Отчитываемся за пребывание в командировке за рубежом

Предприятие, отправляющее работника, обеспечивает его средствами для осуществления текущих расходов во время служебной командировки (авансом). Аванс перечисляется на текущий счет работника, операции по которым могут осуществляться с использованием платежных карточек, или счет предприятия, направляет работника в командировку, операции по которым могут осуществляться с использованием корпоративных платежных карточек.

Аванс может выдаваться наличными работникам, в командировку направляют государственные органы и военные формирования, созданные ими в установленном порядке учреждения и организации, на которые законодательством возложены задачи и полномочия по разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности.

Работнику возмещаются (при наличии документального подтверждения оплаты) понесенные в связи со служебной командировкой комиссионные расходы в случае обмена валюты, суммы комиссионного вознаграждения за предоставленные банком услуги, связанные с использованием платежных карточек и наличных (с учетом особенностей системы финансовых расчетов в государстве командировки), в частности, возмещаются расходы, связанные с перечислением аванса на расчетный счет работника; возвратом средств со счета работника на соответствующий счет предприятия; переводом денежных средств электронными средствами - в безналичной форме; проведением безналичных расчетов в валюте, отличной от валюты счета платежной карты; получением наличности с применением платежной карточки; конвертацией наличной иностранной валюты в национальную валюту государства командировки; получением выписки банка-эмитента платежной карты.

Предприятие, отправляющеет работника в командировку за границу, обеспечивает его авансом в национальной валюте государства, в которое командируется работник, или в долларах США/евро или в гривневом эквиваленте по официальному курсу НБУ, установленному на день подачи уполномоченному банку расчета расходов ( п. 5 разд. III Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 13.03.1998 №59 (далее - Инструкция).

Пунктом 17 разд. III Инструкции установлено, что по возвращении из командировки работник обязан до окончания пятого банковского дня, следующего за днем ​​прибытия к месту постоянной работы, подать отчет об использовании средств, выданных на командировку (далее - Отчет). Сумма излишне израсходованных средств (остатка средств сверх суммы, израсходованной согласно Отчету) подлежит возврату работником (в денежных единицах, в которых был предоставлен аванс) на соответствующий счет предприятия, их предприятия в установленном законодательством порядке, а в случае получения аванса наличными сумма излишне израсходованных средств подлежит возврату работником в кассу соответствующего государственного, военного формирования, соответствующего учреждения или организации, на которые законодательством возложены задачи и полномочия по разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности.

Вместе с отчетом подаются документы (в оригинале), подтверждающие стоимость оплаченных расходов, с указанием формы их оплаты (наличными, чеком, платежной карточкой, безналичным перечислением).

При отсутствии первичных или любых других документов, подтверждающих фактическое нахождение работника в командировке, в Отчет прилагаются заверенные отделом кадров или главным бухгалтером ксерокопии страниц загранпаспорта или документа, который его заменяет, с фамилией командированного работника и отметками пограничных служб о пересечении границы ( при их наличии) или справка Главного центра обработки специальной информации Госпогранслужбы Украины относительно пересечения командированным работником государственной границы Украины (в которой указано пункт пропуска, дата и время пересечения границы, серия, номер, тип и название паспортного документа).

Форма Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядок его составления утверждены приказом Министерства финансов Украины от 28.09.2015 №841 «Об утверждении формы Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядка его составления» с изменениями и дополнениями.

При составлении Отчета перерасчет осуществленных в командировке расходов, подтверждено документально, осуществляется в соответствии с фактическим обменного курса, применяемого банком, в случае отсутствия подтверждающих документов об обмене валюты - ввиду кросс-курс, рассчитанный по официальному обменному валютному курсу, установленному НБУ на день утверждения такого отчета.

Если для окончательного расчета за командировку необходимо выплатить (перечислить) дополнительные средства, выплата осуществляется в национальной валюте Украины по официальному обменному курсу гривни к иностранным валютам, установленному НБУ на день утверждения руководителем отчета. Выплата (перечисление) указанных средств должно осуществляться до окончания третьего банковского дня после утверждения руководителем отчета об использовании средств, выданных на командировку.

Сроки подачи Отчета установленные в подпунктах 170.9.2 и 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 Налогового кодекса Украины. При этом суммы неизрасходованных средств возвращаются плательщиком налога в кассу или зачисляются на банковский счет предприятия до или во время представления указанного отчета.

В случае невозврата неиспользованной суммы аванса в кассу или на счет предприятия в банке в установленные сроки, такая сумма подлежит налогообложению налогом на доходы физических лиц.

Учитывая изложенное, возмещение расходов за рубежом при условии наличия подтверждающих документов осуществляется в национальной валюте государства, в которое командируется работник, или в долларах США / евро или в гривневом эквиваленте по официальному курсу НБУ на дату:

• получение аванса - в случае если фактические расходы работника в иностранной валюте соответствуют сумме полученного аванса;
• погашение задолженности предприятием - в случае если для окончательного расчета за командировку необходимо выплатить дополнительные средства работнику выплата осуществляется в национальной валюте Украины по официальному обменному курсу гривни к иностранным валютам, установленному НБУ на день утверждения руководителем отчета;
• погашение задолженности работником - в случае наличия суммы неиспользованного аванса (если курс НБУ на дату погашения долга отличается от курса НБУ на день выдачи аванса).

При этом, при составлении Отчета перерасчет осуществленных в командировке расходов в случае отсутствия подтверждающих документов об обмене валюты осуществляется по кросс-курсу, рассчитанному по официальным обменным валютные.

tr.tax.gov.ua