, за период деятельности налогоплательщика не менее 1095 дней (2555 дней - для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием в соответствии со ст. 39 НКУ), предшествующие дате ликвидации налогоплательщика, в установленном законодательством порядке передаются в архив.

Если документы, указанные в п. 44.1 НКУ, связанные с предметом проверки, проведением процедуры административного обжалования принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного разбирательства, такие документы должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и / или решения дела судом, но не менее сроков, предусмотренных п. 44.3 НКУ.

Наряду с этим, сроки хранения типовых документов, создаваемых в ходе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, определенные приказом Минюста от 12.04.2012 г.. №578 / 5 с изменениями и дополнениями.

Таким образом, налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов, определенных п. 44.1 НКУ, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, в течение определенных законодательством сроков, но не менее определен ст. 44 НКУ.

Согласно ст. 13 Закона Украины от 22.05.2003 г. №851-IV «Об электронных документах и ​​электронном документообороте» (далее - Закон №851) субъекты электронного документооборота должны хранить электронные документы на электронных носителях информации в форме, позволяющей проверить их целостность на этих носителях.

Срок хранения электронных документов на электронных носителях информации должен быть не меньше срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге.

При невозможности хранения электронных документов на электронных носителях информации в течение срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге, субъекты электронного документооборота должны принимать меры по дублированию документов на нескольких электронных носителях информации и осуществлять их периодическое копирование в соответствии с порядком учета и копирования документов, установленного законодательством. Если невозможно выполнить указанные требования, электронные документы должны храниться в виде копии документа на бумаге (в случае отсутствия оригинала этого документа на бумаге). При копировании электронного документа с электронного носителя информации обязательно осуществляется проверка целостности данных на этом носителе.

При хранении электронных документов обязательно соблюдение следующих требований:

• информация, содержащаяся в электронных документах, должна быть доступной для дальнейшего использования;
• должна быть обеспечена возможность восстановления электронного документа в том формате, в котором он был создан, отправлен или получен;
• при наличии должна храниться информация, которая позволяет установить происхождение и назначение электронного документа, а также дату и время его отправления или получения.

Субъекты электронного документооборота могут обеспечивать соблюдение требований по хранению электронных документов путем использования услуг посредника, в том числе архивного учреждения, если такое учреждение соблюдает требования этой статьи. Создание архивов электронных документов, представление электронных документов в архивные учреждения Украины и их хранение в этих учреждениях осуществляется в порядке, определенном законодательством (ч. 5 ст. 13 Закона №851).

Частью 3 ст. 8 Закона Украины от 16.07.1999 г. №996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» установлено, что ответственность, в частности, за сохранение обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не менее трех лет, несет уполномоченный орган (должностное лицо), осуществляющий руководство предприятием, или владелец в соответствии с законодательством и учредительными документами.

Таким образом, электронные формы первичных документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов (кроме единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование), а также архив файлов отчетности, представленной контролирующим органам в электронном виде, должны храниться плательщиками налога на электронных носителях информации в форме, позволяющей осуществить проверку их целостности на этих носителях, в течение срока, установленного законодательством для хранения соответствующих документов на бумаге.

sumy.tax.gov.ua