Как долго хранить налоговые накладные в электронном виде для их предоставления ГНС во время проверки

Налоговые накладные и расчеты корректировки к налоговым накладным (далее – НН, РК), составленные в электронной форме, должны храниться налогоплательщиками на электронных носителях информации в форме, позволяющей проверить их целостность на этих носителях. 

При проведении проверки плательщики НДС обязаны предоставить должностным (служебным) лицам контролирующего органа доступ к таким электронным носителям информации, а в случаях, определенных законом, также предоставить копии НН и РК, заверенные в порядке, установленном законодательством. 

В соответствии с п. 201.1 Налогового кодекса (далее – НК) на дату возникновения налоговых обязательств налогоплательщик обязан составить НН в электронной форме с соблюдением условия регистрации в порядке, определенном законодательством, квалифицированной электронной подписи уполномоченного плательщиком лица и зарегистрировать его в Едином реестре налоговых накладных в установленный НК срок. 

Согласно п. 2 Порядка заполнения налоговой накладной, утвержденного приказом Минфина от 31.12.2015 № 1307, зарегистрированного в Министерстве юстиции 26.01.2016 под № 137/28267, НН и приложения к ней составляются в электронной форме с соблюдением условия относительно регистрации в порядке, определенном законодательством, электронной подписи уполномоченного плательщиком лица. 

Пунктом 44.3 НК определено, что налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов и информации, определенных п. 44.1 НК, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, в течение определенных законодательством сроков, но не меньше: 

• 2 555 дней – для документов и информации, необходимых для осуществления налогового контроля в соответствии со ст. 39 и 39² НК; 
• 1 825 дней – для первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, прочих документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством, которые составляются лицами, определенными п. 133.1, пп. 133.2.2  и п. 133.4 НК, а также юридическими лицами, избравшими упрощенную систему налогообложения, за исключением документов, к которым применяется более длительный срок хранения согласно пп. 44.3.1 НК; 
• 1 095 дней – для других документов, на которые не распространяются требования пп. 44.3.1 и 44.3.2 НК; 
• 1 095 дней – для документов, связанных с выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, включая разрешительные документы. 

Сроки хранения документов и информации, определенные п. 44.3 НК, рассчитываются со дня подачи налоговой отчетности или другой отчетности, предусмотренной НК, для составления которой используются указанные документы и/или информация, а в случае ее непредставления – из предусмотренного НК предельного срока подачи такой отчетности, а для документов, связанных с выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы – со дня осуществления соответствующей хозяйственной операции (для соответствующих разрешительных документов – со дня истечения срока их действия).

В случае ликвидации налогоплательщика документы, определенные п. 44.1 НК, за период деятельности налогоплательщика не менее 1 825 дней (2 555 дней – для документов и информации, необходимых для осуществления налогового контроля в соответствии со ст. 39 и 39² НК), предшествовавшие дате ликвидации налогоплательщика, в установленном законодательством порядке передаются в архив. 

Предусмотренные п. 44.3 НК сроки хранения документов и информации продлеваются на период остановки отсчета срока давности в случаях, предусмотренных п. 102.3 НК. 

В соответствии с пп. 20.1.2 НК [контролирующие органы, определенные пп. 41.1.1 НК, имеют право. – Ред.] для осуществления функций, определенных законом, получать безвозмездно от налогоплательщиков, в том числе благотворительных и других неприбыльных организаций, всех форм собственности в порядке, определенном законодательством, справки, копии документов, заверенные подписью плательщика или его должностным лицом и скрепленные печатью (при наличии), о финансово-хозяйственной деятельности, полученных доходах, расходах налогоплательщиков и прочей информации, связанной с исчислением и уплатой налогов, сборов, платежей, о соблюдении требований законодательства, осуществление контроля за которым возложены на контролирующие органы, а также финансовую и статистическую отчетность в порядке и на основаниях, определенных законом. 

Согласно ст. 13 Закона от 22.05.2003 № 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте» субъекты электронного документооборота должны хранить электронные документы на электронных носителях информации в форме, позволяющей проверить их целостность на этих носителях. 

Срок хранения электронных документов на электронных носителях информации должен быть не меньше срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге. 

При этом оригиналом электронного документа считается электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе с электронной подписью автора или подписью, приравненной к собственноручной подписи в соответствии с Законом от 05.10.2017 № 2155-VIII «Об электронных доверительных услугах». 

ГУ ГНС в Запорожской области