Могут контроллеры требовать бумажные копии документов при электронном документообороте?

Порядок предоставления налогоплательщиками документов определен ст. 85 Налогового кодекса Украины (далее - Кодекс).

Так, в соответствии с требованиями п. 85.2 этой статьи Кодекса налогоплательщик обязан предоставить должностным (служебным) лицам контролирующих органов в полном объеме все документы, принадлежащие или связанные с предметом проверки. Такая обязанность возникает у налогоплательщика после начала проверки.

При этом крупный налогоплательщик на запрос контролирующего органа обязан также предоставить должностным (служебным) лицам контролирующих органов в электронной форме с соблюдением условия относительно регистрации электронной подписи подотчетных лиц копии таких документов, создаваемых им в электронной форме по учету доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения (налоговых обязательств), первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой.

Кроме того, п. 6.4 ст. 6 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 № 88, предусмотрено, что первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность, созданные в форме электронного документа, должны храниться на электронных носителях информации в форме, которая позволяет проверить их целостность на этих носителях, и в течение срока, который не должен быть меньше срока, установленного для соответствующих документов на бумаге.

В случае составления и хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета с использованием электронных средств обработки информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами (п. 6 ст. 9 Закона Украины от 16.07.1999 № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине»).

Кроме того, должностное (служебное) лицо контролирующего органа, проводящего проверку, в случаях, предусмотренных Кодексом, вправе получать от налогоплательщика или его законных представителей копии документов, относящихся к предмету проверки. Такие копии должны быть заверены подписью налогоплательщика или его должностного лица и скреплены печатью (при наличии) (п. 85.8 ст. 85 Кодекса).

Таким образом, налогоплательщики, осуществляющие ведение документов по учету доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения (налоговых обязательств), первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов в электронном виде, должны во время проведения проверки предоставить должностным лицам контролирующего органа по их требованию копии документов, относящихся к предмету такой проверки.

При этом отмечаем, что копией документа на бумаге для электронного документа является визуальное представление электронного документа на бумаге, которое удостоверенное в порядке, установленном законодательством (ст. 7 Закона Украины от 22.05.2003 № 851-IV «Об электронных документах и ​​электронном документообороте») .

 Вместе с этим, обращаем ваше внимание на то, что обязанность по предоставлению электронных документов касается только крупных налогоплательщиков (пп. 14.1.24 п. 14.1 ст. 14 Кодекса).

officevp.sfs.gov.ua