Должен ли ФЛП издавать приказы при приеме на работу, вести учет кадровых документов?

В ГУ Гоструда в Одесской области рассказали следующее.

Издание приказа о приеме на работу

Принимая работников на работу, физическое лицо - предприниматель (далее - ФЛП) приобретает статус работодателя (п 14.1.222 Налогового кодекса Украины, ч. 1 ст. 1 Закона Украины «Об организациях работодателей, их объединениях, правах и гарантиях их деятельности »от 22.06.2012 г.. № 5026-VI). В ч.1 ст.1 Закона №5026 говорится, что «Работодатель - юридическое лицо (предприятие, учреждение, организация) или физическое лицо-предприниматель, в рамках трудовых отношений использует труд физических лиц».

Отношения предприятия и наемных работников регулируются трудовым законодательством.

Это означает, что физические лица-предприниматели должны выполнять требования, определенные Кодексом законов о труде Украины (далее - КЗоТ), в случае принятия на работу наемных работников.

Трудовым договором является соглашение между работником и физическим лицом, по которому работник обязуется выполнять работу, определенную этим соглашением, с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а физическое лицо обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, необходимые для выполнения работы, предусмотренные законодательством о труде и соглашением сторон.

Работодатель должен вести учет персонала и оформить документы, предусмотренные законодательством о труде и занятости населения.

В соответствии с п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗоТ, физическое лицо - предприниматель заключает трудовой договор с физическим лицом обязательно в письменной форме.

Согласно трудового законодательства предприниматель должен издать приказ (распоряжение) о приеме работника на работу, указав дату начала работы.

Без издания такого приказа предприниматель не сможет заполнить форму Уведомления о принятии работника на работу по форме, приведенной в приложении к постановлению Кабинета Министров Украины «О порядке сообщения Государственной фискальной службе и ее территориальным органам о принятии работника на работу» от 17.06.2015 г. № 413, далее - Постановление № 413).

Этого требует ч. 3 ст. 24 КЗоТ, согласно которой работодатель не вправе допускать работника к работе без предоставления Уведомления о принятии работника на работу в орган фискальной службы.

В форме Уведомления предусмотрены графа 7 «Номер приказа или распоряжения о принятии на работу» и графа 8 «Дата издания приказа или распоряжения о приеме на работу», то есть без издания приказа о приеме работника на работу физическому лицу - предпринимателю не обойтись.

Таким образом, при оформлении работника на работу к ФЛП обязательным является оформление трудового договора в письменной форме, издание приказа о приеме на работу.

Про учет приказов и другой кадровой документации

Мы выяснили, что Приказ о приеме на работу является обязательным кадровым документом ФЛП.

Приказ (распоряжение) оформляют по типовой форме № П-1, утвержденной приказом Государственного комитета статистики Украины от 05.12.2008 г.. № 489. Можно оформлять приказ в произвольной форме, разработанной предпринимателем самостоятельно.

Среди регистрационных форм ФЛП обязательны, вести которые требует законодательство, в частности, регистрировать приказы по кадровым вопросам длительного и временного сроков хранения обязывает глава 3 раздел III Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях , в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Министерства юстиции Украины от 18.06.2015 № 1000/5 (далее - Правила № 1000/5).

Национальный стандарт ДСТУ 4163: 2020 «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов », принятый приказом ГП« Украинский научно-исследовательский i учебный центр проблем стандартизации, сертификации и качества »от 01.07.2020 № 144, действует с 01.09.2021р. (далее -ДСТУ 4163: 2020) определяет, как оформлять реквизиты документов.

Обязательным реквизитом приказов является их регистрация (регистрационный номер). Назначение регистрации - придать документу юридической силы, то есть подтвердить факт его создания или получения. Основная цель регистрации - учет документов, контроль за их выполнением и справочная работа по ним.

Регистрационный номер - один из обязательных реквизитов любого документа (п. 5.11 ДСТУ 4163: 2020). Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера этого документа в пределах группы документов, которые регистрируют, который дополняется индексами ....

Национальный стандарт Украины «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» ГОСТ 2732: 2004) устанавливает, что «Регистрация документа-это внесение в учетной формы сжатых сведений о служебном документ с указанием регистрационного индекса и даты регистрации».

Вот еще несколько терминов, определенных ДСТУ 2732:2004.

П.4.1.4 реквизит (служебного документа) – информация, зафиксированная в служебном документе для его идентификации, организация обращения и (или) предоставление ему юридической силы.

П.4.2.7 регистрацию (служебного) документа - внесение в учетных форм кратких сведений о служебном документ с указанием регистрационного индекса и даты зареестрування.

П.4.2.8 регистрационный номер (служебного) документа - цифровая или азбука-цифровая обозначение, предоставленная служебном документу при его регистрации.

Трудовые договоры относятся к категории документов, которые хранятся 75 лет. Это установлено ст. 492 Перечня типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 № 578/5 (далее - Перечень № 578 / 5)

Приказы, распоряжения по кадровым вопросам (личного состава) (о приеме на работу, перемещение по должности, перевод на другую работу, совместительство, увольнения; оплату труда ...) хранятся 75 лет (ст. 16-бПерелику № 578/5).

Журнал регистрации приказов по кадровым вопросам длительного срока хранения - их срок хранения составляет 75 лет (ст. 121-бПерелику № 578/5).

Для хранения трудовых договоров работников должно быть сформировано отдельное дело, папку например «Трудовые договоры работников».

Книга регистрации приказов может иметь следующую форму: номер по перечню; дата и номер приказа; наименование (краткое содержание) кем написан; кому направлено (подпись должностного лица), указанной в письме Министерства труда и социальной политики Украины от 19.10.2005 г. № 09-487 «О регистрации приказов по личному составу»

Бланк журнала регистрации трудовых договоров для ФЛП может иметь следующие графы: регистрационный номер; дата регистрации трудового договора; дата и номер приказа о приеме на работу; дата и подпись работника о получении экземпляра трудового договора; дата и номер дополнительного соглашения об изменениях и дополнениях к трудовому договору; дата и номер приказа о прекращении трудового договора; примечания.

https://od.dsp.gov.ua