Относительно документального подтверждения расходов частного нотариуса

<...>

Согласно п.52.5 ст.52 НАЛОГОВОГО КОДЕКСА УКРАИНЫ контролирующие органы имеют право предоставлять консультации исключительно по тем вопросам, относящимся к их полномочий.

Подпунктом 14.1.226 пункта 14.1 статьи 14 НКУ определено, что самозанятое лицо - это налогоплательщик, который является физическим лицом - предпринимателем или осуществляет независимую профессиональную деятельность при условии, что такое лицо не является работником в рамках такой предпринимательской или независимой профессиональной деятельности.

Налогообложение доходов физических лиц, осуществляющих независимую профессиональную деятельность, осуществляется в соответствии с положениями статьи 178 раздела IV "Налог на доходы физических лиц" НКУ.

Пунктом 178.2 статьи 178 НКУ предусмотрено, что доходы, полученные в течение календарного года от осуществления независимой профессиональной деятельности, облагаются налогом по ставкам, определенным в пункте 167.1 статьи 167 настоящего Кодекса.

Согласно п. 178.6 ст. 178 НКУ физические лица, осуществляющие независимую профессиональную деятельность, обязаны вести учет доходов и расходов от такой деятельности.

При определении совокупного чистого дохода частного нотариуса учитываются расходы, приведенные в Обобщающей налоговой консультации по некоторым вопросам налогообложения физических лиц, осуществляющих независимую профессиональную деятельность (частных нотариусов, адвокатов), утвержденной приказом ГНС Украины от 24.12.2012 № 1185 и в Обобщающей налоговой консультации относительно расходов частного нотариуса, утвержденной приказом Миндоходив Украины от 30.12.2013 № 884.

К расходам частного нотариуса могут быть отнесены, в частности:

• аренда рабочего места нотариуса, в том числе его текущий ремонт, оборудование пандуса для подъезда инвалидов;
• страхование гражданско-правовой ответственности частного нотариуса;
• техническое обеспечение деятельности рабочего места нотариуса и его обслуживания:
  а) охранная и пожарная сигнализация;
  б) металлические двери или металлические роллеты;
  в) металлические решетки, защитные роллеты и бронированная ударопрочная пленка на окнах;
  г) металлические шкафы;
  д) огнестойкий сейф;
  е) информационная вывеска;
  е) обслуживание технического оборудования (компьютеры, в том числе их программное обеспечение, принтеры, сканер, ксерокс, факс, телефон и т.п.);
  ж) подключение и пользование сетью Интернет без ограничения количества провайдеров, включая мобильный Интернет;
  з) телекоммуникационные услуги;
  и) мебель; программное обеспечение, пользование электронной базой законодательства;
• установка, обслуживание и пользование государственными и едиными реестрами;
• изготовление печатей, штампов с текстами удостоверяющих надписей;
• расходы на приобретение специальных бланков нотариальных документов и ведения реестров для регистрации нотариальных действий, книг, журналов регистрации (учета), предусмотренных номенклатурой;
• расходы на приобретение канцелярских принадлежностей (картонаже, архивные папки, твердый картон, канцелярский бумагу, технические средства для прошивки документов и т.п.);
• расходы на обеспечение сохранности документов нотариального делопроизводства;
• прохождение повышения квалификации, участие в краткосрочных семинарах, международных семинарах, симпозиумах, научно-практических конференциях; совершенствование профессионального мастерства; обучение в школе молодого нотариуса; приобретение и подписка юридической литературы (книг, журналов, дисков, программ и т.п.);
• оплата труда и обязательные начисления на фонд оплаты труда помощников, секретарей, стажеров (наемных работников);
• уплата взносов в Пенсионный фонд Украины, в том числе в пользу наемных работников, и фонды общеобязательного государственного социального страхования;
• открытие счетов в банках и их расчетно-кассовое обслуживание (депозитные счета);
• расходы на почтовые и курьерские услуги, необходимые для ведения нотариальной деятельности;
• коммунальные расходы (электро-, газо-, тепло-, водоснабжения) на содержание рабочего места частного нотариуса, в случае если это нежилое помещение является собственностью частного нотариуса;
• уплату ежемесячных членских взносов нотариусами на обеспечение нотариального самоуправления, в соответствии со статьей 16 Закона Украины от 2 сентября 1993 № 3425 «О нотариате» с изменениями и дополнениями.

В пункте 178.3 ст. 178 НКУ определено, что налогооблагаемым доходом таких лиц считается совокупный чистый доход, то есть разница между доходом и документально подтвержденными расходами, необходимыми для осуществления определенного вида независимой профессиональной деятельности.

Одним из обязательных условий для отражения доходов и расходов в налоговом учете является их документальное подтверждение, о чем речь идет не только в п. 178.3 ст. 178 НКУ, но и в главе 1 «Общие положения» НКУ, в частности в ст. 44:

«Статья 44. Требования к подтверждению данных, определенных в налоговой отчетности

44.1. Для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и / или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.

Налогоплательщикам запрещается формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных документами, определенными абзацем первым этого пункта».

Определение первичного документа и учетного регистра приводится в Положении о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденном приказом Министерства финансов Украины Об утверждении Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете от 24.05.1995 № 88:

Учетные регистры - это носители специального формата (бумажные, электронные) в виде ведомостей, ордеров, книг, журналов, машинограмм и т.п., предназначенные для хронологического, систематического или комбинированного накопления, группировки и обобщения информации из первичных документов, принятых к учету.

Первичные документы - это документы, созданные в письменной или электронной форме, фиксирующие и подтверждающие хозяйственные операции.

Определение «первичного документа» также содержится в ст. 1 Закона Украины от 16.07.1999 № 996-XIV О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине (далее - Закон № 996), где указано, что первичный документ - это документ, который содержит сведения о хозяйственной операции и подтверждает ее осуществление.

Согласно ст. 9 Закона № 996 первичные документы должны быть составлены во время осуществления хозяйственной операции, а если это невозможно - непосредственно после ее окончания.

Чтобы быть доказательным и иметь юридическую силу, документ должен содержать обязательные реквизиты. Термин «реквизиты» происходит от лат. requisitum, что означает «нужно, необходимо». Обязательные реквизиты первичных документов определены в п. 2 ст. 9 Закона № 996, согласно которому первичные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и должны иметь следующие обязательные реквизиты:

• название документа (формы);
• дату и место составления;
• название предприятия, от имени которого составлен документ;
• содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции;
• должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

​Если в первичном документе нет какого-либо обязательного реквизита, такой документ недоказателен и не может быть основанием в бухгалтерском учете. Такие документы, как правило, являются причиной тщательного изучения органами проверки и контроля и наложения штрафных санкций.

В зависимости от характера операций в первичные документы могут быть внесены также дополнительные реквизиты: идентификационный код предприятия или лица; номер документа; основание для осуществления операции; данные о документе, удостоверяющем личность; другие дополнительные реквизиты.

К оформлению первичных бухгалтерских документов ставят следующие требования:

• первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это невозможно - непосредственно после ее окончания;
• документы составляют на бланках типовых форм, утвержденных Госкомстатом Украины, или на бланках специализированных форм, утвержденных соответствующими министерствами и ведомствами, а также изготовленных самостоятельно, которые должны содержать обязательные реквизиты типовых или специализированных форм;
• записи в первичных документах делают в темном цвете чернилами, шариковой ручкой, печатными средствами или принтером, которые обеспечивают хранение этих записей в течение установленного срока хранения документа;
• свободные строки в первичных документах прочерчивают;
• в денежных документах суммы проставляют цифрами и прописью, первое слово суммы записывают скраю и с большой буквы;
• руководитель предприятия утверждает перечень лиц, имеющих право подписывать первичные документы на осуществление хозяйственных операций, связанных с отпуском товарно-материальных ценностей, имущества, выдачей денежных средств и документов. Круг таких лиц, как правило, ограничен;
• запрещается принимать к исполнению документы на хозяйственные операции, которые противоречат законодательным и нормативным актам, установленному порядку учета денежных средств и материальных ценностей, наносят ущерб владельцам.

Первичные документы составляются на бланках типовых форм, утвержденных Государственным комитетом статистики Украины, а также на бланках специализированных форм, утвержденных министерствами и ведомствами Украины. Документирование хозяйственных операций может осуществляться с использованием изготовленных самостоятельно бланков, которые должны обязательно содержать реквизиты типовых или специализированных форм.

Нотариус обязан хранить первичные документы в наряде 01-14 - «Первичные документы и приложения к ним», фиксирующие факт выполнения хозяйственных операций и стали основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета и налоговых документах (кассовые, банковские документы, ордера, уведомления банков и переводные требования, выписки банков, корешки квитанций, банковских чековых книжек, нарядов на работу, акты о приемке, сдаче и списании имущества, материалов, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, счета-фактуры, авансовые отчеты и т.д.). Срок хранения наряда 01-14 составляет 3 года. Это требование полностью коррелируется с требованиями НКУ, в п. 44.3 ст. 44 которого указано:

44.3. Налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов, определенных в пункте 44.1 этой статьи, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, не менее 1095 дней со дня представления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее непредоставления - с предусмотренного настоящим Кодексом предельного срока представления такой отчетности.

В случае ликвидации налогоплательщика документы, определенные в пункте 44.1 этой статьи, за период деятельности налогоплательщика не менее 1095 дней, предшествовавших дате ликвидации налогоплательщика, в установленном законодательством порядке передаются в архив.

За нарушение норм ст. 44 НКУ, то есть за необеспечение сроков хранения первичных документов, учетных и других регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, других документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов, предусмотрен штраф в размере 510 грн., если такое нарушение было выявлено впервые, и 1020 грн . - если оно обнаружено повторно в течение года (п. 121.1 НКУ).

Однако наличие в делах нотариуса исключительно выписки с банковского счета нотариуса, которой подтверждается оплата какого-либо товара или услуги, и отсутствие первичного документа, подтверждающего собственно поставку этого товара (или предоставления услуги), вряд ли может быть бесспорным подтверждение понесенных нотариусом расходов, по причинам, изложенных выше.

Источник: http://dp.sfs.gov.ua/baner/podatkovi-...