Что делать в случае потери, повреждения или досрочного уничтожения налоговой, финансовой отчетности и других документов

Больше по теме:

Утеряны первичные документы из-за военных действий: первые судебные решения

Электронные документы пропали (утеряны): восстановление, ответственность, как себя оградить

Каковы действия СХ в случае потери, повреждения или досрочного уничтожения налоговой, финансовой отчетности и других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов (кроме налогоплательщиков, осуществлявших деятельность на территориях активных боевых действий или временно оккупированных российской федерацией территориях Украины)? 

В соответствии с абзацами первым и вторым п. 44.1 Налогового кодекса Украины (далее – НКУ) для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, информации, связанных с исчислением и уплатой налогов. 

Налогоплательщикам запрещается формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных документами, определенными абзацем первым п. 44.1 НКУ. 

Пунктом 44.3 НКУ определено, что налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов и информации, определенных п. 44.1 НКУ, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, в течение определенных законодательством сроков, но не менее: 

• 2 555 дней – для документов и информации, необходимых для осуществления налогового контроля согласно ст. 39 «Трансфертное ценообразование» и 39² «Контролируемые иностранные компании», п. 141.4 НКУ (пп. 44.3.1 НКУ); 
• 1 825 дней – для первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством, составляемым лицами, определенными п. 133.1, пп. 133.2.2 и п. 133.4 НКУ, а также юридическими лицами, избравшими упрощенную систему налогообложения, за исключением документов, к которым применяется более длительный срок хранения согласно пп. 44.3.1 НКУ (пп. 44.3.2 НКУ); 
• 1 095 дней – для других документов, на которые не распространяются требования пп. 44.3.1 и 44.3.2 НКУ (пп. 44.3.3 НКУ); 
• 1 095 дней – для документов, связанных с выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, включая разрешительные документы (абзац первый пп. 44.3.4 НКУ). 

Сроки хранения документов и информации, определенные п. 44.3 НКУ, рассчитываются со дня подачи налоговой отчетности или другой отчетности, предусмотренной НКУ, для составления которой используются указанные документы и/или информация, а в случае ее неподачи – из предусмотренного НКУ предельного срока подачи такой отчетности, а для документов, связанных с выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, – со дня осуществления соответствующей хозяйственной операции (для соответствующих разрешительных документов – со дня истечения срока их действия) (абзац второй пп. 44.3.4 НКУ).

В случае ликвидации налогоплательщика документы, определенные п. 44.1 НКУ, за период деятельности налогоплательщика не менее 1 825 дней (2 555 дней – для документов и информации, необходимых для осуществления налогового контроля, в соответствии со ст. 39 «Трансфертное ценообразование» и 39² «Контролируемые иностранные компании», п. 141.4 НКУ), предшествовавшие дате ликвидации налогоплательщика, в установленном законодательством порядке передаются в архив (абзац третий пп. 44.3.4 НКУ). 

Предусмотренные п. 44.3 НКУ сроки хранения документов и информации продлеваются на период остановки отсчета срока давности в случаях, предусмотренных п. 102.3 НКУ (абзац четвертый пп. 44.3.4 НКУ). 

Согласно абзацу первому п. 44.5 НКУ при потере, повреждении или досрочном уничтожении документов, указанных в п. 44.1 и 44.3 ст. 44 НКУ, налогоплательщик обязан в пятидневный срок со дня такого события письменно уведомить (с предоставлением оформленных в соответствии с законодательством документов, подтверждающих наступление события, приведшего к такой потере, повреждению или досрочному уничтожению документов) контролирующий орган по месту учета в порядке, установленном НКУ для подачи налоговой отчетности, и контролирующий орган, которым было осуществлено таможенное оформление соответствующей таможенной декларации, предоставлена ​​авторизация в соответствии с Таможенным кодексом или разрешение на применение специальных (в т. ч. транзитных) упрощений.

Налогоплательщик обязан восстановить утраченные документы в течение 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления уведомления в контролирующий орган (абзац второй п. 44.5 НКУ). 

В случае предоставления налогоплательщиком в порядке и сроки, определенные абзацем первым п. 44.5 НКУ, уведомления и невозможности проведения проверки налогоплательщика в связи с утратой, повреждением или досрочным уничтожением налогоплательщиком документов сроки проведения таких проверок (кроме проверок, определенных ст. 200 НКУ) переносятся до даты восстановления и предоставления документов к проверке в пределах определенных п. 44.5 НКУ сроков, но на срок не более 120 дней (абзац третий п. 44.5 НКУ). 

В случае невосстановления документов, указанных в п. 44.1 и 44.3 НКУ или их повторной потери, повреждения или досрочного уничтожения, произошедших после использования налогоплательщиком права на их восстановление в порядке, предусмотренном п. 44.5 НКУ, считается, что такие документы отсутствовали у такого налогоплательщика на время составления такой отчетности или на время выполнения им требований таможенного, валютного и иного законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы (абзац четвертый п. 44.5 НКУ). 

Согласно п. 44.6 НКУ если до истечения проверки или в сроки, определенные в п. 86.7 НКУ, налогоплательщик не предоставляет должностным лицам контролирующего органа, проводящим проверку, документы (независимо от причин такого непредоставления, кроме случаев выемки документов или иного изъятия правоохранительными органами), подтверждающие показатели, отраженные таким налогоплательщиком в налоговой отчетности, считается, что такие документы отсутствовали у такого налогоплательщика на время составления. 

Если налогоплательщик после окончания проверки и принятия решения контролирующим органом по результатам такой проверки предоставляет в порядке п. 86.7 НКУ документы, подтверждающие показатели, отраженные таким налогоплательщиком в налоговой отчетности, не предоставленные во время проверки, такие документы должны быть учтены контролирующим органом при рассмотрении им вопроса о принятии решения. 

Пунктом 86.7 НКУ определено, что в случае несогласия налогоплательщика или его представителей с выводами проверки или фактами и данными, изложенными в акте (справке) проверки (кроме документальной внеплановой проверки, проведенной в порядке, установленном пп. 78.1.5 НКУ), они имеют право подать свои возражения и дополнительные документы и пояснения, в частности, но не исключительно, документы, подтверждающие отсутствие вины, наличие смягчающих обстоятельств или обстоятельств, освобождающих от финансовой ответственности в соответствии с НКУ, в контролирующий орган, проводивший проверку налогоплательщика, в течение 10 рабочих дней со дня, следующего за днем ​​получения акта.

Такие возражения, дополнительные документы и разъяснения являются неотъемлемой частью материалов проверки. 

ОИР, категория 128.01