Как разработать штатное расписание предприятия

Работа с детьми с особыми образовательными потребностями: какую должность предусмотреть в штатном расписании?
Введение в штат бухгалтера – с соблюдением законодательства
Может ли предприниматель уволить работника по сокращению штатов?

В законодательстве Украины штатное расписание определяет, в частности, ч. 3 cт.64 Хозяйственного кодекса Украины, согласно которой предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру и устанавливает численность работников.

В п. 1 ч. 1 ст. 40 Кодексе законов о труде Украины предусматривается, что трудовой договор, заключенный на неопределенный срок, а также срочный трудовой договор до истечения срока его действия могут быть расторгнуты по инициативе собственника или уполномоченного им органа в случае изменений в организации производства и труда, в том числе ликвидации , реорганизации, банкротства или перепрофилирования предприятия, учреждения, организации, сокращения численности или штата работников. И так сокращение штата работников без штатного расписания сделать невозможно, он является необходимым документом для увольнения работников в связи с указанными условиями. Так что для соблюдения норм трудового законодательства без штатного расписания не обойтись.

Согласно письму Министерства труда и социальной политики Украины от 27.06.2007 года № 162/06/187-07 «Об штатном расписании» штатное расписание - это документ, устанавливающий для данного предприятия, учреждения, организации структуры, штаты и должностные оклады работников. В штатном расписании содержатся названия должностей, численность персонала и оклады по каждой должности. Принятие, утверждение руководителем предприятия штатного расписания производится путем издания специального локального нормативного акта (приказа), который будет определять количество работников каждой профессии с распределением штатных единиц по структурным подразделениям предприятия.

Вопросы, связанные с учетом штатных работников, регулируются приказом Госкомстата от 28.09.2005 № 286, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 30.11.2005 за № 1442/11722 «Об утверждении Инструкции по статистике количества работников», действие которого распространяется на все юридические лица, их филиалы, представительства и другие обособленные подразделения, а также на физические лица - предпринимателей, использующих наемный труд.

Разработка штатного расписания должна осуществляться на основе внутренних организационно-нормативных документов (действующая структура и численность, положения по оплате труда) и с учетом требований нормативно-правовых актов, в частности Классификатора профессий ДК 003-2010 (названия должностей и профессий должны соответствовать названиям в Классификаторе) .

Для бюджетных учреждений типовая форма утверждена приказом Министерства финансов Украины № 57 от 28.01.2002 г.

Период действия штатного расписания можно не указывать. Если не указать период его действия, то можно применять его на протяжении всей деятельности предприятия до внесения в него изменений и дополнений.

Ограничения в отношении срока утверждения штатного расписания является только для бюджетных учреждений - они утверждают свои штатные расписания в месячный срок с начала года (согласно абзаца 1 п. 45 постановления КМУ № 228 от 28.02.2002 г. «Пpо утверждении Порядка составления, рассмотрения, утверждения и основных требований пo выполнению смет бюджетных учреждений»).

Другие (небюджетные) работодатели пересматривают и утверждают штатные расписания при необходимости.

Штатное расписание утверждается приказом руководителя предприятия, составленного в произвольной форме. Главное, что должно быть указано в приказе, - это дата, с которой предусмотрено введение в действие штатного расписания.

Она может отличаться от даты издания приказа или совпадать с ней. «Задним числом» ввести в действие штатное расписание нельзя - это единственное ограничение. Не устанавливайте в штатном расписании разную зарплату для одинаковых должностей.

Первый экземпляр утвердженого штатного расписания остается в кaнцелярии, а копии направляются в отдел кадров для набора работников и составления отчетов, и в бухгалтерию - для начисления зарплаты.

В течение года в штатное расписание могут быть внесены изменения в случае введения (выведения) штатных единиц, изменений размера должностных окладов, а также изменений существенных условий труда (названий должностей, разрядов, категорий и т.д.).

Если в штатном расписании отсутствуют вакантные должности, то работодатель не может принять на работу новых сотрудников.

Изменения в штатное расписание вносятся на основании приказа по предприятию, в котором должны быть освещены причины внесения этих изменений.

Практикуют два способа внесения изменений в штатное расписание:

1) Издать приказ о внесении изменений в штатное расписание, перечислив изменения в тексте этого приказа.

2) Утвердить приказом новое штатное расписание.

Приказ о внесении изменений составляют в произвольной форме. В нем указывают основания изменений и конкретную дату, с которой изменения вступают в силу.

Основания внесения изменений в штатное расписание в этом приказе могут быть разными, например:

1) оптимизация организационной структуры предприятия;

2) реорганизация предприятия;

3) изменение объемов деятельности;

4) проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности предприятия или его подразделений.

Увольнение работника, кроме сокращения штата, например, в связи с изменением объемов деятельности, не является основанием для удаления из штатного расписания должности, которую занимал этот работник.

Количество и периодичность изменений штатного расписания в течение текущего года не ограничено.

Если это связано с изменениями существенных условий труда, то каждый работник, которого это касается, должен быть уведомлен не позднее чем за два месяца (ст. 32 и 103 КЗоТ).

Есть три срока хранения штатных расписаний и перечней изменений в них по месту составления и утверждения:

1) на государственных и коммунальных предприятиях, в деятельности которых создаются документы Национального архивного фонда (согласно пп. «а» п. 37 Перечня типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 года № 578/5), указанные документы подлежат вечному хранению;

2) на государственных и коммунальных предприятиях, где не создаются документы Национального архивного фонда срок хранения составляет 75 лет

3) во всех других работодателей такой срок составляет три года согласно пп. «б» п.37 вышеуказанного Перечня № 578; так же 3 года должны храниться проекты штатных расписаний и документы (справки, предложения, выводы) по их разработке (согласно п.58 Перечня №578).

http://km.dsp.gov.ua/