Подписывайся на информационную страховку бухгалтера
Разделы:
Подразделы:
Подразделы:
Подразделы:

Облачные технологии для оптимизации работы компаний: время для инноваций

03.12.2020

Коронавирус полностью изменил жизнь. Удаленная работа стала привычным явлением для многих бизнесов. В то же время для обеспечения нормального функционирования компании, эффективного обслуживания клиентов и продуктивных коммуникаций рабочих команд нужны надежные технологические решения. Облачные технологии во времена пандемии стали спасательным кругом для бизнеса. Рассмотрим возможности популярного облачного сервиса Office 365 и его применения в работе.

Роль облачных технологий

Облачные технологии вошли почти во все аспекты работы компаний сферы обслуживания бизнеса: аудит, бухгалтерия, консалтинг, HR и пр. Большие объемы данных (Big Data) помогают лучше ориентироваться в потребностях клиентов, определяя «узкие места» сотрудничества с ними. Автоматизированные системы на основе этих данных упрощают ввод, администрирование рабочих процессов. А облачные платформы предоставляют новые способы обслуживания клиентов для более тесного взаимодействия B2B и B2C.

«Облако» облегчает процессы коммуникаций внутри организации и между сторонними компаниями. Благодаря облачным сервисам, таким как Office 365, GSuit, сотрудники организации могут работать удаленно, совместно редактировать документы, в режиме реального времени отслеживать динамику работы, планировать деятельность, обмениваться профессиональным мнением и вообще стереть грань между удаленной и офисной работой. Во времена пандемии такие решения помогают компаниям работать эффективно, несмотря на ограничения передвижения.

Все эти «чудеса» возможны благодаря консолидированному сбору информации и ее обработке в сервисах, таких как Office 365.

Совместная работа

Основными сервисами Office 365, которые обеспечивают совместную работу, являются Microsoft SharePoint, OneDrive, Exchange и Microsoft Teams.

SharePoint

SharePoint – коллекция программ и функционала, которая позволяет создавать вебпорталы, управлять их содержанием, автоматизировать внутренние рабочие процессы, упрощать поиск нужных данных. Благодаря SharePoint можно создать внутренний сайт, который предоставляет пользователям возможность совместной работы. С помощью такого сайта можно создавать общие папки, файлы, планеры, календари и многое другое.

Exchange Online

Благодаря этому сервису организация получает надежную и защищенную электронную почту с гибкими настройками и политиками безопасности. Кроме того, Exchange предоставляет доступ к корпоративным календарям, которыми можно делиться и совместно управлять.

Почтовый ящик Exchange может подстраиваться под пользователя, имея в своем арсенале такие полезные функции, как выделение важных писем и настройка правил приема электронной корреспонденции, а продвинутая система поиска поможет находить в ящике информацию в разы быстрее и более развернуто.

Система календарей поможет не просто планировать встречи и дела, но и эффективно организовать свое время, автоматически получая сообщения о событиях по электронной почте.

Microsoft Teams

Microsoft Teams – это корпоративный мессенджер. Своеобразный вайбер для организации. В нем можно создавать командные чаты, делиться файлами, планировать и создавать встречи, а также управлять календарем. Во времена пандемии Teams становится настоящим виртуальным офисом.

Все эти системы работают в связке и представляют собой единое целое с Office 365, который позволяет действительно почувствовать общую командную работу.

Файловый хостинг

За хранение документов в Office 365 отвечает файловый хостинг OneDrive. Он позволяет хранить, редактировать, делиться любыми файлами и работает как хранилище для файлов на SharePoint. Особенностью сервиса является редактирование файлов в онлайн-версиях офисных программ Microsoft (Word, Excel и другие).

Бизнес-аналитика

Сервисом, который отвечает за аналитику данных, является Microsoft Power BI. Этот сервис обеспечивает интерактивную визуализацию данных с возможностями бизнес-анализа, когда конечные пользователи могут самостоятельно создавать отчеты и информационные панели к ним, не будучи зависимыми от IT-специалистов или администраторов баз данных. Система позволяет подключаться к большому количеству источников данных – от файлов Excel до списков SharePoint.

Автоматизация процессов

Превратить рутинные процессы утверждения документов, обработки корреспонденции, обновления отчетов Power BI, информирования коллег о корпоративных событиях и т. д. на автоматизированные действия помогут встроенные рабочие циклы SharePoint и сервис Microsoft Flow. Они действуют в пределах построенных сайтов и помогают настроить действия в процессе документооборота. Так, можно настроить систему утверждения новых входящих писем или создать правила документооборота отдельных видов документов.

Microsoft Flow – система, с помощью которой создаются автоматизированные рабочие процессы между программами и службами, такими как Office 365, так и сторонними сервисами. Это позволяет получать уведомления об определенных действиях, которые были выполнены с файлами в SharePoint, синхронизировать документы в различных файловых хостингах, собирать данные и делать многое другое.

Интеграция

Все сервисы пакета Office 365 взаимодействуют между собой. Именно интеграция делает облачное решение от Microsoft таким популярным и функциональным. Функционирование одного элемента системы будет неполным без другого. Только сочетание нескольких инструментов сделает пользование системой эффективной, а работу команды – продуктивной.

devisu.ua

Комментарии к материалу
Быстрая регистрация
Будьте в курсе изменений и актуальных тем, задавайте вопросы.
Популярное
24.06.2025
Топ-20 новостей прошлой недели
Самые интересные новости минувшей недели В Украине возобновится обязательная подача статистической отчетности ГНС отвечает на актуальные вопросы налогоплательщиков: письмо от 13.06.2025 Внесены изменения в Правила организации статистической отчетности Изменены Критерии важных предприятий с целью ...
20.05.2025
Актуальные счета для уплаты налогов
Информация о реквизитах счетов, открытых для зачисления налогов, а также для уплаты единого взноса Больше по теме: Новая форма ТТН: обзор изменений Микро, малое, среднее или крупное: зачем нужно определять размер предприятия Утверждаем и обновляем штатное расписание: правила и нюансы Списки...
17.04.2025
С 16.04.2025 начали действовать сроки хранения документов по воинскому учету
Больше по теме: Приказы и распоряжения: основные термины, виды и сроки хранения Сроки хранения первичных документов увеличены: повлияет ли это на сроки давности для проверок Министерство юстиции приказом от 14.03.2025 № 748/5 утвердило изменения к Перечню типовых документов, которые созд...
Новое
25.06.2025
Как в ГАР обновить статус активного производителя
С целью цифрового удобства, открытости и надежности в работе в Государственном аграрном реестре запущен новый функционал. Минагрополитики продолжает расширять для аграриев доступ к электронным услугам. С целью цифрового удобства, открытости и надежности в работе в Государственном аграрном реестре за...
24.06.2025
В ГАР введен новый функционал
Минагрополитики ввело новый функционал в ГАР. Обновления направлены на улучшение функционала для пользователей и повышение эффективности администрирования в сфере сельского хозяйства. Министерство аграрной политики и продовольствия ввело новый функционал в информационно-коммуникационной системе &laq...
23.06.2025
Проверки ГНС в аптеках: какие нарушения чаще всего выявляют
Наиболее распространенные нарушения: проведение расчетных операций без применения РРО/ПРРО и без выдачи фискального чека; нарушение порядка учета товарных запасов; использование труда неоформленных работников С начала 2025 года ГНС провела 910 проверок в сфере здравоохранения, включая аптеки и други...
Лучшие материалы