Подписывайся на информационную страховку бухгалтера
Разделы:
Подразделы:
Подразделы:
Подразделы:

Облачные технологии для оптимизации работы компаний: время для инноваций

03.12.2020

Коронавирус полностью изменил жизнь. Удаленная работа стала привычным явлением для многих бизнесов. В то же время для обеспечения нормального функционирования компании, эффективного обслуживания клиентов и продуктивных коммуникаций рабочих команд нужны надежные технологические решения. Облачные технологии во времена пандемии стали спасательным кругом для бизнеса. Рассмотрим возможности популярного облачного сервиса Office 365 и его применения в работе.

Роль облачных технологий

Облачные технологии вошли почти во все аспекты работы компаний сферы обслуживания бизнеса: аудит, бухгалтерия, консалтинг, HR и пр. Большие объемы данных (Big Data) помогают лучше ориентироваться в потребностях клиентов, определяя «узкие места» сотрудничества с ними. Автоматизированные системы на основе этих данных упрощают ввод, администрирование рабочих процессов. А облачные платформы предоставляют новые способы обслуживания клиентов для более тесного взаимодействия B2B и B2C.

«Облако» облегчает процессы коммуникаций внутри организации и между сторонними компаниями. Благодаря облачным сервисам, таким как Office 365, GSuit, сотрудники организации могут работать удаленно, совместно редактировать документы, в режиме реального времени отслеживать динамику работы, планировать деятельность, обмениваться профессиональным мнением и вообще стереть грань между удаленной и офисной работой. Во времена пандемии такие решения помогают компаниям работать эффективно, несмотря на ограничения передвижения.

Все эти «чудеса» возможны благодаря консолидированному сбору информации и ее обработке в сервисах, таких как Office 365.

Совместная работа

Основными сервисами Office 365, которые обеспечивают совместную работу, являются Microsoft SharePoint, OneDrive, Exchange и Microsoft Teams.

SharePoint

SharePoint – коллекция программ и функционала, которая позволяет создавать вебпорталы, управлять их содержанием, автоматизировать внутренние рабочие процессы, упрощать поиск нужных данных. Благодаря SharePoint можно создать внутренний сайт, который предоставляет пользователям возможность совместной работы. С помощью такого сайта можно создавать общие папки, файлы, планеры, календари и многое другое.

Exchange Online

Благодаря этому сервису организация получает надежную и защищенную электронную почту с гибкими настройками и политиками безопасности. Кроме того, Exchange предоставляет доступ к корпоративным календарям, которыми можно делиться и совместно управлять.

Почтовый ящик Exchange может подстраиваться под пользователя, имея в своем арсенале такие полезные функции, как выделение важных писем и настройка правил приема электронной корреспонденции, а продвинутая система поиска поможет находить в ящике информацию в разы быстрее и более развернуто.

Система календарей поможет не просто планировать встречи и дела, но и эффективно организовать свое время, автоматически получая сообщения о событиях по электронной почте.

Microsoft Teams

Microsoft Teams – это корпоративный мессенджер. Своеобразный вайбер для организации. В нем можно создавать командные чаты, делиться файлами, планировать и создавать встречи, а также управлять календарем. Во времена пандемии Teams становится настоящим виртуальным офисом.

Все эти системы работают в связке и представляют собой единое целое с Office 365, который позволяет действительно почувствовать общую командную работу.

Файловый хостинг

За хранение документов в Office 365 отвечает файловый хостинг OneDrive. Он позволяет хранить, редактировать, делиться любыми файлами и работает как хранилище для файлов на SharePoint. Особенностью сервиса является редактирование файлов в онлайн-версиях офисных программ Microsoft (Word, Excel и другие).

Бизнес-аналитика

Сервисом, который отвечает за аналитику данных, является Microsoft Power BI. Этот сервис обеспечивает интерактивную визуализацию данных с возможностями бизнес-анализа, когда конечные пользователи могут самостоятельно создавать отчеты и информационные панели к ним, не будучи зависимыми от IT-специалистов или администраторов баз данных. Система позволяет подключаться к большому количеству источников данных – от файлов Excel до списков SharePoint.

Автоматизация процессов

Превратить рутинные процессы утверждения документов, обработки корреспонденции, обновления отчетов Power BI, информирования коллег о корпоративных событиях и т. д. на автоматизированные действия помогут встроенные рабочие циклы SharePoint и сервис Microsoft Flow. Они действуют в пределах построенных сайтов и помогают настроить действия в процессе документооборота. Так, можно настроить систему утверждения новых входящих писем или создать правила документооборота отдельных видов документов.

Microsoft Flow – система, с помощью которой создаются автоматизированные рабочие процессы между программами и службами, такими как Office 365, так и сторонними сервисами. Это позволяет получать уведомления об определенных действиях, которые были выполнены с файлами в SharePoint, синхронизировать документы в различных файловых хостингах, собирать данные и делать многое другое.

Интеграция

Все сервисы пакета Office 365 взаимодействуют между собой. Именно интеграция делает облачное решение от Microsoft таким популярным и функциональным. Функционирование одного элемента системы будет неполным без другого. Только сочетание нескольких инструментов сделает пользование системой эффективной, а работу команды – продуктивной.

devisu.ua

Комментарии к материалу
Быстрая регистрация
Будьте в курсе изменений и актуальных тем, задавайте вопросы.
Популярное
26.08.2025
Топ-20 новостей прошлой недели
Самые интересные новости минувшей недели Минюст призывает перерегистрировать недвижимость, приобретенную до 2013 года Приостановление коллективного договора в условиях военного положения: принят закон о новых условиях Изменен порядок оформления и выдачи военно-учетного документа Правительство пла...
17.07.2025
Кабмин обновил правила определения критичности предприятий для бронирования работников
Порядок и Критерии, по которым бронируют работников предприятий, вновь изменились. Рассмотрим, кого в этот раз это касается. Больше по теме: Зарплатные критерии для бронирования работников: исчисляем среднюю зарплату Сроки хранения документов по воинскому учету и бронированию Бронирование в ферме...
02.06.2025
Важное в мае для плательщиков НДС
Ознакомьтесь с важными материалами для плательщиков НДС в мае. Больше по теме: Спецпроект «НДС: ситуации из практики» Спецпроект «Электронное администрирование НДС: правила, риски, решения» Спецпроект «Особенности налогообложения НДС в условиях военного времени»...
Новое
29.08.2025
Неверное применение НДО при уплате арендной платы: БЭБ разоблачило неуплату 23 млн грн налога
Детективы Территориального управления Бюро экономической безопасности в Черновицкой области разоблачили уклонение от уплаты арендной платы за землю местным обществом, в результате которого городской бюджет недополучил почти 23 млн. грн. Должностное лицо компании уведомлено о подозрении. Больше по те...
29.08.2025
Украина присоединяется к единой роуминговой зоне с Евросоюзом
С 1 января 2026 года Украина станет первым государством, которое не является членом Европейского Союза, но присоединится к его единой роуминговой зоне.  Больше по теме: Как облагать налогами услуги роуминга, предоставленные физическому лицу? С 1 января 2026 Украина станет первым государством, ...
29.08.2025
Зарплата фиктивным работникам: БЭБ выявило растрату 4,5 млн грн
Детективы БЭБ завершили досудебное расследование касательно руководства «Киевского городского роддома» Киевского городского совета. Следствием установлено, что руководитель медзаведения организовал схему растраты бюджетных средств, предназначенных для выплаты заработной платы медицинским...
Лучшие материалы